301醫院如何玩轉ERP系統

在很長一段時間,我國大多數醫院在人、財、物的管理上都是採取粗放型管理方式,手段落後,條塊分割現象嚴重。在某種程度上,院長並不知道醫院裡每一分錢是怎麼支出的以及醫務人員的

績效工資如何發放才能激發他們的積極性。

中國人民解放軍總醫院(以下簡稱“301醫院”)醫院管理研究所所長劉麗華認為,這種現象是因為“我國醫院大多數是重視醫療管理,而忽視了運營管理”而導致的。

3月20日,在由健康界傳媒主辦的北斗學院中國標杆醫院學習之旅中國人民解放軍總醫院專場活動上,劉麗華表達了上述觀點。在她看來,醫療管理和運營管理是交融並重的。

301医院如何玩转ERP系统

工欲善其事,必先利其器。301醫院在運營管理中充分藉助ERP這一先進的手段,實現了精細化管理。

據瞭解,301醫院的ERP系統於2010年10月啟動。劉麗華在介紹該院ERP系統建設的總體框架時指出,醫院內現行的HIS系統支撐了臨床、醫療管理的各項業務順利開展。作為一家軍隊醫院,301醫院還有軍財系統,將軍隊的財務向總部機關上報。在此基礎上,該醫院在HIS系統和軍財系統中間鑲嵌了ERP系統,全部做了接口。

盤清人、財、物

301醫院的ERP系統是在HIS和財務管理中間加了人、財、物的運營管理。其中,人力資源管理包括組織結構、崗位類別、人員類別、薪酬福利、入轉調離、人員資質等;資金管理是指門診、住院收入以及相關管理;物資管理包括醫療物資、後勤物資。

劉麗華指出,藉助ERP進行財務管理,兼顧了事業財務管理和企業財務管理兩大屬性,既可以實時管理醫院內部財務,也可把實時的財務管理生成醫院的衛生事業費財務管理系統上報到上級部門。

在此基礎上,301醫院建立了運營管理支持系統,方便領導實時關注醫院運營,決策支持系統可查詢、分析所有數據,實時展示醫院的整體運營情況,實現資源利用效益和效率最大化。

劉麗華介紹,人、財、物是醫院的資源,在ERP上線前要清庫,即摸家底,然後做基礎數據庫。該院歷時一個月對物資、資產、人員和資金進行了大盤點。

除此之外,301醫院在ERP系統上線前還有一項非常重要的工作,即把醫院所有物資類別標準化,以便實現統一管理。比如,對所有藥品類、材料類、物資類、設備類、人員類都統一進行分類編碼管理,在它們之間所有的數據關係建立一個數據模式,以及它們基本的數據元進行標準劃分,否則數據間不能進行數據交換。劉麗華說,這四類數據標準被頒佈為國家衛生信息標準。

2011年1月1日,301醫院的 ERP系統正式上線,從項目啟動到上線僅用了4個月。“我們的ERP系統應該是目前ERP系統上線速度最快的。執行過程中,我們也深切地體會到醫院內部的管理除了醫療管理,運營管理要快速跟上,醫院才能進行常態化、精細化管理。”劉麗華感慨地說。

301醫院的ERP共有5個應用系統,截至目前已開發了42個子系統。“這五大系統分別涵蓋人力資源、物資資產、財務經濟、成本核算及決策支持五個領域,實際上就是人、財、物加上核算和決策支持。”劉麗華談到,301醫院的ERP系統在人、財、物管理的基礎上進行了細分管理,從而達到精細化管理的目標。

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連接所有人力成本

相比較於地方醫院,軍隊醫院的人力資源更為複雜。據劉麗華介紹,301醫院的軍人幹部是由幹部處管理,聘用的衛生技術人員由人力資源處管理,士兵士官是由軍務處管理,聘用的公勤人員由人事勞動辦管理,研究生、進修生等由訓練處管理。“在整個過程中,人員流動誰能管理清楚?哪個部門都說不清楚。”

301醫院的ERP系統上線後,建立了ERP人力資源信息庫,是目前醫院一個最全、最精準的資源庫,而且是一個動態維護庫。“比如我們每天大概都有十幾個人在流動,一個月甚至上百人在流動。這些流動信息是快速的,那麼誰來操作管理這些人員流動?除了人力資源管理部門、檔案管理部門,還有各臨床部,都有資格跨部門操作。”

目前該院人力資源管理系統獲得了檔案管理部門的歡迎,因為他們也拿到了完整的數據。而實際上,雖然檔案歸屬於該部門管理,ERP運行辦只管人力資源運營情況,即人員數量是多少,組織機構分配在哪裡,崗位在哪兒,互轉調離以及崗位資質是什麼,這些人員的薪酬福利以及人力成本等。至於婚姻狀況、政治背景及相關家庭等內容還是歸檔案管理部門來管理。而301醫院內人員的入職、離職則由檔案管理部門操作。

301醫院的ERP系統和其所有的人力成本連起來了,與人員工資、人員獎金都對接起來,就可知道醫院的人力成本和各科室的人力成本。

值得一提的是,該院ERP系統還和人員資質連接起來,比如某一天醫院排了500多臺手術,可以清楚看到人員資質,包括出診資質和操作資質。“人力資源管理系統上線最快,雖然當時難度非常大,但現在被全院管理人員公認是運行效率最高、運行效果最好的。”劉麗華說,這不僅是建立一套人力資源管理系統,而且建立了一套人力資源管理規定。

物資管理進入一個信息庫

如上所述,醫院物資資產分為醫療物資和後勤物資兩大類,都要實施一個閉環管理,目前301醫院正在建設該模塊。劉麗華及其同事都認為這是解決重大瓶頸問題的突破。比如採購物資時,採購計劃要根據庫存自動生成計劃單,然後實施訂單審批。審批時要注意兩點,有沒有預算以及是否在計劃中。同時,301醫院還會實施訂單流轉,自動匹配供貨商。目前,301醫院的供應商是由醫院統一確定的,不可隨意匹配。物資送貨後要接入庫,然後實施三單校驗,即採購單、出入庫單和發票必須一致,否則不能入庫,也不能報賬。“三方校驗應付賬款,使用過程中進行物資領用、消耗和成本核算,這個系統是個閉環的管理系統。”劉麗華解釋道。

在物資管理中,藥品管理是其中最大的部分之一,也是最複雜的,除實施ERP系統外,這還涉及到ERP系統和HIS系統的對接。現在,301醫院ERP系統中的藥品管理模塊正在實施過程中,比如請領、處方、買藥等都是原來HIS系統的功能,而藥品採購、庫存必須和HIS系統對接上,繳費、計價費用除了和HIS收費系統對接外,同時還要和核算系統對接。

劉麗華介紹,在實施ERP系統中的藥品管理模塊時,醫院也是先梳理了它的全部流程,完成各節點的對接。不過她也坦承,目前藥品管理模塊在運行中還存在很多問題,仍在不斷修正和完善中。

醫用耗材管理是整個物資管理中難度最大、問題最多的部分,最重要的是它要進入人體參與醫療行為。這就有一個基本要求,即是可追溯的,比如一個釘子進入人體內也要追溯到,做到一物一碼。

“前期我們在做成本核算時,發現眼科的效益是負的,系統馬上就反饋出來,最終原因是發現和材料使用有密切關係。材料已經使用了,但是在整個流程中沒有體現,前期供應商把物資給科室後,科室沒有錄入系統就使用了。因此,要重新辦採購、審批、出入庫等手續,才能夠進入成本核算系統內,整個過程嚴重滯後。”劉麗華說,“這樣的前期管理是違規、不符合要求的。”

劉麗華強調,醫用耗材的管理非常重要,如果某一個環節沒走通,醫院就會有重大問題。“在管理醫用耗材時,除了要管好,還涉及很多管理的流程,必須改變現行的管理模式,比如上下游管理,實現上下對接的扁平化,而不是垂直的。”在ERP系統助力下,301醫院實現了醫用耗材各節點聯繫起來,實現了閉環,達到了有效管理。

固定資產是一家醫院最大的資金,主要包括樓宇資產、銀行資產、醫療設備和非醫療設備。過去,在301醫院的資產管理中,醫療設備是一個庫,樓宇又是一個庫,相互間不清楚醫院共有多少資產。ERP系統上線後,301醫院所有資產都進入一個信息庫,才能完成所有操作,包括採購、申請,直到報賬後才能使用和報廢。“現在最重要的是中間的數據庫,所有資產,大到一棟樓宇、核磁、CT,小到一個移動硬盤,都放在這裡實施管理,完全是條碼管理。”劉麗華說。

目前301醫院實現了對資產的全生命週期管理,主要體現在兩個方面:第一是資產形成規範,包括新購申請、申請審批、計劃管理、資產採購等8個部分,如果這段沒完成,財務就報不了帳;第二是資產使用規範,包括資產配置、轉移、維護、盤點、調整和報廢等10個部分,都是上游接下游。

301醫院的後勤物資包括軍務、軍需、營房物資等。例如,過去營房物資存放比較散,分佈在30多個庫存,ERP系統上線後,它們都被集中在一個倉庫,並全部實施了網上登記和請領。

走向病種核算、決策支持

301醫院的財經管理採取的是一體化平臺,全部的收、支、核算、審計等整個過程,除了完整的流程梳理外,又按照國家新發布的財務管理制度和目前軍隊財務管理制度實施全過程設計。比如,該院HIS系統在財務管理部分實施了門診收費、住院收費、押金管理、賬務處理、收費管理、後臺計價,而ERP系統在與HIS系統做接口後,在ERP系統裡做各種憑證,將精細化管理和財務對接起來,形成財務管理系統。

ERP系統還實現了與新的物價體系的對接。該院現行的物價體系除了項目名稱和計價費用外,還增加了耗材內涵、項目內涵、人力成本、技術含量、風險係數等,要把它連接到ERP系統中。

301醫院基於ERP的管理,可實現全成本核算,除現在國家要求的科室成本核算外,還可實施項目、病種和日常等三方面的核算,直接提取數據,將直接成本和間接成本全部自動實現分攤。

劉麗華介紹,301醫院基於ERP系統設計了人、財、物管理的關鍵績效指標,包括床位、手術間、病區、病房、門診間的資源管理,建立了一整套體系。

據瞭解,301醫院的信息系統在採集數據時,ERP系統不是獨立於整個系統,而是和HIS系統連在一起,基於HIS的ODS(數據倉庫)和基於ERP的ODS整合到一起,並將自動採集到的數據存放到中間庫。301醫院共有四臺服務器專門寫中間庫,業務數據定期卸載,而中間庫長期在線,統計歷史數據。

劉麗華介紹,301醫院建立這樣的數據採集系統後,可對採集的數據進行核查,並放到中間主題數據庫。“比如,一個門診病人的所有醫療情況都以數據集的形式呈現在系統裡,包括他的醫生、診斷結果、基本病情、費用情況、資源消耗、材料物資等。”

301醫院做了一個基於ERP系統的綜合信息服務平臺,各科室都可以進入裡面查詢它的成本信息、物資信息和財務信息。

藉助ERP系統,301醫院實現了財經一體化管理,首先體現為預算管理,其次是支出管理。預算管理分為兩部分:第一部分是向上領報收入;第二部分是醫療收入,比如門診收入、住院收入等,通過第三方支付獲得。301醫院的ERP系統會生成門診憑證、住院憑證、醫保回款、收費管理等。支出管理也分為兩部分:第一部分是完全從財務處實施的預算支出,因年度支出根據預算總體情況分配到各部門,可進行跟蹤;第二部分是藥品實耗和材料實耗,每天生成支出賬款和實付賬款,然後生成財務總賬、給軍財的報表、各科室的財務報表以及系列報表。

劉麗華指出,2015年,301醫院的全成本核算會增加到項目,然後到病種,下一步會集成到實施DRG(單病種付費)核算。在這些數據基礎上,301醫院會建立信息檔案和決策支持系統,即按不同用戶和決策即可瀏覽現有數據,比如科室知道它的運行成本、醫療收入和醫療支出,醫院領導也可及時看到整個財務系統,實現對財經一體化平臺的決策支持。


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