概述:无论你的公司是采用邮件还是项目管理工具进行项目协作,处理工作都会包含着一些基本的流程——从想法的提出到最终交付物的产出,或是搁置的计划。我们把这些任务所处生命周期的节点称为【任务状态】,而任务在状态之间的流转称为【工作流】。
三种任务状态类型
Worktile7.0支持【任务状态】的自定义,也就是说客户可以根据自己的实际工作场景配置任务状态。如果对每一个任务状态都加以区分,那么在报表、统计等环节(例如统计任务的延期率),将极大的增加配置的复杂度。
进行中的状态,可以有“设计中”“开发中”等自定义任务状态,但是其本质都是已开始但未完成的状态。所以,虽然客户自定义的任务状态千变万化,但他们必属于三种基本【任务状态类型】,即:未开始/进行中/已完成。
如图1所示:开发和销售任务的状态有很多,但是都属于三种任务状态类型。
【任务状态】体现在展示层面,而【任务状态类型】则体现在数据层面。如图2所示,在【配置报表】的过程中,如果我们对状态进行统计和筛选的话,筛选值的设定将限于三种基本任务状态类型。
默认任务状态
任务状态和工作流代表的是工作的流程,所以任务状态不能为空,我们必须设置默认任务状态——也就是定义一个新建任务,它的初始状态是什么。
在任务状态设置的过程中,我们必须选定一个状态为默认状态,例如推送类型的任务,其初始状态为【未开始】。
状态统一管理
在配置任务状态的配置过程中,Worktile通过【状态管理】对企业内的所有任务状态进行统一管理;通过分组,对状态进行分类。在【添加任务状态】的时候,需要从【状态管理】中进行选择即可。二者关系示意图如图4所示:
工作流的构成
介绍完任务的状态,我们可以开始介绍任务状态之间的流转——即工作流了。在此之前,我们以Worktile运营同学推送文章为例帮助读者有一个基本认知。一个推送类型的任务,创建之后的默认状态为“未开始”,通过一系列流程和动作,最终流转到“已发布”的状态。未开始不能直接到“已发布”,这与现实工作的流程不符,而设计中的状态则可以。
推送任务的工作流如图5所示:
一个完整的工作流由以下基本元素构成:
- 转化名称:帮助成员理解该转换的含义
- 起始状态:工作流的初始状态
- 目标状态:工作流的最终状态
- 流程条件:对此流程进行操作的权限条件
- 动作设置:工作流转后发生的动作
要设置一个工作流,我们需要明确这些元素(流程条件和动作设置不是必须)。
要合理配置工作流,我们需要注意以下两点:
①工作流是单向的
工作流的起始状态和目标状态决定了这个工作流,当二者互换位置之后,就成了一个新的工作流。所以说工作流是单向的,如果我们需要一个反向工作流,则需要重新添加。
② 工作流与任务类型的对应关系
同一个任务类型对应多个工作流,而一个工作流只对应唯一的任务类型。
总结
不同项目中的不同类型事情,会有不同的执行流程。如果缺乏有效的项目管理工具,哪怕项目干系人都清楚项目流程,但是在项目的执行、回顾和优化过程中,仍会面临诸多困难。
同时,缺少一种承载物,任务执行中或多或少地都会带有“人情”因素,导致执行不力。Worktile7.0可以有效地把制度流程与工具相结合,让不同项目中的不同类型事务,都能按照既定的流程执行并跟踪,将管理流程规范化、具体化。同时,实现状态数据的统计分析、共享、流程权限控制等,促进项目执行自动化水平。
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