什麼是加拿大簽證檔案
加拿大移民局每年都將接受並處理眾多的各類申請案件，管理並監控這些申請案件的處理過程需要一個超級的信息系統。全球案件管理系統(the Global Case Management System,簡稱GCMS)就是加拿大移民部（CIC）內部使用的單體的、綜合的、世界範圍的用以處理移民和公民申請的信息系統。
GCMS系統中存儲了處理這些移民和公民申請所需要的一切信息，這些信息包括但不限於：客戶身份信息（比如姓名、性別、生日等）、聯繫方式, 歷史記錄、教育和就業信息等。在這個新的案件處理系統實施之前，移民部使用2箇舊的信息系統來管理申請案件。
一個是在加拿大境外使館使用的CAIPS，“Computer Assisted Immigration Processing System”的簡稱，意思是“計算機輔助移民信息處理系統”。一個是在加拿大境內使用的FOSS，“Field Operations Support System”的簡稱，即“現場作業支持系統”現在這兩個舊的信息系統正逐步退出使用，而被替代成剛剛提到的GCMS。
在GCMS全球化電子信息系統中留存了加拿大移民局所有分支機構處理移民、留學、團聚、探親、工作、訪問等所有簽證申請的審批記錄。也就是說，這個信息系統中保存了每一份簽證申請的詳細處理過程，包括申請材料收到時間，申請費遞交時間，簽證官的處理時間，審批意見，以及最重要的簽證筆錄（visa notes），就是簽證官的審批筆錄，比如為什麼拒籤，拒籤的具體原因，為什麼要求面試，面試的過程，和對那些材料持有懷疑並需要進一步查實，如何查實等等。
另外，該檔案中也保存了使館和申請人之間的信件往來記錄，比如何時發出補交材料通知，何時收到補充材料，何時發出體檢通知，何時收到體檢結果等等。
總之，這是一個動態的信息系統，它在處理簽證申請中根據處理進程不斷追加記錄各種信息，直到整個簽證申請完全處理完畢。它是各類加拿大簽證處理過程中的一份最詳細的官方記錄，這個記錄中也保存了關乎簽證申請成敗的重要信息。
對於每一個加拿大簽證申請人來說，這個電子檔案在移民部收到申請材料的時候就已經開始建立，並且持續更新，直到整個案件處理過程全部結束。這些由移民官員創建的信息記錄和申請人所提交的申請表格和申請材料就構成了我們所說的簽證檔案。而在申請人以後再與加拿大移民局打交道的時候，比如留學結束後申請移民，結婚後申請團聚移民，申請父母團聚等等，簽證官還會調出申請人以往的簽證申請記錄進行查驗核實，也會在新的申請檔案中記錄以往的信息。
對於移民局來說，簽證檔案不僅僅是處理簽證申請的決策過程的工作記錄，而且是為將來可能的司法訴訟保留下的重要證據。
根據加拿大移民法，就算是海外的簽證申請人也有權對自己認為不公平的拒簽結果到加拿大聯邦法院提出司法訴訟。如果司法訴訟被批准了，移民局所提供的應訴材料就是保留下來的這個簽證檔案。然 後，在加拿大聯邦法庭上，訴訟雙方就會圍繞簽證審批記錄來進行辯論。所以，簽證官在處理簽證申請時，必須要寫下詳細的拒籤理由，以及支持這些拒籤理由的事實依據，並記錄下整個決策推理過程。
根據加拿大的相關法律規定，加拿大公民或永久居民及在加拿大境內的外國人都可以合法地獲取一份關於自己的簽證檔案。而居住在加拿大境外的簽證申請人可以委託加拿大ICCRC持牌移民顧問代理申請獲得一個簽證檔案。簽證檔案一般只能郵寄到一個加拿大境內的地址。
此外，按照加拿大相關法律的規定，接受並處理簽證檔案查詢申請的部門是一個獨立於相應的政府部門的一個專門機構，也就是說處理調檔申請的機構和處理簽證申請的機構是兩個互不相干的業務機構。申請人申請獲取自己的簽證記錄絲毫不會影響自己的簽證申請進程，在某些時候甚至可以加速簽證申請的處理。
為什麼要調檔
拒籤調檔
很多被拒簽過的申請人應該都看過拒籤信長什麼樣子，加拿大拒籤信上只會勾選模板化理由，例如訪問目的（Purpose of Visit）、資金狀況等，但具體的拒籤原因也就是簽證官筆記（GCMS Notes）是不會體現在拒籤信上的，因此如果有申請人一簽被拒籤，想要申請二籤之前，需要對拒籤原因做一個詳細的瞭解才能找出問題所在，根據具體問題去想辦法，才能保證二籤的通過率，但如何具體的得知這些記錄，那麼就必須要通過調檔才能看到。
過籤調檔
很多申請人認為簽證過簽了就不用去調檔了，可以安安穩穩地去加拿大了。但是根據我們的ICCRC持牌顧問介紹，有時候過籤也有必要調檔留存，主要因為很多申請人在最初簽證的時候有些信息的變化或者當時由於粗心而引起的一些錯誤導致在以後轉學、續簽和移民時填寫內容不一致而導致不必要的麻煩，因此過籤後調檔是為了以便以後轉學通知移民局、確保續簽或移民時填寫的信息和首次簽證一致。
移民調檔
由於加拿大移民申請的時間非常的漫長，很多申請人都等不及這麼長的時間，希望能夠了解進度，那麼我們可以通過調檔看到移民進度和簽證官的筆記，瞭解簽證官關心的問題（比如懷疑工作、懷疑婚姻關係真實性），做到心中有數，有針對地進行補料。
調檔週期
絕大多數情況下會在28-32個自然日內出結果，基本不會早於28天，如果在32個自然日內沒有出結果，申請人可以發函催促ATIP。
調檔流程
加拿大道加留學移民可為申請人提供調檔服務
所需材料：
1、拒籤者提供拒籤信，過籤提供簽證頁、簽證通過函
2、護照首頁(舊版護照需要提供護照首頁和簽名頁）
材料提供方式：
掃描或拍照後給發給我們即可，不需要郵寄
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