如今，越來越多的企業發現與遍佈全球的員工保持聯繫變得越來越困難，採用協作工具變得越來越重要。儘管有許多協作工具可以做到這一點，但要使所有員工參與進來並朝著同一個方向發展，需要計劃和毅力。
無論是在網上銷售商品的零售商，還是希望賦予一線員工更多權力的企業，有一個主題在業務發展中越來越普遍：數字平臺現在是成功的基礎，而其成功取決於可以隨時隨地進行實時協作的員工。
由於企業員工分佈廣泛，勞動力流動性更大，近年來許多企業不得不迅速轉變方向，以保持競爭力。這項工作的關鍵是使用最新的溝通和協作工具有效共享信息和想法的能力。諸如Slack之類的實時消息傳遞應用程序，諸如Skype for Business之類的視頻會議應用程序，以及諸如Dropbox之類的在線文件共享應用程序的興起，為企業提供了許多可用來支撐業務發展和連通性的工具。
尤其是，越來越多地採用基於團隊的協作軟件和改進的業務流程已幫助企業業務變得更加敏捷。
調研機構IDC公司研究總監Wayne Kurtzman說：“採用團隊協作應用程序的公司報告稱，它們顯著提高了團隊和個人生產力，加快了上市時間，並更快地實施了項目。”
但是，讓員工朝著同一方向行進，甚至使用相同的軟件做到這一點，這並不容易。企業高管充分意識到了現代數字工具對支持其員工隊伍的重要性，因此發現這些工具需要與員工在辦公室外所依賴的應用程序和設備相匹配。
更好的網絡連接意味著更聰明、更敬業的員工
Kurtzman說，“現在消費者希望通過快速就能購買和退貨。當這些消費者工作的時候，他們期望獲得同樣的協作、交流和完成工作的便利，就像他們在家裡、在社區或家庭工作時一樣。”
研究機構德勤公司的一份調查報告表明，近80%的企業高管認為員工體驗同樣重要，但只有22%的高管稱自己的公司為員工創造了良好的工作環境。
這種差距表明，隨著企業在數字環境中尋找合適的工具來保持員工的生產力和幸福感，它們正越來越多地投入到工作中。
這樣做對吸引和留住企業員工都至關重要。Kurtzman說，“畢竟，為什麼他們比在家工作更容易進行協作?在工作場所之外獲得相同的溝通、協作和完成工作的能力是有意義的。”
Gartner公司副總裁Jeffrey Mann在最近的一份研究報告中表示，為員工提供的數字體驗應該與客戶的數字體驗相匹配。
Mann寫道：“員工經驗常常是業務和應用程序領導者的事後想法。他們忽略了從營銷和客戶關係管理中獲得的有關客戶體驗的經驗證的課程與員工的相關性。用來創造滿意客戶的許多相同技術都可以用來鼓勵富有成效的員工。”
例如住宅和設施服務提供商Valet Living公司採用Facebook的Workplace企業社交網絡，現在用於連接分佈在美國40個州的6,000名員工(其中90%為兼職)。其部署幫助更快地讓新員工熟悉業務。
Valet Living公司首席人事官Henry Toledo說，“可以理解的是，在我們採用在線協作工具之前，以一致而徹底的方式招募員工非常困難。”
他表示，“員工可以通過他們在個人生活中已經熟悉的平臺來獲得相關的培訓材料。我們知道，為員工提供成功所需的技能，併為我們的客戶提供一致的體驗至關重要，因此，我們創建了培訓資源庫，其中包括在線培訓數據庫Valet U，為所有新員工提供了機會。”
他指出，使用數字協作工具連接分散的勞動力的能力，從而帶來了切實的業務收益，並減少了員工流動。
他說：“隨著我們在整個組織內的合作日益加強，我們注意到，聯繫性與採用協作工具服務的員工保留率穩步上升之間存在著直接的關聯。我們看到，自一年前推出Workplace以來，員工保留率增加了20%，這證明了我們有能力避免員工跳槽。”
Weight Watchers公司企業傳播高級副總裁Stacie Sherer發現，該公司在2018年向全球18000名員工推廣Workplace有助於內部知識共享。
Sherer說，“我們曾經遇到的最大的問題或挑戰之一就是我們如何將所有員工組織在一起工作?我們如何打破不同地理位置之間的孤島，以及如何打破企業總部與所有外地員工之間的孤島?他們可能每週只工作幾個小時，但希望感受更多的事物。”
她表示，員工對此舉表示讚賞。她說，“一位員工表示，‘我感覺，我在其他國家或地區的同事的陪同下工作，我認為我非常瞭解他們，因為更好地建立了聯繫。’因為員工可以提供自己的個人資料，並且除了關注工作協作和溝通的所有小組以外，還有圍繞個人興趣的小組，因此將以其他方式認識其他同事。”
合作文化
現在，許多企業意識到需要改善協作以保持競爭力。毫不奇怪，在社交軟件和協作工具上的支出一直在增長。根據調研機構Gartner的調查，預計2023年將達到48億美元，這幾乎是2018年27億美元支出的兩倍。
波士頓諮詢集團對大約40個數字化轉型的調查發現，專注於文化變革作為其數字化轉型項目一部分的企業，其財務成功率(90%)比忽略文化的企業(17%)高得多。
例如，金融軟件供應商Intuit公司正利用其轉型努力更多地關注創新，而不是管理基礎設施。Intuit公司首席信息官Atticus Tysen表示：“數字化轉型既是一種思維方式，也是一種文化轉變，同時又是一種商業和技術轉變。”
該公司一直在使用Slack的工作流協作應用程序來促進員工之間的想法共享，無論他們身在何處。Tysen說，“Slack是我們通過近乎即時的信息傳遞將全球員工連接到不同地點的一種工具，同時也為志同道合的個人或團隊創造了一個不需要長時間開會或發送大量電子郵件就可以進行持續對話的領域。使用Slack，我們正在使思維方式和文化轉變找到更多的機會來大規模有效地工作。”
數據分析機構Splunk公司是Slack的另一個用戶，也有類似的經歷。
Splunk公司負責學習和發展的副總裁Fred McAmis說，“對於我們來說，Slack是真正開始改變溝通文化的希望。”
在部署應用程序之前，Splunk公司依靠各種不同的工具進行通信。他說：“在以往，我們的營銷部門採用一種工具，而產品和工程部門採用另一種工具。當新任首席技術官入職之後，他選擇了在工程部門採用Slack，它最初是一個試點項目，很快就在整個組織內推廣開來。如今，簡短而有針對性的即時消息可幫助團隊推進項目。Slack是實時的工具，而相比之下，電子郵件是非常正式的工具。”
改進的協作流程還有助於企業隨著業務規模的發展保持敏捷。McAmis說：“在Splunk，我們的員工基數逐年增長，這意味著必須保留企業員工的寶貴經驗。”
他說，職業發展的明確途徑可以幫助員工保持工作積極性。此外，還為企業的各個級別的員工提供了一個Slack渠道的領導力課程。
McAmis說：“雖然培訓是主要活動，但我認為學習會得到加強。因此，我們使用Slack來補充培訓內容，併為我們的員工保持聯繫，併為自己學習知識提供了一種方法。Slack使我們能夠快速共享知識，並創建知識數據庫。”
更大的推動力：面向一線員工的數字工具
近年來，數字化轉型的大部分焦點都集中在辦公室工作人員上。但是，企業軟件供應商現在為更廣泛的員工提供協作、通信和生產力工具，例如零售、製造和醫療保健行業人員。這些一線服務和任務工作者代表了許多組織的新興投資領域。
微軟公司尤其如此，自2018年底以來，該公司更加關注一線員工的工作環境。微軟公司負責現代職場垂直業務的公司副總裁Emma Williams表示：“全球大部分一線員工目前獲得技術服務嚴重不足。我們提供的是一種可定製的體驗，它真正關注的是基於其角色的移動優先的員工。”
微軟公司在其Teams協作工具中添加了大量新功能，以吸引一線員工使用。這些新增功能包括新的移動應用程序功能、與第三方調度應用程序的集成，以及員工“讚賞”工具。
總部在弗吉尼亞州的Ferguson公司是一家管道服務公司，該公司利用Teams成功地吸引了一線員工。該公司推出了Teams，並推動了向基於渠道的通信的轉變，這種方式有助於通過更快、更有效的信息共享改善客戶服務。
對於必須回答客戶問題，反覆檢查庫存並通常協助購買的展廳顧問而言，這一變化尤其重要。
Ferguson公司業務流程總監Tony Morris解釋說，“在以往，展廳顧問不得不打電話聯繫或親自到後臺倉庫去尋找實物產品，並問倉庫管理人，‘我在尋找這種產品;我們有嗎?’對於客戶而言，這並不是一個很好的體驗，這可能需要等待一些時間。”
藉助Teams通道，Ferguson公司的銷售人員現在可以使用他們的移動設備將信息請求快速發送至後臺，從而使他們能夠更好地關注客戶。Morris說，“他們可以繼續為客戶提供服務，但是可以通過Teams應用程序直接獲得反饋，因為他們可以將信息提供給客戶，而無需讓客戶等待更長的時間。”
這種變化可以帶來更高的效率、更敬業的員工以及更快樂的客戶。
儘管許多企業才開始為一線員工提供這樣的工具，但是隨著業務案例變得更加清晰，可能還會有更多的資金投入。
Kurtzman說：“我們正在開始讓每名員工成為知識工作者，這可以讓企業的協作運行得越高效，能夠將更多的想法付諸實施。”
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