平臺工具：Excel，勤哲Excel服務器
一 系統分析
工作狀況描述
1）費用計劃審批：各部門行政人員每月手工書寫部門費用計劃申請，部門主管簽字後，由財務主管審批。通過審批後的費用計劃，作為下月報銷費用的額度控制指標。
2）費用報銷：報銷人手工填寫報銷單後由部門主管簽字，如果超過當月費用計劃還需要財務主管簽字。財務會計負責核實是否超過費用計劃，是否經過財務主管簽字。
3）費用統計彙總：各部門每月月底統計本部門的的費用支出，通常以流水帳形式；財務部會計每月月底用EXCEL統計彙總各部門支出情況，打印後上報財務主管和公司經理。涉及的報表為《部門全年費用支出彙總表》《月度各部門費用匯總》《年度各部門費用匯總》
工作目標：
1）
同一數據，只錄入一次，自動進行統計彙總：目前不論是各部門自己的統計報表還是財務部的費用統計表，數據來源都是報銷單，但是每次做統計報表時，都需要根據報銷單的紙單據各自錄入數據。因此同一個數據需要被重複錄入、彙總、分析。希望通過建立費用管理系統，所有數據只輸入一次，所有的統計分析工作由系統來實現，將大大提高工作效率。
2）提高查詢信息的方便性：
目前各部門查看報銷信息是通過"網上鄰居"找到財務部的電腦，然後找到共享文件夾裡的每月費用統計，或者看本部門手工記錄的信息。
3）提高信息的及時性，加強費用控制：
由於目前各部門的費用信息都時到月底在統計，部門經理和財務部在審批費用報銷單時的不能快速準確的知道各項費用已經報銷金額，因此無法與本月費用計劃比較，不利於部門和公司的費用控制。建立系統後希望隨時能夠查看已報銷的情況
二 設計思路如下
擬建立以下報表，報表設計、填報、查閱權限列表如下：
三 管理臺設置 建立組織機構 （用"sa"的身份登錄"EXCEL服務器管理臺"，建立上述業務中涉及到的組織結構。 ） 1）維護全局公共信息：右鍵點擊"組織機構"——"全局公共信息"，錄入公司名稱和相關信息。 2）建立組織機構：右鍵點擊"組織機構"——"新建"——"組織機構" 建立角色 系統中的"角色"類似於實際工作中的崗位，建立方法：右鍵點擊"角色"——"新建"——"角色"。 建立用戶 建立方法：右鍵點擊"用戶"——"新建"——"用戶"，選擇用戶所在部門、擁有的角色，界面如下：
注意：系統已經預設了三個角色，分別為"Administrator""Report Designers""Report Owner",如果用戶需要設計報表，則必須授給其"Report Designers"的權限，如果需要將填寫或查閱的報表保存到本地，則必須授給其"Report Owner"的權限。考慮到各部門可能會自己設計本部門的報表，因此除系統管理員外，還授給財務會計、銷售內勤等人報表設計的權限。
設定的結果如下：
四 建立數據規範 費用報銷的原因很多，為了方便統計分析，將費用進行分類，共分為：差旅費、電話費、辦公費、複印費、報紙書刊費五大類，每月的費用計劃也是按類別分別訂計劃。因此要求單據錄入時，必須按照標準分類填寫，不能隨意輸入，否則影響統計結果的正確性。如："辦公費"和"辦公用品費"意思相同，但如果費用類別輸入了"辦公用品費"，則統計分析時就會缺少這條信息。 鑑於此，在費用報銷管理系統中，採用EXCEL服務器特有的"數據規範"，大大提高了數據錄入的準確性，同時錄入速度也提高了不少。 注意：數據規範中還有很多系統預設的信息，在定義報表模版時善加利用，可以大大提高錄入的方便性。 自動編號 ：每月的報銷單很多，EXCEL服務器自定義"自動編號"的功能能夠自動為每張單據編號，為報表查閱提供了方便。 數據類型 ：系統預設的數據類型在我們的系統中已經完全夠用，不需要添加新的內容。 報表模版設計 建立《部門月度費用計劃申請》模版 打開EXCEL，報表設計者王鵬登錄EXCEL服務器，菜單"報表設計"——"新建"，輸入報表編號，名稱，然後選擇可以填報和查閱的部門和角色.界面如下：
保存後，定義數據項：
所有黃顏色的單元格定義為"單一數據項"，所有藍顏色的單元格定義為重複數據項。定義數據項的過程中需要設定數據類型和數據規範。 上表中定義的內容如下： 定義單一數據項，完成後生成數據表"部門月度費用計劃申請_主表"
定義重複數據項（由於報表的格式大小確定，"類別"為有限單元格，所以定義重複數據項時選擇"不可擴展"），完成後生成數據表"部門月度費用計劃申請_明細表"
定義好後，右鍵"創建數據表"。 注意： 在定義數據項時適當的與管理臺設定好的數據規範匹配，可以大大減少錄入工作，如：填寫報表時"填報人"默認登錄的用戶姓名，"填報時間"默認當前服務器時間，"部門"默認當前用戶所在部門。 由於本報表的數據全部為原始數據，不需要從其它報表獲取數據，所以不需要建立表間公式。 模版創建完畢。 建立《部門月度費用計劃表》模版
此報表模版與上表的格式完全相同，數據項的定義也相同。
建立《費用報銷單》模版
所有黃顏色的單元格定義為"單一數據項"，所有藍顏色的單元格定義為重複數據項（以下報表不再做類似說明）。下面的三個簽字位置不需要定義，用於打印表單後手工簽字的位置。 表間公式： 本報表 "已報銷金額"來自於報銷後的《費用報銷單已報銷》，因此需要通過表間公式建立與《費用報銷單已報銷》數據的關係。表間公式如下：
本報表 "本月費用計劃"來自於經財務經理審批的《部門費用計劃表》，建立表間公式建如下：
建立《費用報銷單已報銷》模版 此報表模版與《費用報銷單》的格式完全相同，數據項的定義也相同，只是不需要定義表間公式。 建立《部門費用報銷統計臺帳》模版
本報表 的數據來自於報銷後的《費用報銷單已報銷》，建立表間公式如下：
提取中滿足下列條件的數據：
= 本報表.Sheet1:起始日期
並且 費用報銷單已報銷_主表2.報銷日期 <= 本報表.Sheet1:終止日期
並且 本報表.Sheet1:統計部門 = 費用報銷單已報銷_主表2.報銷部門>
按以下方式填入目的報表：
費用報銷單已報銷_主表2.報銷日期---->部門費用報銷清單_明細.報銷日期
費用報銷單已報銷_主表2.制單人---->部門費用報銷清單_明細.報銷人
費用報銷單已報銷_明細2.費用類別---->部門費用報銷清單_明細.費用類別
費用報銷單已報銷_明細2.金額---->部門費用報銷清單_明細.金額
費用報銷單已報銷_明細2.用途說明---->部門費用報銷清單_明細.用途說明
報表中"費用合計"、"差旅費合計"等是通過EXCEL本身的公式計算得出的數據，不需要建立表間公式，也不需要定義數據項。
注意：本報表中，由於無法預測通過表間公式取出的數據有多少行，因此在定義重複數據項時，選擇"下方可擴展"。
建立《部門各類費用年度支出表》模版
本報表 的數據來自於報銷後的《費用報銷單已報銷》，建立表間公式如下：
其他月份的公式與上圖近似，不再贅述。 注意： 本報表中，由於"費用類別"一列行數為有限行，而且最下面還有一行"合計"，因此在定義重複數據項時，選擇"下方不可擴展"。同時為了每次費用類別的順序保持不變，實現在建立模版時就填好"費用類別"。通過表間公式篩選出的數據就會按照此順序填寫。
