你的電腦桌面是不是這個樣子，目前市場上有很多桌面的整理工具，簡單先說幾個桌面助手、火螢視頻桌面、騰訊桌面、獵豹桌面、、TurboLaunch、UPUPOOV2.1、酷點桌面、Fences、
2019年你是不是也被四象限壁紙分區法刷屏了，你是不是也用了這張圖呢？
如果你有下面幾個“壞習慣”，電腦裡的文件不亂才怪：
文件層級太深：比如說一個數據excel文件存放在“D盤-2020年-績效月報表”，這個目錄下，看上去一層一層很清晰對吧？但這樣除非你是處女座，否則會很快失去耐心，隨便一放就得了。
按文件類型歸類文件：windows操作系統默認的分類是：我的文檔、我的音樂、我的視頻……這樣按照文件類型歸類適合個人電腦，而不是工作電腦，工作電腦裡可能90%的文件都在“我的文檔”裡面，所以這樣分類就失去了意義
一個文件有多個版本：你要找一個“2020第一季度工作總結.doc”文件，通過文件搜索發現桌面有一個、D盤有一個、郵箱附件還有一個，那麼問題來了：到底哪一個才是最終版本呢？難道要比較最後修改日期？累死了！
很多文件都放在電腦桌面：從微信、郵件附件、QQ、釘釘，各種渠道收到的文件因為還不知道怎麼歸類，或者要進行下一步的處理，所以都放到桌面，可是突然電腦無法啟動了，技術支持部門的人說要格式化C盤重裝系統，這一下就悲劇了，因為桌面文件夾恰好就在C盤，崩潰ing。
看到這裡，我建議我們還是養成幾個整理電腦文件的好習慣，讓我們工作的時候心情更好一點，效率更高一點。
如果大家已經閱讀過芭芭拉·明託《金字塔原理》一定會記住16字原則，結論先行，以上統下，歸類分組，邏輯遞進。
今天我們的目標是如何快捷快速的找到我們的準確需要的文件，並將文件可以分類保存好，這裡面會重點應用歸類分組。
1、橫向分類，用MECE原則
橫向分類就像是明確一下每個抽屜放什麼樣的東西。建立一個有序的文件管理體系是非常有必要的。
- 如果你只有個位數的文件，那桌面就是一個很好的存放地點；
- 如果你有兩位數的文件，建立單層級的文件夾就是不錯的選擇；
- 如果你有大量項目文件需要管理，那你就需要規劃一個清晰的文件管理結構。
文件命名歸檔
文件命名基本作用在於辨識、區分、管理、定位：
- 辨識通過文件名稱可知文件的基本信息
- 區分區分此件與彼件
- 管理保證文件項目分類固定，易統計、無遺漏
- 定位可輕易定位到文件保存的位置
如何科學命名文件？
常用的文件命名方法為：文件夾名= 序列編號-文件夾名｛如：01-常用軟件、02-系統軟件｝、文件名=序列編號-文件名｛如：01-演講比賽、02-培訓課件｝
但如律師、文案工作者等日常生活中會接觸到大量文檔的人群來說，單層級的文件命名已不適用。
多層級的文件命名方法為：時間-所屬項目名稱-文件名稱關鍵詞-相關人員｛ 如：2020-健康打卡表-滿14天-張三｝
完成文件命名後，根據自己的分類習慣歸檔進相應文件夾：
MECE，這是芭芭拉·名託在《金字塔原理》這本書裡提到的分類原則：
MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互獨立，完全窮盡”。 也就是對於一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，並解決問題的方法。
比如對這個世界上的人進行分類：
- 無重複，有遺漏：老年人+中年人+青年人，遺漏了小孩、嬰兒等
- 有遺漏，有重複：成年人+男人，遺漏了小女孩，而且成年人中包含了男人
- 有遺漏，有重複：男性+女性+小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩
- 無遺漏，無重複：男性+女性
你可以試著用筆紙先對文件夾進行分類，然後再開始整理
2、縱向搜索，用Everything工具
縱向搜索就像是你出門時從放褲子的抽屜拿出褲子，從放衣服的抽屜拿出衣服。
給大家推薦一個搜索文件的利器：Everything（windows下使用，MAC下用不著），它的特點是：
搜索速度快到嚇尿
快速下載安裝，不到500k
感覺不到存在，佔用系統資源小
新文件也能實時搜索到
Everything還做不到對文件內容的搜索。
所以你可以想象這樣的場景，當你需要：
硬盤空間不夠，查找比較大的垃圾文件刪除，那麼直接搜索文件大小大於多少MB的就立刻出現
只大概記著文件名，everything可以模糊查詢，找電影、找程序、找文檔，都行，不用大概一層一層的文件夾
經常需要找某些文件，比如“工作總結”，可以在everything建立一個書籤，下次直接點開這個書籤就能找到這些文件
而且，更重要的是，它是免費的！而且這個還可以驗證你的MECE是否成立。
3、建立行動導向的桌面文件夾，桌面快捷文件儘量不超過5個。
那麼，電腦桌面要放些什麼？那些QQ、微信、釘釘、郵件裡的臨時文件存放到哪？
每一個文件的背後實際上就代表著一件待辦事項，比如說年度目標計劃表，其實代表著我們一年最重要的目標，和每個月每個季度最需要做的事情，所以我建議在將桌面建立三個文件夾，你可以看到這三個文件夾都是以行動為導向的：
- inbox：各個渠道來的臨時文件，或者需要處理還未處理的文件，都放到inbox文件夾裡，每天下班前清理一次這個文件夾，當開始著手處理這件事時，就挪到“進行中”文件夾
- 進行中：正在修改、正在回覆、等待別人反饋結果的文件，都放在這個文件夾，搞定之後，就放入“歸檔”文件夾
- 歸檔快捷方式：這是一個快捷方式，通過它可以立刻打開你的“工作文件夾”，把解決掉的文件歸檔到相關目錄下。
結語
我們不是在整理文件，也不是整理桌面，是在整理心情。什麼叫做今日事今日畢，今日畢是以做好當天的工作總結第二天的工作計劃為標準，每天整理下自己的桌面，也可以及時的將當天答應未辦理的事情及時的加進第二天的工作計劃中。
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