(一) 外貿開發函被屏蔽為垃圾郵件，顧客根本就沒瀏覽。
現如今， 由於網絡營銷成本低而有效，越來越多的商家或是個人均採用這種方式進行營銷，致使郵件呈現滿天飛的現象。對此， 國外諸如歐美許多郵箱都將來自亞洲或者說中國的郵件屏蔽，或者直接歸類為垃圾郵件，發出去的郵件顧客還沒瀏覽，就被計算機系統直接刪除了，這導致發出去的郵件石沉大海。此外，客戶打開郵箱時發現許多推銷產品的郵件，如：衣服、鞋子、化妝品之類的廣告郵件，而這些客戶一般不會瀏覽，而是直接歸為垃圾郵件或者計算機系統會自動幫其分類。因此，客戶會把詢盤郵件當作垃圾郵件直接刪除。
(二)外貿開發函的內容不能吸引客戶眼球
外貿開發函發送出去，但是開發函的內容卻不足以引起客戶的興趣。外貿開發信的內容很長，而且不達意，不新穎，難以吸引客戶眼球。在內容方面處理得不夠新穎：
Dear Siror Madam，
Thank you for spendingtimeto read my letter．Our company is a manufacturer of inflatable with more than ten years’ experience．And we have established a stable relationship with the well-known companies at home and abroad．Enclosing are our catalogue ofproducts and the price list．
Looking forward to your trial order．
Your s sincerely．
(三) 客戶詢盤過後，函電回覆不得體
客戶詢盤，說明他對我們所提供的產品感興趣，否則也不會發來詢盤。然而，當進行詢盤迴復時，並不能很好地處理這一方面，回覆過於籠統，內容上千篇一律，和別的廠商無異。回覆得沒有自身的閃光之處，不能吸引客戶眼球，此外詢盤中涉及的樣品問題處理也不是很到位。一次，客戶發來郵件對其公司產品保齡球鞋進行詢價並要求寄樣，僅僅籠統地答覆客戶，處理得不是很到位。這樣，根本就不能突出自己的優點，客戶詢盤後，就不可能有下文。
(四)外貿函電中的間接言語行為和禮貌處理不當
在外貌函電中，間接語言和禮貌的處理是非常重要的，一旦處理不好就可能丟失一個潛在客戶，因此需要業務員格外注意。然而在很多情況下，函電所傳達的信息和禮貌是不一致的， 即函電所傳達的內容本質上是不禮貌的，如果外貿業務員直言不諱的表達他們自己的想法的話，就會使得對方難以接受。例如，在拒絕對方要求時，為了不使對方難堪，或者最大限度地減少有損於對方的表達，回覆函電要儘可能地間接表達拒絕，使收信人在遭受拒絕的同時感到尊重，降低對收信人“面子”的威脅程度，甚至在一定程度上對收信人的“面子”有“益”。
針對上述問題，從以下幾個方面提出解決方案：
(一)使外貿開發函能夠輸送到客戶郵箱
首先，如果目標客戶群分佈在美洲或者歐洲，那麼就使用美國或是歐洲的服務器郵箱，或者也申請如@mail．com，@gmail．corn，@hotmail．com等免費郵箱。或是鎖定目標地區，搜索當地流行的郵箱，然後申請使用，這樣一來，就可以成功避免外貿開發信被屏蔽問題，不用擔心目標客戶沒有瀏覽內容了。
其次，在搜索客戶、零售商時，經常會發現他們的郵箱不止一個，那麼我們就得確定一下發送郵件至客戶的哪一個郵箱，能確定客戶能夠瀏覽到，然後通過這個郵箱發送。最後，出口商可採用電子刊物的方式，經用戶的勾選許可後，發送指定的網絡營銷信息，而且這種方式也可以使客戶成功的瀏覽到外貿開發信的內容，吸引客戶的詢盤率。這種許可營銷既可取得信任感，又可建立良好的客戶關係及公司內部的資料庫。
(二)外貿開發函內容的處理
外貿開發函內容要重點突出，讓客戶明瞭你可以向他提供什麼樣的產品，你的產品有何不同，產品好在哪裡等等。如何處理好外貿開發函的內容?可以從以下幾個方面入手：
第一，要注意稱謂，而不是一味的Dear Sir or Madam如果已經得知貴方的姓名，就可以直接稱呼，不要拉遠距離，像是DearDavid這樣稱呼，這樣有親和力，不會讓人覺得這是廣泛的垃圾郵件。
第二，注意頁面簡潔一點，給客戶一個清新的感覺。
第三，在開場白中，不要長篇累牘的介紹自己的公司，因為客戶每天都收到成千上萬的開發函，都是一個格式， 時間長了難免有視覺疲勞，所以開發函要新穎，使客戶有眼前一亮的感覺，這樣更容易吸引對對方的眼球。然而外貿開發是個持久的過程，讓對方見到你的第一封開發信立即下訂單也許有難度，但至少要讓對方有興趣與你先掛上鉤，讓對方允許你不斷給對方提供有用的商業信息。以下的模式值得借鑑： “前後”鮮明對比式的增強案例： “Once difficult，now easy．” “以前很難，現在很容易了”例如： Having a piece ofinflatable at a slow price with good quality．一Once Dificult，Now Easy．這個簡潔有力的短句告訴了客戶：現如今擁有一件物美價廉充氣模型已不是難事了。
第四，表明你的真誠態度，如： “真誠的希望能夠建立友好合作的關係。” “貴方的及時回覆將會推動其順利發展。”這樣的話，顯示出態度的真誠，留給客戶一個良好的印象。
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