09.16 費用真實發生了,但沒有發票,該如何報銷?

財務部最容易與業務起衝突的窗口有兩個:一是

費用報銷,二是開發票

費用報銷時發生衝突很大程度上是因為發票的問題,一是發票不合規,另一是沒有發票;開發票發生衝突的主要原因是不符合開票條件。

財務或許有理,但這兩個窗口都直接面向業務,關乎業務部門工作和利益,也關乎財務的形象,要時刻提醒自己戒急用忍。

費用真實發生了,但沒有發票,該如何報銷?

情、理、法的衝突

沒有發票如何報銷?這可能是大多數會計人都碰到過的問題。

企業的《費用報銷制度》一般都有規定“必須憑發票報銷費用”,這一規定並非財務部門嚴苛,主要是為了迎合稅務的“以票控稅”要求。沒有發票,相應費用稅務不允許其在所得稅前扣除。

但不可否認,現實中確實存在費用發生了但拿不到發票的情形。如何解決呢?如果一味強調憑票報銷,難免膠柱鼓瑟。憑票報銷如果影響到了業務的正常開展,該如何應對?

舉個例子:

公司到偏遠山區做項目,沒有賓館、飯店,只能吃住在當地老鄉家,持續兩三個月。工程結束了,為表示感謝,封5000元現金送給老鄉。這樣的費用,如何取得發票,沒有發票就不合理嗎?

站在正常邏輯思考這個問題,條件所限不能取得發票是“情”,費用因公發生是“理”,沒有發票不能稅前扣除是“法”,

上述案例“情理法”出現了矛盾。面對這樣的困境,會計人有兩點是一定要把握的:

(1)首先應該遵從的是“法”,要遵照稅務的要求。這一點不以我們的個人意志為轉移,也不能因個別企業的具體情況為轉移。

(2)會計人員要站在企業的角度,維護企業的利益,據理力爭。

切勿替票報銷

碰到這種情形,很多企業會採用替票報銷,即用A發票來報銷B費用。先聲明,這種方式是不合規、不合法的。會計人員不能提議如此操作,也不應縱容這種操作。

費用報銷應儘可能做到“四統一”,即分錄、會計摘要、審批單、發票一致。這麼做一方面可讓會計做賬更規範,另一方面可規避稅務風險。會計人員要堅持一點:只認發票,不聽解釋。

費用真實發生了,但沒有發票,該如何報銷?

費用發生了,沒有發票怎麼辦?

譬如,業務人員借支備用金後遲遲不拿發票來報銷。還有,給客戶佣金、回扣、好處費了,無從正常做賬。碰到這種情況怎麼辦?

如果財務強調憑票報銷,否則從工資中扣款,這樣強勢而為很容易激化矛盾,顯然不是有效的溝通。怎麼解決呢?

提醒財會人員注意幾點:

(1)不要被業務人員的氣勢所壓倒。首先說明一點,業務說的聽起來似有道理,實際並不佔理。你們公司碰到的問題,別的公司同樣也會碰到,只要別的公司能規範操作,你們也應該可以。

(2)怎麼規範?光有財務推動是不夠的,因為財務沒有足夠的權威。真打算規範,必須得到一把手的支持,把相應的風險告訴一把手,讓一把手施壓。

很多業務人員有個錯誤觀點:費用發生了沒有發票,財務人員應該想辦法解決。財務人員是沒有辦法可想的。誰請款就應該由誰提供發票報銷,這是個起碼的道理。財務人員應對費用報銷履行監督職能,千萬不可越殂代皰找發票平賬。

沒有發票也可報銷

長期掛賬的其他應收款怎麼平賬,建議如下:

(1)由責任人提供發票來報銷,如果提供不了發票,公司認可這筆費用的,可以對費用暫估入賬,但要提供相應說明作為證據。暫估入賬的費用在納稅申報時要做調整,不能在所得稅前扣除。

(2)如果無法證明費用真實發生了,其他應收款又確定收不回來,可以計提壞賬準備。當然壞賬準備同樣不能在所得稅前扣除。

普及兩個概念:①沒有發票能不能報銷;②費用能不能在所得稅前扣除。這倆個概念是不一樣的。費用發生了且能提供佐證的,有沒有發票沒關係,會計都應將之作為費用處理。稅務要求更嚴格,不僅要求費用必須真實發生,還需要提供發票做佐證。

做個總結:如果費用真實發生了,即便沒有發票,會計做賬可以作為費用處理,但不得在所得稅前扣除。

費用報銷,一項沒有被重視的重要工作。它是會計人員日常處理最多的事務,因為規範性強、重複度高、操作難度小,因而財務領導對此多不重視。有沒有想過呢,費用報銷佔到了會計憑證量的70%以上,但凡會計能把費用報銷做規範了,基礎賬務工作的質量很大程度就可放心了。

內容來源:億眾智財智庫,中國政府網,稅政第一線,億企贏新疆;秀財網整理發佈。

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