工地例會作為現場參建各方溝通情況、交流信息，協調處理、解決合同履行中存在問題的一種會議方式，在日常監理工作中得到了業主、施工單位的一致認可。但在具體操作過程中，往往因各種原因，會議效果達不到預期目的，解決不了工程中的實際問題，使工地例會失去了應有的作用和意義。
1、明確會議時間、地點、參加人員、會議內容及會議紀律，並按此嚴格實施
1）監理方在工地第一次會議中應與各方確定好工地例會制度，其中對人員、會議內容、會議紀律須著重說明。例會召開時，現場參建三方的主要負責人總監、業主方工程部經理、施工單位項目經理都應到場，同時監理方總監代表或主要現場專業監理工程師，施工單位的主要技術負責人、質量員、安全員也應到場。根據議題需要，邀請設計單位、分包單位及其它有關單位的人員參加。由於個別負責人員平時因工作關係不能常駐工地，不能全面瞭解工程情況，而通過參加工地例會，可以直接獲悉工程信息，瞭解各方關切事宜和立場，以便儘快拍板解決工程實際問題，項目總監的身體力行將對確保例會的成功召開起到表率作用。
2）例會內容在建設工程監理規範中做了明確要求，即：①檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；，②檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；③檢查分析工程項目質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施；④檢查工程量核定及工程款支付情況；⑤解決需要協調的有關事項；⑥其他有關事宜。隨著(建設工程安全生產管理條例》的施行，對工程現場進行安全管理已成為監理工作的一部分，故在例會中也應加入對這方面進行檢查分析的內容，以便督促整改。對會議內容的約定是工地例會能否開好的重要一環，其中對整改落實情況的回顧及對新發現問題的處理措施是通過會議對：工程質量、進度、安全進行控制管理的體現，檢查工程量核定及工程款支付情況是處理施工方關切、保持其工作積極性的重要手段，協調解決建設過程中的矛盾則是理順各方關係、保證施工順利進行所必不可少的。所以說總監在主持例會時應逐一進行各項內容的討論和解決，提高會議解決實際問題的效果，增加會議對各方的吸引力。
3）會議紀律對完善和堅持例會制度提供有效保障。以往在開工地例會時，我們往往碰到與會人員缺席遲到、大聲接聽手機、隨意插話、私下談論與會議無關的內容等干擾會議進程、影響會議效果的情況。為了杜絕這些現象，建立會議紀律也是必不可少的。在有些工程中，業主直接將例會的到會率作為考核施工方項目經理的指標，將有關規定寫入了施工合同。而對於原合同中沒有有關紀律規定的，總監可事先向業主說明建立會議紀律的必要性，在獲得業主同意和授權的情況下，在第一次工地會議時宣佈日後工地例會的會議紀律，並講明對違反紀律人員的經濟處罰措施。對於制定的規則，各方應嚴格執行，一視同仁。
2 掌握工程信息，瞭解各方關切的存在問題，做好會議準備
為求實效，會議前期的準備工作是必不可少的。作為主持人的總監通過日常巡視、查看資料、談話等方式，在專業監理工程師的協助下掌握包括進度、質量、安全、設計變更、違約索賠等信息，及時收集彙總有關情況，為召開會議做好準備。在準備工作中，要做好以下幾個方面的工作：
1)瞭解上次會議決定的落實情況，對仍懸而未決的問題分析原因。
2)認真收集、整理工程進度數據，運用橫道圖、S形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周、月、總進度計劃的比較，獲悉工程實際進度與計劃工期的差別；據此分析產生進度偏差的原因、偏差對後續工作的影響以及調整進度計劃的可行措施。
3)通過對例會週期內的工程進行實測實量，利用其具體數據來反映例會週期內施工質量情況。對收集來的數據，採用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統計方法，對工程質量進行靜動態的分析，找出影響工程質量的各類因素，並對症下藥，找到解決問題的方法。
4)對材料、構配件和設備供應進場驗收情況和試塊試件見證送檢情況進行統計分析。
5)瞭解多種配合施工中遇到的工序銜接、產品保護、施工場地機械分配使用等矛盾，對矛盾的是非曲直、前因後果行所掌握，從工程建設的實際需要出發，確定監理協調的原則立場。
6)掌握現場安全生產、文明施工狀況，作業環境防護、施工機具運行狀況、施工人員的安全意識和安全行為等各個環節存在的問題進行分析，思考解決辦法。
7)對工程款支付及工程變更聯繫單簽證情況進行統計，做好月度工程款審核、工程變更聯繫單審核意見的解釋準備工作。
8)對施工單位提交的索賠報告進行審核，分析索賠原因，為合理解決索賠問題做好準備。
9)準備好工程中人員調整名單、通信錄、上級主管部門下發的文件、反映工程狀況的統計表等資料：對遺漏報驗的工程資料列好清單。
為了使工地例會順利召開，事先應通知各方做好準備，比如讓施工單位做好彙報工作用的《工程週報》，週報內可以對上個週期內的形象進度完成情況、質量和安全問題整改落實情況及下週計劃安排做出說明。同時，在會前及時與涉及會議內容的有關單位通報情況，交換意見。尤其在涉及工程聯繫單審核及索賠事宜的處理時，必須與業主溝通，協調立場，確定處理原則，避免會上陷於被動。總監對會議內容做好充分準備工作後，就為較順利的主持會議打下基礎。
3、沉穩主持，善於傾聽，協調立場，明確措施，恰當表態
會議簽到完成後，總監就可按照第一次工地會議中規定的例會議程開始主持會議。
1)在涉及檢查上次例會議定事項的落實情況時，應著重傾聽有關單位未按時完成事項的原因，以及進一步解決問題的打算：在完成對有關原因的分析後，確定單個或多個責任人再次落實的時間，確保問題不落實不放過。這樣，才能達到例會的效果，使各方真正重視例會。
2)由施工單位對上個例會週期內工程的進度、質量、安全情況進行總結，做出自我分析，表明下一階段擬採取的改進措施。監理單位應針對施工單位說明的情況，結合自身的分析，提出自己的意見。通過敞開討論有關問題，分析改進措施的利弊，達成共識，確定落實事項的責任人及落實時間。對施工方要求業主配合的問題不避諱，對施工方的合理要求應提請業主早日給予答覆。比如建議業主早日對甲供材料進行定型確認等。
3)業主、監理單位應針對施工單位在自身總結中未提到的進度、質量、安全問題，提出整改要求和批改落實時間。如施工方對有關整改要求提出異議，則應瞭解其原因，統一意見，明確落實整改的時間及措施。
4)認真聽取總包與專業分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見，鼓勵各方換位思考存在問題，協調各方找到共同點，提出有效的解決辦法；必要時對各專業施工的目標按施工程序進行適當調整，避免交叉作業時因施工矛盾而出現管理人員爭鬥的情況。在協調中如涉及到合同文件規定以外的費用，考慮成熟後可和業主確定費用支付原則；如不成熟，則表明會後繼續討論，避免影響會議進展。
5)對施工方關心的月度工程款審核、工程變更聯繫單審核情況進行通報，並做出相應解釋。對可能產生違約、工期、費用索賠的情況進行預警，對已經提出索賠的則將處理進展情況向各方進行解釋。對提出的疑義，應做適當解釋，不宜或不易說明的則應表明會後商討。
6)安排處理其他事宜。比如傳達上級主管部門的文件精神，宣讀主要崗位管理人員的名單調整等需要宣佈的內容。
如有條件，在會議上可以在說明有關問題時插放圖表、影像資料，加深與會人員印象，促進問題的解決。
總監在主持會議中，要注意用詞恰當，語氣確切。同時，在例會中協調處理造價控制等問題時，應按事先達成的原則進行；對進度、質量、安全等問題商討時，應與業主方達成默契，爭取業主方最大支持，確保控制目標實現。
4、會議後應形成紀要備查
工地例會應當由指定的監理人員記錄，會議紀要由監理工程師根據會議記錄整理。主要內容有：會議地點及時間；會議主持人；出席者姓名、單位、職務；會議內容及決議事項，包括負責落實單位，負責人和時限要求：其它事項。
會議紀要的審籤、打印和發放應遵循以下原則：紀要內容應真實，簡明扼要；紀要經包括總監在內的各方主負責人籤認；會議紀要發放到有關各方，並應有簽收手續
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