在公文語段中，邏輯混亂、條理不清、語意模糊的現象時而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對公文內容的輕鬆理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達。
公文的結構順序常見的有：時間順序、空間順序、邏輯順序。往往採用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對材料由概括到具體、由現象到本質、由整體到局部進行安排，形成了固有的三種主要結構模式：縱向式、橫向式、縱橫結合式。下面，筆者從黨政機關的工作實際出發，談談有關公文句序排列的技巧，供同行們參考。
一、根據工作職能的主次地位安排句序
公文寫作的本質表明：機關管理職能決定文字表現形式，文字表現形式是為機關管理職能服務的。公文是為黨政機關、企事業單位、人民團體機關工作服務的，其公文語句的順序，當然只能按照各自機關工作職能的特點，根據工作職能的主次地位來安排。
如某監察部門的工作彙報中的“工作方法措施（做法）”的排列順序可概括為“突破大案要案——明確責任——掌握政策——突破疑難案件”。從監察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。因此，可理清句序為：“明確責任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的順序，也就是按照工作任務由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子。
二、按照工作進程的先後安排句序
按照工作進程，也就是按照時間順序。我們在對某項工作進行決策之後需要安排部署時，經常使用指示性或實施性的意見、通知；對上級彙報某項工作實施進展情況時，常常運用階段性總結、工作彙報、經驗介紹、政務信息等文種，這些內容相對單一的公文，適用於按照工作進程來排序。
工作進程排序法，條理清晰，事物發生、發展、變化的過程一目瞭然，符合人們認識事物的習慣，便於領導者考慮下一步的決策。
三、按照工作職能的邏輯順序安排句序
所謂邏輯順序，就是人們認識客觀世界的具有規律性的順序，如工作職能各個環節之間的必然聯繫、原因和結果、發展規律、變化趨勢等。如×市人民政府《關於加強防汛工作的通知》中對防汛工作安排中，圍繞防汛工作職能，採用“縱橫結合式”排序法。段首提出任務說明“要幹什麼”，接著說明“怎樣幹”（是縱向排列）——“檢查、落實、管理、演練、固險”（是橫向排列）。而這五個方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能瞭解是否已經“落實”，只有落實了情況，才能有針對性地解決問題（是縱向排列）；物料設備要嚴加“管理”，人員要演練待命，險段要修固，重點部位要嚴防死守（是橫向排列）。雖然交錯變化，但有條不紊。
一般來說，認識、舉措、指導思想、總體要求等，應排在“做法”之先，以形成“認識（舉措）——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動呢？
四、依據領導者決策的心理習慣安排句序
為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習慣，比如，同是涉及工作經費問題，在不同的文體中會有不同的句序排列要求。（一）在工作方案、經費預算報告、可行性分析報告等文種中，經費總額宜排列於語段之首。因為這類公文的作用是幫助領導者決策，而領導者從整體和全局出發，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然後才是“為什麼要這些錢”和“這些錢怎麼用”的問題。（二） 在請求批准撥付經費的請示中，宜將所需經費總額寫在文尾。在請示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經費總額寫在這兒最醒目，給領導者閱文和會議辦文提供了便捷。另外，在“經費總額”之後，不要為表達對上級的尊敬寫一些恭維話和懇求語，也不要為領導出謀劃策談經費的來源和安排，更不要強調此項工作的重要性，以引起領導的重視和關注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達。當然，按照慣例，另起一行之後應寫上“當否，請批准”、“可否，請批示”之類的請求語。
五、對內容複雜的句群，通過提煉主旨來顯現句序
一個語段由一個或幾個句群組成，而一個句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一箇中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對句序的認識就會由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材（情況、問題、做法、效果），但沒有對這些感性材料進行理性分析，並提煉歸納出相應的觀點，一時是很難分清句序的。但是經過提煉、增刪、歸併、分類，語段的內容充實了，分旨明確了，句序也就能隨之準確、清晰地劃分開來。
總之，句序的正確排列對於公文的語篇建構和意思的表達有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達效果。因此，在寫作時，為了追求最佳的表達效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點功夫。
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