在代理政府采购项目时，很多采购代理机构采取的是分段式操作，即项目在开标之前与采购人沟通、编制招标文件等工作由一个部门或一部分人来完成；项目从开标开始后的工作则由另一个部门的工作人员来完成。
近日，有采购代理机构的项目负责人对笔者说："对于这种分段式操作机制，值得采购代理机构注意的是，负责后一阶段工作的人员应该熟悉招标文件的要求，否则就可能会面临尴尬。我们单位的小黄最近就遇到过一次。"
据该代理机构项目负责人介绍，这件事发生在一家事业单位办公大楼装饰工程项目的招标过程中。根据招标文件的规定，投标人在递交投标文件时，需要提交法人委托书。投标当天，A公司不知道是粗心还是对招标文件理解得不透彻，在递交投标文件时，他们并没有准备好法人委托书。
当采购代理机构负责收取投标文件的工作人员小黄要求其提交时，A公司的投标代表却表示，委托书封装在投标文件袋里了。小黄说，根据招标文件的规定，投标人在提交投标文件时必须递交法人委托书，否则他只能记录这个情况，A公司的投标文件也将被判作无效投标。"你们带复印件了吗？复印件也可以啊。招标文件没有规定非要原件。"为了帮助A公司的投标代表摆脱困境，小黄启发式地提醒说。
这时离投标截止时间只剩下不到10分钟。A公司的投标代表灵机一动，赶紧将投标文件副本袋拆开，拿着里面的文件跑出去找地方复印。也许是忙中出错，他回来时交给小黄的却是一张承诺函。
"对不起，因为着急弄错了！这两页紧挨在一起，复印的时候工作人员没有注意，我只顾着看时间，也没有注意到……"
小黄打断A公司代表的话说："这我可管不了，马上就要投标截止了，您自己想办法吧。"此时再去复印肯定来不及，A公司的投标代表聪明地将副本袋子里投标文件中的法人委托书撕下来递给了小黄。
"您的投标文件不完整，让我怎么收呀？"小黄无奈地说。A公司的投标代表却表示："投标文件正本、副本不一致时，就以正本为准啊，正本很完整的。"
小黄有些不高兴地对A公司的投标代表说："哪条法律有这样的规定？是您自作聪明吧。"A公司的投标代表顾不上接话，赶紧把刚拆开的投标文件副本重新封装后，与正本及其他文件一起交给了小黄，此时距离投标截止时间只有17秒。
忙完了这一切，A公司的投标代表才翻开招标文件对小黄说："您看，招标文件规定得很清楚，难道您不知道吗？"小黄没有参与招标文件编制，确实不知道其中有此规定，便只好尴尬地回应了一句："哦，我先忙了。"
最终，A公司中标了该项目。