2020年突如其來的疫情，給整個教培行業帶來了巨大的影響。線下培訓被緊急叫停，各地開學時間延遲，線下機構紛紛轉型線上。但對於晚託機構來說，轉型線上面臨著一系列的困難。疫情當下，他們又將如何有效應對呢？
為此，編者對晚託機構進行了深入的瞭解，本次疫情下，他們是如何轉型升級、有效應對的。
受訪晚託機構代表:文啟優思
分享者：文啟優思創始人周興天
文啟優思成立於2017年，是一家專注為精英家庭1-5年級小學生提供週中課後的高端託教，圍繞課業督導、習慣養成、情商教育、成長規劃等業務模塊提供私人管家式託教服務。目前在上海有16家直營校區，全國以及馬來西亞10餘家戰略合作機構。
先後獲得多輪融資，2018年12月獲得源道投資、北京高思教育、柏宏銳爾的A+輪融資。在此次疫情中，線下業務已全面暫停。作為高端晚託機構的代表，面對本次疫情，他們是如何做的呢？
周興天先生在接受採訪時表示，受疫情的影響，全國的線下培訓都已暫停業務。但是他從大年初一開始，就啟動了應急預案。從年前，到今天的20多天裡，他甚至一刻也沒有休息。
迅速調整組織架構
從2020年春節前的爆發情況來看，周興天先生預測本次疫情可能會持續2-3個月的時間。原有的組織架構必須調整，提高工作效率成為當務之急。為此，迅速召集人事開會，重新設定了公司的組織架構。
公共事業部
春節開始，至疫情恢復生產後2個月，保持存在。對於一些機構沒有獨立人手負責的，可由機構創始人自己負責。
要時刻關注政策動向，協調資源第一時間進行政策申報。
負責承擔所有合作方的維穩溝通。
負責隨時待命處理危機公關。
人事部
負責逐一核對員工的工作類型、所在地、返崗時間。
負責制定在線辦公流程，考核流程，務必做到讓每一位員工最大化發揮職能作用。
負責快速制定新規則的紅頭文件，並做公司制度、新KPI等好落地宣貫。
負責安撫疏通員工心情和狀態。
業務部
負責新業務在線陪讀“天天陪讀”的運營。
該部門下分市場組、銷售組、師資組、教務組；各組均彙總各校區的優秀人才，打散重組，由總部總監直接管理，縮小管理層級，降低溝通成本。
該部門主要負責增收，同時為已有用戶提供服務。
維穩部
每個校區抽出一個後端服務強的校長/主管，組成維穩部。
負責校區老學員的維穩，並且讓家長第一時間可以找到對接人。
維穩週期為一個月，一個月後進入業務部。
後勤部
負責提前籌備採購口罩、消毒水、空氣殺菌器等，提前做好復工準備。
負責採購在線陪讀的支架和轉換頭等。
財務部
負責做好各月份最差情況的財務預算。
負責及時給需要退費的家長進行退費。
應急產品部
負責開發上線新產品在線陪讀“天天陪讀”。
通過兼職平臺，威客網，找到其他互聯網公司的休假工程師，利用起來。
同時每個部門單獨設定了明確的對接人，部門間明確對接規則，盡最大化減少管理層級，採用在線辦公和在線會議形式，保持溝通暢通。
維穩
家長維穩：在疫情期間，會有很多家長有協同恐慌，可能會造成批量退費等問題，這都是可以理解的，對於晚託行業，是剛需服務業，只要我們第一時間積極和家長溝通，就可以最大化的緩解家長的焦慮心態。畢竟教培是可以頻繁更換的，而晚託擁有地理位置和熟悉度問題，是不適合更換的，早晚用得到。
員工維穩：在疫情期間，也會有很多員工有協同恐慌，需要逐一瞭解確認實際情況，尤其對於湖北省員工要給予定期的關注。針對返崗的員工，要把公司的處理措施講清楚，比如每天幾次測體溫、如何消毒、保障口罩供應等等。
有事做是最好的維穩：無論對於家長還是員工，要讓他們有參與度，這是最好的維穩。
我們快速上線的在線陪讀“天天陪讀”，從2月10號上線，一週轉化了線下25%的學生通過在線提供服務，這個比例還在擴大，預計月底可以達到60%。
接受在線陪讀的家長，便不存在退費隱患。對於員工也是這樣，提供多元化辦公方式，我們目前天天陪讀的老師，有60%是在家進行授課的，只要工作相對充實，員工的焦慮感也會大幅度降低。
如果無法開啟在線課程，哪怕微信群交作業，音頻講題，也是可以的，千萬不要閒下來。
盡力讓員工保持住薪水：一方面是維穩，一方面是我們做企業的責任。我們可以有一定薪水的下降調控（比如降薪到70%），目的是讓大家感受到疫情的協同受損，但是一定要有新的業績獎勵，可以讓他們通過在線辦公的績效維持住收入（30%績效）。
開源
要有開源的決心：很多創業者在這個特殊時期，會選擇等待，他們會認為快速的調整“勞民傷財”，一旦疫情恢復，還需要調整回來。
這點我的觀點不一樣，我認為，首先團隊能一起打一場逆風仗、硬仗、勝仗，是增加團隊凝聚力最重要的方式，遠遠超過我們天天喊的企業文化。
其次，任何事情都是非可控的，萬一持續時間過長，我們再來應對就來不及了。
一定要有增收點：確定疫情開始爆發後，團隊快速討論了一下，決定通過在線產品實現陪讀的功能，起名“天天陪讀”，並且把這個項目作為全公司唯一的開源增長點（業務開源點，一定要唯一，舉全公司之力）。
緊急的試用了目前市面上的所有授課系統，發現不匹配，所以快速的成立在線應急產品技術部，這個階段其他公司也無法開工，我們通過程序員客棧，聯繫了幾個其他互聯網公司的工程師，一起進入開發。
10天時間我們產品測試上線，2天后，正式為學生提供在線陪讀，目前報名超過300學員，預計3月底可以同時服務超過800學員。
目前該系統，免費提供給所有晚託同行使用。
政策補貼要關注：我們單獨成立了公共事務部，把所有針對疫情的扶持政策進行快速跟進，需要其他部門協調的，儘快確定最簡需求。這裡要注意幾點：
政策倒著看，從區到市、從市到國。一定最先看區級政策。
不要嫌棄政策小，這個階段每一分錢都值得去努力。
實際落地政策和發文的可能有出入，最好再到對應窗口諮詢一下。例如失業保障金，好像去年度離職員工來定的，但是有些地方，30人以下的企業，是按照是否離職超過20%定的，這個具體要再諮詢一下。
尋找房東源頭。我們很多在北上廣深做晚託的，租賃的房屋是國企，或者是二房東，但是房子所有權是國企，或者國有控股，都可以申請1-2個月的租金減免。這筆錢很重要。
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趁早不趁晚，所有政策申報都儘快遞交上去。
疫情結束後2個月，仍要緊密關注政策情況。
節流
人力成本控制
疫情期間，把員工分作三個類別：
可以到公司工作的，比如我們部分員工是上海本地人，可以對應時間正式辦公。
可以線上辦公的，例如外地不能回來的，以及回來後自我隔離沒有超過14天的。
無法在線辦公的（沒有網絡，這個目前非常少）。
針對可到崗，正常發放薪水，獎金按照新業務制定的KPI規則。
針對在線辦公的，薪水調整為70%，同時增設新業務KPI，基本保證常規工作可以賺回薪水的30%。
針對沒有網絡的，這類的極少數，國家規定返崗時間後，採用優先年假，結束後再將薪資調整為一定比例，這部分員工即不參與任何公司工作。
房租成本節流
針對國有房產：上述開源的部分已經簡單介紹了。
針對私有房產：溝通的順序為：
是否可以有一定的房租減免，如果房東能體諒我們的，會給予一定的減免，哪怕半個月也可以的。
是否可以延期減免，比如房租租了5年，合同調整為5年1個月，然後所有房租晚交1個月。
是否可以延期支付，比如3個月後再支付房租，每一次多支付1個月。或者3個月後再支付房租，把之前的一次補上。
如果一直溝通無果，等疫情結束後，可以考慮通過不可抗力影響，通過法律手段處理減免，但是這個不推薦，除非確實也不打算合同後續租了。
其他各項支出
之前，可能各部門擁有自己的財務預算，有一定金額的審批權，特殊時期，所有金額出賬全部由財務總監和CEO雙審批，能滯後支付的，儘量向後延期。這種方式也比較適合中小機構。
以上是文啟優思創始人周興天先生為晚託機構做的幾點建議。在這特殊時期，盯準現金流比什麼都重要。希望所有教培的同行，都能挺過這一關，陰雨過後一定會有彩虹的。
在本文中，提到的在線陪讀系統，可以免費開放給所有晚託同行。下面介紹下，產品設計的邏輯，有技術和開發能力的機構也可以參考。
在線陪讀系統完全針對陪讀模式設計的：
1. 支持1對多授課（可以拉任何一個學生互動）；
2. 支持1對多監管、1對1授課（老師和一個學生答疑，其他學生自己寫作業，看得到老師，聽不到聲音）；
3. 支持2個巡檢位（老師可以答疑的同時看管其他孩子）；
4. 支持視頻課、音頻課同步播放；
老師端原形設計圖如下：
學生端原型設計圖如下：
最後！重點說明：
1. 我們的老師和學生賬號都可以不用手機號，也是為了保護所有同行的客戶信息，大家可以放心使用！
2. 本系統只給晚託機構提供陪讀服務。
3. 我們不收取軟件費，用戶自己交音視頻、點播的帶寬費，約1個端（老師學生都算端）1小時2.2元。使用一天結一天錢，不搞預充。
4. 疫情結束就停止，以後不能繼續用。
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