採購作業程序
1.0目的：為了規範公司對生產主料、生產輔料和低耗品、辦公品、機電設備等物資的採購過程。明確各相關部門的職責和信息傳遞途徑和時間節點，防止出現錯誤和問題，節約資金。做到物料管理的5R。故制定本程序；
2.0適用範圍：本程序適用於材料申購的計劃部、供應部、採購部和各材料物料的生產各部門及後勤部門；
3.0職責：
3.1生產計劃部：負責生產周計劃、月計劃的制定和調整、變更及計劃的分發；
3.2開發部：負責沙發及辦公椅的物料清單《BOM表》、材料規格表及圖紙、樣板的提供；
3.3 倉庫部：負責提報倉庫物料庫存盤點表和實際庫存數，以便採購減庫存、來料不良辦理退貨手續；
3.4 採購部：負責材料採購計劃、開發供應商、供應商評估、考核、詢價、議價、比價、送樣確認、訂單製作、審核、交付、訂單變更的處理、催貨、對帳和付款、採購合同訂立等。
3.5 生產部、人事部：負責生產和全廠的輔助工具、勞保品、辦公用品的計劃及提報上級審批後交採購；
3.6 行政後勤部：負責全廠的衣、食、住、行等相關用品申請及計劃並交上級批准。由行政後勤單獨採購。不列入生產採購工作範圍。
4.0 作業程序;
4.1 生產計劃部：負責按公司規定時間將生產周計劃或月度計劃發放至採購部，以便提前進行物料計劃和採購；如遇客戶訂單變更，需要變更計劃的，應及時書面通知採購變更採購計劃和訂單，並通知供方；
4.2 開發部：負責公司新產品、舊產品的物料清單和材料規格表及圖紙、樣板的提供給採購。以便採購正確、及時的訂購材料；
4.3 倉庫部：負責向採購準確提供庫存材料數量和盤點表。以便採購及時減庫存。
4.4 供應商的管理：
4.4.1 供應商的開發：包括網絡搜索、朋友介紹、展覽會收集名片、產品目錄、QQ群裡尋找等方式開發。
4.4.2 供應商的調查：由採購設計和提供《供應商調查表〉詳細瞭解供方規模、產值、產品、價格、質量保證、客戶規模、數量、售後服務、付款方式、幣種等情況；然後安排送樣確認，交品質部檢驗出具合格報告後。進入評估階段；
4.4.3 合格供方的評估和選擇：經過供方調查後，經公司領導挑選，評選出的供方作為合格供應商，應將其資料錄入合格供應商名錄。離公司較近的供應商，應由採購部主導，組織倉庫、品質、開發、採購對供應商的管理、現場、品質、檢測、產品包裝保護、環境進行評估。填寫《供應商評估表》連同《供應商調查表〉一起交上級進行挑選合格供方；
4.4.4 合格供應商數量：每款主料的供應商數量至少需要2-3家，輔料供應商數量也應是2-3家。防止供方單方漲價、不配合交期等情況。
4.4.5供應商的考核：考核頻率：主料供應商由採購主導對每一個供方：每月考核一次；輔料供應商每三個月進行一次；考核方法：根據採購的價格和上月及市場價進行比較，從價格、質量、交期三個方面按5：3：2進行。交期達成率數據由倉庫統計提交，來料質量合格率由品質部提交，價格由採購提交。進行打分。分數在80分以上為A級；60-80分為B級，60分以下為C級。考核結果：A級供應商增加採購量；B級供應商維持採購量，C級供應商減量採購，併發出《糾正和預防措施報告》要求其整改。對拒不整改的供方。取消其合作資格。另尋同類供應商。考核報告提交領導批准後。交倉庫、質量部、採購部備案；
4.5 採購流程
4.5.1 生產主料：當採購接到計劃部的生產月計劃表後。按照開發的《物料清單》上的單套用量對材料進行計劃。對倉庫提交的該種物料的庫存數進行扣數。具體公式為：訂購量＝生產計劃數×BOM單套用量--庫存數+損耗數；損耗率由生產和開發提供。
4.5.2 生產主料訂購時間和順序：按照交貨日期進行訂單製作。倉管員需要計算採購的前置時間，即（生產日用量×從下訂單到材料入庫的時間）＝庫存量，在這之前進行材料申購作業。採購員製作訂單完畢後，需對訂單進行審核，包括供方名、聯繫人、聯繫方式、品名、規格、數量、單價、總金額、付款方式、幣種、交貨日期、交貨方式和地點；質量要求和其他包裝方式等。採購員將訂單製作完畢後，交上級審核簽名後。方可傳至各個供應商；
4.5.3新材料下單：新材料下單前採購需提交實物樣板、檢驗標準書、圖紙連同訂單一起交付供應商。防止出現質量事故。供方不清楚加工要求的，需要同質量和開發部聯繫。並將信息傳至供方。新開發的供方需同供方簽訂《採購合同書》，並對質量、價格、交期、出現問題的處理方式和責任承擔，及爭議的解決方式進來約定。由公司授權人進行。合同文本一式兩份。加蓋公章方為有效。
4.5.4 訂單的變更：因客戶變更、生產計劃調整的，工藝變更的，需要及時變更訂單的，各部門應提交上級確認簽字的通知給採購，以便進行插單、取消、追加、更改；品名、規格、數量、價格、交貨日期等項目。採購對進行過的變更單需要加以標識。並通知供方，前單取消。防止重複採購。對在變更前，供方已經生產出來的，需要報上級同供方商議處理。
4.5.5 催貨：採購根據訂單上所規定的交貨日期進行催貨回廠。如果出現供方無法按時交貨的，應即時同生產計劃和業務聯繫。及時對現場生產計劃進行調整。防止出現斷料停產；並予以記錄。
4.5.6 退貨：因來料因質量問題，經進料檢驗員發現的材料質量問題，無法特採或讓步接受的，由進料檢驗員發出《來料不良聯絡書》交採購，通知供應商或外發商。並對不良材料進行退貨作業。具體方式由採購同供方商議後，將結果告知倉庫安排。退貨單由倉庫和品管簽字確認。退貨數據由倉庫報採購和品質進行追蹤和驗證。
4.5.7 零星工具、辦公品、耗品、勞保用品的採購；由使用部門造月度計劃，交廠長、部門經理或主管批准後。交採購部進行採購。
4.5.8 大宗機器設備、機械、檢測儀器的採購：由使用部門填寫申購單交相關部門負責人簽名，上級要求報副總或總經理簽名的需要由副總和總經理批准後。方可採購。
4.5.9 現金採購管理：對於公司零星採購的材料、樣板或其他用品，非常規物料，供方要求用現金結算的，由採購對各個不同供方進行詢價、議價、比價後，將樣板圖和報價單、檢驗合格報告，結果彙報至部門經理，進行評估後，進行申請款項進行採購。由公司領導安排監督人員隨同前往，不得單獨進行，或採用財務轉帳方式進行。
4.5.10 採購價格的管理：每個供方材料價格，均需要傳報價單回廠，經過採購的詢價、議價、比價作業後，將幾個供方的報價單均經過採購經理根據質量、價格、樣板檢查比較和評估後，方可確定訂購哪家供方材料。不得擅自作主。重要的材料採購報價單由副總或總經理批准。
4.5.11 對帳：按公司規定的時間供應廠每月將送貨單交回公司財務後，財務通知採購和倉庫負責人進行對帳。如無問題的，簽名確認。如存在退貨單不齊、未補數的由供應商和採購、倉庫一一核對確認。對帳需按每個PO或LOTNO的《採購訂單》、《送貨單》、〈入庫單〉、〈退貨單〉分類彙總一一進行。相關單據無品質、倉庫、採購簽名的，為無效單據。對帳的結果，應提交報告到財務。按付款方式約定的期限進行付款作業。報告應由對帳參與人員和部門負責人簽名。付款單據由公司副總或總經理批准和安排。
4.5.11採購總體的價格控制：每月採購下單金額、回廠金額、材料單價異動情況、和上月對比狀況、採購的質量、交期、價格，由採購部進行統計和分析，找出問題點，進行糾正和預防。由部門經理訂目標。以便對各採購人員進行考核；
4.6 對採購員和助理的考核：
4.6.1 對因採購員自身原因導致的，到貨不及時的，每次處罰10-50元；其中採購員佔60%，採購助理佔40%；
4.6.2 對因採購員自身原因導致的，材料質量問題的，每次處罰10-50元；其中採購員佔60%，採購助理點40%；
4.6.3 對每個採購員每月採購金額進行統計，對比上個月採購金額，如果比上月節省，則按節省的金額的10%進行獎勵。其中採購員佔10%中的60%。採購助理佔10%中的40%；每項目獎勵為2個月。
4.6.4 本程序自批准之日起開始執行，以前相同的文件（ ）作廢！
5.0 附件
5.1 《採購訂單》
5.2《來料不良聯絡書》
5.3《供應商調查表》
5.4《供應商考核表》
5.5《申購單》
5.6《報價單》
5.7《採購合同書》
5.8《合格供應商名錄》
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