在現行的公文中，通知可以說是辦公室秘書使用最廣泛、接觸最密切的一類，但現實工作中很多人不知道怎樣才能寫好通知，經常不知不覺踩了這樣或那樣的雷區，今天我們就來談談怎樣寫好通知類公文。
通知的概念
通知，是上級機關傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項時，使用的一種公文文種。
通知的適用範圍
- 批轉下級機關的公文，起到批准和指導的作用，例如《XX市人民政府關於批轉市財政局關於進一步完善我市財政管理體制的意見的報告的通知》，也用於轉發上級機關和不相隸屬的機關的公文，起到傳達或者聯繫的作用。
- 可以用來發布規章，起到指揮和約束的作用，例如《上海證券交易所關於發佈〈上交所科創板股票交易特別規定〉的通知》, 也可以用來發布本級機關起草的意見、方案、辦法及會議紀要等文件，起到運載、轉遞的作用。
- 可以用來提出要求下級機關認真辦理或者遵照執行的事項，又可以用來安排工作、部署事項。
- 可以用來向下級機關告知事項，起到傳達作用，又可以用來宣佈幹部任免和聘用的事宜。
因此，通知用途廣泛，使用率高，是其重要的特點。
通知的寫作格式
通知一般由標題、主送機關、正文三部分組成。
- 01、標題
通知的標題有兩種寫法：一種是採用“發文機關+主要內容+文種”的形式，第二種是採用“主要內容+文種”的形式。
發佈規章的通知，所發佈的規章名稱要出現在標題的主要內容部分，並使用書名號；批轉和轉發文件的公文，所轉發的文件內容要出現在標題中，但不一定使用書名號。
- 02、主送機關
若通知的主送機關較多時，要注意主送機關排列的規範性。一般按照重要程度排列。我們一般按照先外後內、黨政軍群的順序排列，通常是同類型機關內同級機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間用逗號分隔。
- 03、正文
通知的正文由通知的緣由、通知的事項和執行要求三個部分組成。
A、通知緣由
發佈指令、安排工作的通知，主要用來表述有關背景、目的、意義等。例如，很多通知開頭有“為了.....”“根據.....”表述。
批轉、轉發文件的通知，根據情況，可以在開頭表述緣由，但多數直接表述轉發對象和轉發決定的開頭，無需說明緣由。
發佈規章的通知，一般情況下，無明顯的開頭部分，也不交代緣由。
B、通知的事項
這部分內容是通知的核心和主體部分，安排部署的工作、發佈的指令、工作要求等等，都需要在這部分進行重點闡述。通知事項複雜的需要進行分條分段敘述。
C、執行要求
發佈指示、安排工作的通知，可以在通知最後提出對該通知的貫徹意見。其他篇幅較短的通知，一般情況下不需要有專門的結尾部分。
寫作通知需要注意的問題
- 01、行文目的要明確
在撰寫通知前要明確為什麼寫通知，通知的主要內容有哪些，要解決什麼樣的問題，明確了這些要點以後再下筆撰寫，這樣行文的思路清晰，層次分明。
- 02、工作措施要可行
通知是使用最廣泛的下行文，主要目的是對下級機關告知事項，解決問題，因此，在交任務、提要求的同時，要講方法、講步驟，不可泛泛而談，形成空對空的局面，造成下級難以理解或難以執行。
- 03、行文層次要分明
通知行文的結構可以採用自然段形式，也可以採用條文式，但都需做到層次分明、條理清晰，不可出現內容交叉，重複囉嗦的問題。
對一份會議通知的解析修改
- 01、原文
X交發[2020]09號
XX市交通運輸局會議通知
各縣（區）交通局，市直交通各單位：
經局黨組研究，定於3月5日在XX召開全市交通運輸工作會議。傳達貫徹工作會議，總結2019年度全市交通運輸工作，研究部署2020年交通運輸工作。現將有關事宜通知如下：
一、參加會議人員
各縣交通運輸局局長，市直交通各單位主要負責人，局機關全體工作人員。
二、會議時間、地點
會議時間：2020年3月5日
會議地點：XX大廈
與會人員將進行集體乘車參觀，請於3月3日前將參會人員回執報局辦公室。
聯繫電話：XXXXXXX 傳真：XXXXXX
聯繫人：XXX
附件：
參會人員回執
XX市交通運輸局
2020年3月2日
- 02、解析
該《會議通知》有以下幾個方面的問題
01、發文號應該用六角括號“〔 〕”
02、發文號中“09”號應改為“9號”
03、標題中應該由“機關+事由+文種”的形式構成，而本文標題卻將“事由”漏了，應改為“XX市交通運輸局關於召開2020年全市交通運輸工作會議的通知”
04、“傳達貫徹工作會議”缺少賓語，應該改為“傳達貫徹工作會議精神”
05、會議時間沒有具體，應該具體到幾點幾分，會議地點不明確，應該明確到幾樓、哪個會議室。
06、應將會議議程列入通知當中，讓與會人員提前瞭解。
07、應另起一段，對會議報到、會議紀律等事項進行要求。
需要解答的幾個疑問
- 01、怎樣處理標題中幾個“通知”重複出現的問題
對於用“通知”轉發“通知”，如何處理標題中幾個“通知”重複出現的問題，現在以《XX縣財政局轉發市財政局關於轉發省財政廳XXX（事由）的通知的通知的通知》為例進行說明。
為了防止重複，減少繁瑣，按照慣例可以省略中間層次（市財政局）和自己所使用的兩個“通知”。只保留文件原出處的一個文種“通知”即可。這樣修改後的標題變成《XX縣財政局轉發XX省財政廳關於XXX（事由）的通知》
- 02、下級詢問有關事宜，可否使用通知
不管是上級對下級還是下級對上級，凡是屬於詢問、協商有關事宜，均應採用“函”這個文種，因此，下級詢問有關事宜不能使用“通知”。
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