如何做一名優秀稱職的辦公室主任？首先要區別大公司和小公司的辦公室主任，兩者要求有本質不同。小公司的辦公室主任，當好一把手的私人管家就夠了。但大公司的辦公室主任不是隻為一把手服務的，而是為公司整體服務的，絕對不是世俗眼光認為的，只要圍著一把手轉就可以了，也不是搞好接待福利，把人伺候舒服了就行了。優秀的辦公室主任是一個單位的運轉中樞站、決策輔助站和潤滑系統，非常重要。
首先，要擺正位置的關係。
伴君如伴虎，一點也不假。有的辦公室主任，近水樓臺先得月，跟著正職一路升。有的辦公室主任，就成了“雙刃劍”，成也蕭何敗蕭何，被打入冷宮。為什麼呢？這是因為有的辦公室主任自己擺錯了位置，把自己當作一把手的私人管家，這是非常危險的。一損俱損，一榮俱榮。
辦公室主任擺正位置，要協調好兩個關係：一是為一把手服務與為大局服務的關係。要從大局利益出發，為一把手服好務，但又絕對不是為一把手一個人服務。二是為班子集體服務和平級下級服務的關係，準確把握集體決策的核心思想，為平級和下級服好務，發揮好上傳下達、運行中樞的作用，否則，上下左右都不滿意，罵你歪嘴和尚念歪了經，你有嘴難辨，沒地方說理去。
第二，要擺正定位的關係。
在大公司的組織機構圖裡，辦公室一般是排在第一位的。與其他職能部門和業務部門屬於中層機構。但是，辦公室圍繞班子身邊，自帶一種外在光環，雖然被其他部門高看一眼，但他們心裡實則瞧不起的。比起人事財務計劃等要害部門，沒有實權，只有雜活。很難有功勞，但苦勞跑不了。比如，文件流轉，雖然很重要，但在辦公室就是一項程序流程，對了是應該，慢一點就是責任。
辦公室主任要清楚自己的角色定位，不要和其他部門攀比。其他部門，完成了關鍵績效指標，就達標了，但是辦公室主任往往要接受多維度的評判，工作效率、工作態度、工作作風，這些虛頭巴腦的“印象分”往往成為主流。同時，要求辦公室主任要具備組織協調、綜合文字、參謀助手、圓融溝通、顧全大局、潤滑班子的綜合素質。
第三，要擺正服務的關係。
辦公室主任要擺正為誰服務的關係。比如，一把手一個命令，你代表一把手去推動落實。對其他副職，你是下級，對部門經理你是平級，對分公司你是上級。有些事情，不能簡單地打著一把手的旗號去推動，否則，欲速則不達。你要把這四個方面的關係統籌協調好，才能落實好一把手的指令。否則，這個指令就推動不了，你滿腹委屈，處處受到責難，最後一把手還責怪你辦事不力。
第四，要重點做好三件事。
一是圓融溝通，當好班子潤滑劑。這是核心能力。一把手與副職之間，並不是服從和服務的關係，有磕磕絆絆很正常。比如，一把手有一項決定，需要你去溝通。辦公室主任怎麼去說，既不能拿一把手的意見去壓副職，又不能把事情辦砸了。所以，圓融溝通，潤滑溝通，促進班子團結，而不是加重分歧。
二是參謀助手，當好班子參謀官。這是核心能力。大的公司，有辦公室和政研室，有的材料是政研室搞，但大多數公司都是辦公室寫大型材料，比如年度報告、工作報告、發展規劃、對上的簽報，等等。這些可不是文字功底的問題，要對公司經營管理隊伍非常熟悉，對上級政策非常熟悉，寫的材料要寫在點子上，這是一項非常高超的本事，一般人幹不了。別看有些員工彆嘴巴，不就是筆桿子嗎？其實，大錯特錯。筆桿子加綜合分析研判水平，才是核心能力。
三是到位不越位，當好班子管家。這一點是最難的。有些辦公室主任，本事很大，但低調到塵埃裡，從來不出頭露面。講話都是辦公室寫的，但他們從來不會講這是自己寫的。許多主意都是辦公室出的，但他們絕對不敢說這是自己的功勞。要為班子所有成員服務，眾口難調，還要兼顧和服從一把手的思路。無論怎麼做，別人也會罵他們只圍著一把手轉，罵他們是勢利眼。很多情況，都是背鍋，但無法一一解釋。
綜上，辦公室主任是雙刃劍，幹好了，進步比較快。但也容易得罪其他副職，因為副職往往從自己分管領域出發思考問題，當局部利益與大局利益衝突時，辦公室主任往往受“夾板氣”。還有一個“一朝君子一朝臣”的風險，從世俗眼光看，你已經被打上一把手附屬物的標籤，可能這是天大誤解，但你無法解釋無法擺脫，也許這就是辦公室主任的宿命吧。
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