申請過程中，除了硬件條件，在軟件因素中，申請文書對美國留學起到很關鍵的作用，也正是通過文書，來實現申請者這樣一個鮮活的個體，躍然於紙上，把自己介紹給對方，既要在文書中表現出自己的閃光點，也要避免浮誇，以及一些不該出現的內容，應避免出現的內容有：
一、中國化、感性化，情緒化，故事化
由於中國思維的模式，許多人用抒情方式來描寫自己，文中會充斥著過多的感性描寫，理性的思維太少。有人特別愛描述困難的經驗，其實這很冒險，除非這個困難對你有重大影響，闡明你到底戰勝了什麼、學到了什麼。但還是要謹記，即使選擇這麼寫，也不要過分描述整個困難的細節和經過。不要用做作、誇大的方式來爭取好 感，因為這很可能引起招生官的反感。還有一些學生喜歡過度談論個人如何與心理方面的疾病進行抗爭，如憂鬱症、厭食症、多動症等，這些其實很難把握的，因此最好不要提及。
二、難以兼顧個性化和大眾化的度
一方面是奇怪的創意寫作，“個性化”歪曲，留學申請文書要展現特殊的寫作技巧，為了脫穎而出，他們選擇把奇思妙想寫進文章，或寫得詩情畫意，或採用新穎的文體來寫，或在文書的開頭搞特殊，或使用第三人稱來寫，或在文中大量運用對話式寫法……以期用另類來吸引眼球。經驗證明，這些都是不妥當的，不但無法為自己的申請加分，而且很有可能犯了 招生官的大忌，嚴重影響自己的申請結果。同時，又容易大眾化，陳詞濫調，展示不出自己的特點，因為中國的教育模式本來就單一，你以為自己藝術、體育、學習各方面都很優秀，但寫出來仍避免不了大眾化、千篇一律。
好的表達方法能在一定程度上彌補這種不足。同一件事、同一個成長曆程，從不同的角度看可能會產生不同的效果。“橫看成嶺側成峰”，跳出事件的本身，反而更加容易看出這件事情深層次的 意義。學校要了解的正是你和你的個性，而不是某個事件或經歷，所以千萬不要用整篇文章來討論自己的成就。
三、抄襲化，標準化，認為羅列獎項就是好
受網絡或書籍的影響，許多學生的留學申請文書呈現出了抄襲化、標準化的特徵。其實，詞語和風格要體現出自己的味道，不要從書上、網絡上抄襲借用太標準的句子、詞彙，也不要抄襲成功申請者的詞句或是特殊的想法，這樣才可以避免在招生官審核時有似曾相識的感覺，並由此認定你是抄襲，從而造成無法彌補的後果。甚至，羅列獎項，吹噓自己，從中國人的角度出發，認為“有獎就是才”，於是很多學生習慣在申請文書中羅列獎項，大獎小獎全不放過。看似成就一大堆，卻易給人造成一種虛假浮誇的印象。事實上，中國的各種競賽實在太多，中國申請者中得獎的人多如牛毛，國外大學又不瞭解中國的各種比賽的權威性，況且學校多已表明，審核的標準不是以得獎的多少來定論。所以，沒有必要在留學申請文書中對所有獎項進行機械的羅列。
四、字體，格式，英文語法
首先，寫留學申請文書不要用奇特的字體。成文後，最好專業老師幫你把關語法和結構，給審核者閱讀時以方便，並留下一個好的印象。
其次，在行文上，儘量避免迂迴曲折，鋪墊過多。受國內一些負面文化習慣的影響，許多學生寫文章喜歡先鋪墊一番，再逐步揭開自己的面紗。然而，這對於美國人來說太囉嗦了，他們很難有耐心看完。鋪墊太多反而對錶達自己不利。把模糊的東西具體化，可以提高你的清晰度。
