1個案場秘書竟能抵3個置業顧問！天吶，你的案場竟沒配置！
中國的房地產銷售案場管理，受兩大地區影響較深，這兩個地區的房地產行業起步較早，行業內的精英來中國大陸發展的比較多，對國內的房地產案場管理影響至今，這兩個地區分別是中國的香港和臺灣。
香港模式和臺灣模式案場管理其中最大的區別是案場銷售秘書崗位的設置。今天不分析兩種管理模式的優劣勢，在我具體的案場管理中深刻感受到了案場秘書工作的重要性，今天就此話題展開分享。
在當前房地產市場形式下，案場秘書工作職責我認為有以下幾方面：
一、所有來訪客戶由秘書第一時間接待，幫客戶在來客登記本登記客戶的基本信息，如姓名、電話、來訪渠道、需求面積、居住區域等，並把這些信息及時錄入到客戶管理系統
如果置業顧問直接接待，有的置業顧問接到最後，可能連客戶的電話也沒有要到，更別說別的信息，這些客戶信息是樓盤第一手資料，對於下一步營銷策劃、宣傳推廣起到非常重要的作用。來訪的渠道的統計可以讓管理層清晰的知道，那些渠道最直接有效。居住區域的統計能讓策劃人員準確的畫出客戶地圖。
每個案場的客戶信息，都是公司花真金白金打廣告來到售房部的。很多案場置業顧問為了保證自己的成交率，會有意或無意漏登、誤登造成公司資源的極大浪費，秘書第一時間及時登記會為公司節省大量的費用。
二、安排置業顧問按論排順序表，站前臺及時接待登記過的客戶
在沒有秘書的案場，置業顧問的輪排是最容易亂的環節，有了秘書專門負責，不會出現前臺空崗的現象，也會大量減少案場置業顧問因接客戶出現的摩擦，提高了管理效率，節省了管理層的時間，團隊更具有凝聚力。
三、秘書崗位直接和各種渠道人員對接，特別是客戶的報備查詢，能讓合作的渠道第一時間知道報備的客戶是否有效
當前房地產營銷，得渠道者得天下，渠道易得但難管。如果沒有案場秘書，會出現兩個極端。要麼沒有人操心，渠道帶來的客戶置業顧問沒有登記清楚，成交了也不知道，合作的渠道只有帶看始終不見成交，長此以往無人合作。要麼是渠道合作人員和置業顧問直接對接，關係親密以後，移花接木，渠道合作來訪客戶水份頗多，造成公司渠道費用飆升。
如果有了案場秘書，對案場報備管理制度和報備客戶接待流程負全責，這一切問題就會大量減少。
四、秘書專門接聽來電，分配拓客團隊的留電、渠道報備的電話等
如果沒有秘書，一般按輪排或值班置業顧問接聽來電，可能會出現來電渠道登記不清晰，留電率低，二次回訪無人監督等狀況。有秘書時，可以第一時間接聽來電，介紹項目賣點，問清電話來訪渠道後，分配給置業顧問第一時間再次回訪，不佔熱線，能記錄客戶分配給那個置業顧問，並對來電客戶的跟訪對置業顧問進行監督。同樣的道理，對拓客團隊的留電、渠道報備的電話第一時間分配並監督跟訪。
發現很多案場的來客都比較重視，但來電或外拓的留電重視程度不夠，有了秘書這一塊的工作可以進行有效的落實和監督。
五、自建拓客團隊的管理必備
很多樓盤都有自己的拓客團隊，但是總感覺和別人家的團隊工作幹勁差別很大，因為你們中間少了一位案場秘書。
自建拓客團隊的管理是個系統工程，其中最重要的一環是秘書的工作。比如拓客團隊帶來客戶的登記工作、拓客團隊發單來電的登記工作、拓客團隊留電的分配工作、拓客團隊人員的點到、拓客團隊拓客成交的查詢、拓客團隊每月的工資提成獎金造表工作等等。
六、成交客戶的臺帳建立工作
成交客戶是公司的財富，如果管理和挖掘這個寶藏，第一步是建立這些客戶的電子檔案，該檔案建立的越完善對公司將來越有價值。有了案場秘書，這個工程就可以一步步的建立和完善。姓名、電話、身份證號碼、常住地址、成交渠道、置業顧問、購房面積、成交單價、優惠金額、付款方式、已付款金額、未付款金額、公積金或按揭辦理進度、房產證辦證進度等等這些具體的信息錄入或監督置業顧問錄入的工作都需要有人具體執行。
七、案場管理的其他瑣碎輔助工作
除了描述的重要工作外，秘書崗位還有其他輔助性的工作，如置業顧問和拓客人員每月的業績排名，每月來客來電渠道的統計，每月成交客戶的各種信息統計，合作渠道帶客的獎勵發放，案場紀律的監督和獎罰執行、案場公共基金的保管與統計等等。
風靡全球的遊戲“王者榮耀”很多人都比較熟悉，我感覺房地產案場工作分工和其角色定位很類似。
管理人員是“坦克”負責組織發起團戰，身先士卒，帶領整個團隊衝鋒陷陣；
策劃人員是“法師”，躲在背後動作搞起，吸引客戶進入埋伏圈，大面積消耗“敵人”；
拓客人員是“刺客”，來無影去無蹤，埋伏在草叢一對一截訪客戶；
置業顧問是“射手”或“戰士”，負責輸出，能短時間精準的搞定客戶。
案場秘書是“輔助”，看似作用不大，但卻決定團戰的輸贏，關健時刻可以為整個團隊加血、回藍、增速、固防，綜合提升團隊的戰鬥力。
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