7年職場Excel使用和培訓經驗,就推薦這3個技巧,讓你效率翻倍

要什麼Excel中能讓我欲罷不能的技巧,非分列和快速填充莫屬(Excel2013版及以上才有這個功能哦)。這兩個功能非常簡單實用,剛接觸時簡直有一種強烈的相見恨晚的感覺。

一、強大實用的分列

選項卡打開分列的方法如圖所示:

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選中一列中的數據,單擊數據選項卡,單擊分列即可調出文本分列嚮導(如下圖所示)。當然這個是最基本的技巧,我一般調用分列命令都是使用快捷鍵:Alt+A+E,下面我的演示一律使用快捷鍵調用分列。

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巧妙地根據要分列的字符串的特徵進行靈活設置我們就可以實現格式轉化、文本拆分提取等實用技巧。

1.如何統計圖中所有人的工資總額?

如下圖所示,圖中B列部分工資為文本格式,當我們求和統計時,這些文本型數字將不會被統計在內。那麼如何快速地統計所有人的工資總額呢?

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有人說,最最簡單的技巧就是點擊選取左上角的黃色圖標,選擇“轉化為數字”,然後再進行統計即可。另外一種技巧則是使用咱們的分列。如下圖所示:

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2.如何下圖中上面部分的文本轉為下面的效果圖?

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這裡首先使用分列將每個文本拆分開,然後通過選擇性粘貼中的轉置命令來實現下圖的記過。順便提一句:打開選擇性粘貼會話框的快捷鍵為Ctrl+Alt+V

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3.如何通過身份證號碼快速地得到一個人的出生日期?

Excel的分列實在是太強大了,我敢說再也找不出比這個方法更簡單操作更快的技巧了。請看下圖。

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關於分割線,單擊為添加,雙擊為刪除。

二、快到極致的Excel快速填充

快速填充號稱Excel中的AI,它能時時刻刻在揣摩用戶的意圖、模仿使用者的操作,是一個不可多得的好工具。其可以先文本拆分、文本合併以及文本重組等功能,遠遠強於Excel分列。分列能幹的事情,它都能幹,分列做不到的事情,它同樣更能幹。

調用快速填充的快捷鍵為:Ctrl+E。接下來的演示將只使用快捷鍵。快速填充使用的條件為:需要快速填充的列需在原始數據列的旁邊,且填充前一定要做好範例。

1.一鍵快速提取文本

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2.一鍵快速合併文本

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3.一鍵快速重組文本

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