在職場中,“閉環思維”不僅僅說明了一個員工擁有完成任務的能力,還體現出“良好的合作意識”——這樣的員工會讓管理者、同事們覺得“靠譜”,能夠放心的將工作交給“他”,給“他”委以重任。
01 什麼是閉環思維
1.閉環思維的解讀
所謂“閉環思維”指的是:別人發起的工作或活動,在一定的時間內,無論執行者完成的效果如何,都要認真、負責的反饋給發起人,而且任何工作和事情都要貫徹這一思維。
2.閉環思維的來源
“閉環思維”來源於美國質量管理專家休哈特博士提出的“PDCA循環”。“PDCA循環”將管理分為四個階段:
P (plan) 計劃:目標與方針的確定,以及活動規劃的制定。
D (Do) 執行:根據掌握的信息,設計方法、方案以及計劃佈局等等;再根據設計與佈局,進行運作,實現計劃裡的內容。
C (Check) 檢查:總結“執行”的結果,分析出哪些是正確的,哪些是錯誤的,從而明確效果,發現問題。
A (Act)處理:對上一步“總結的結果”進行處理。
對於仍未解決的問題,將提交給下一個“PDCA循環”去進行解決。
需要注意的是:這四個過程並不是運行一次就結束的,而是應該週而復始的進行——一個循環完成,解決了一些問題,而沒有解決的問題將進入下一個循環,如此階梯式的上升。
3.閉環思維的要點
從本質上講,“閉環思維”不僅僅強調的是“責任心”,更重要的是強調“團隊的配合”。對於員工來說,做好閉環思維的要點就是:“反饋”。做好反饋需要注意以下兩個方面:
1> 在約定的時間內給予反饋;
2> 通過及時溝通,做好“階段性”的反饋。
02 如何做到“閉環思維”
1.好員工的“閉環思維”
我們常常聽到管理者們抱怨,當跟進某項工作進展時,很多員工的回答是“忘了”或“等等,讓我想一下”諸如此類。
長此以往,做出這樣回答的員工就會被貼上“不靠譜”的標籤——究其原因是“他們”沒有具備“閉環思維”。好員工的“閉環思維”需要做到以下三點:
凡事有交代
件件有著落
事事有迴音
這就需要我們在腦海裡存在有始、有終、有回饋的思想。
2.“閉環思維”三步法
在職場中,我們要做到“閉環思維”可以通過以下三個步驟:
①在開始某項任務之前,我們最重要的是弄清任務的“關鍵”和“需求”。這可以讓我們明確:會遇到什麼問題,哪些可以優先,有什麼注意事項等等,從而形成“自我可控”的閉環思考。
②注意“閉環思維的要點”——做好溝通反饋。我們應該根據工作進度及時向“發起者”進行溝通、彙報、反饋,保證雙方都能夠在第一時間內知道各自手中任務的完成情況。
特別注意:若是因為困難無法按時完成任務,一定要及時進行溝通反饋,同時應該給出自己的解決方案或建議。
③在任務完成以後,我們要主動告知“發起者”或相關負責人完成的情況,視情況給出自己的經驗總結或改進建議。
通過上面的步驟,我們可以基本瞭解在職場中,如何做到“閉環思維”。
這時我們再來看看“PDCA循環”,我們把“循環”放到日常工作中解讀,C不僅僅包括Check(檢查),還包括Communicate(溝通)、Clean (清理)以及Control(控制)——閉環思維強調的是:
他人發起一項工作任務,無論我們完成的情況如何,最後都要“迴歸”到發起者。——對於任務來說,每次溝通反饋就是一次“檢查點”。
再次提醒大家:當我們接到一個任務時,一定要注意,我們不是一個人在完成任務,需要“迴歸閉環”。
3.讓“閉環思維”形成習慣
在職場中,“閉環思維”不僅僅說明了一個員工擁有完成任務的能力,還體現出“良好的合作意識”——這樣的員工會讓管理者、同事們覺得“靠譜”,能夠放心的將工作交給“他”,給“他”委以重任。
因此,我們要讓“閉環思維”形成習慣——正如亞里士多德的名言所說:“我們每個人都是由自己一再重複的行為所鑄造的。因而優秀不是一種行為,而是一種習慣。”
“PDCA循環”圖解
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