有效溝通的目標和原則
什麼是有效溝通？就是我們在溝通時，需要達成溝通的四大目標：①被接收（被聽到或被讀到）②被理解③被接受④使對方採取行動（改變行為或態度），以及完成有效溝通的6C原則：清晰（clea）、積極（constructive）、簡潔（concise）、正確（correct）、禮貌（courteous）、完整（complete）。
這四個目標是依次遞增的，呈一個漏斗狀，越往後難度越大，得到的反饋越少，但是前面目標又是後面目標前提。
而6C原則既是要求又是方法，既期待溝通時達到這樣的效果，又希望溝通時可以利用上這些原則。
希望總是好的，但是實際上要完成有效溝通很困難。
有效溝通的主要障礙，其實是我們個人對文字意義詮釋的差別，具體而言有這幾個方面的原因：感受不同、妄下結論、刻板印象、缺乏興趣、缺乏知識、表達困難、情緒、個性。
而解決有效溝通的障礙時，第一條定律就是“三思而後行”，就是說溝通前一定要先思考再開口，也就是有效溝通是需要提前做好準備的。
溝通前，先自問以下五個方面的問題
一、原因（目的）
我為什麼要進行這個溝通？
我溝通的真正原因是什麼？
我希望在溝通之後對方會做什麼？
我的目的是什麼？告知、說服、影響、教育、同情、娛樂、建議、解釋還是刺激想法？
二、對象
誰是我的聽眾（聽者或讀者）？
他（們）是什麼樣的人？他（們）有什麼樣的個性、教育背景、年齡、地位？
他（們）對信息的內容可能會有什麼樣的反應？
他（們）對信息的主題已經瞭解多少？很多？不多？完全沒有？比我知道的多或少？
三、時間和地點
對方在哪裡接收我的信息？在辦公室，隨手就可以取得相關的數據；還是遠離相關的場所，所以我可能需要再提醒他們相關的事實？
我的信息處在整個事件的哪個環節？我在回答對方的問題嗎？這是對方第一次聽到這個主題或問題嗎？
我跟對方的關係如何？信息的主題是引起我們之間意見不和的原因嗎？整個氣氛是緊張還是和諧？
-
回答了上面這些問題後，要回答下面這幾個問題也會更容易，比起你直接跳到“我要說什麼？”更有幫助。
四、內容（主題）
我到底想說什麼？
我需要說什麼？
對方要知道什麼？
哪些信息我可以省略？
哪些信息我一定要包含？
五、方式（語氣和風格）
如何傳達我的信息？用文字，用圖片，還是兩者都用？用什麼樣的文字，什麼樣的圖片？
什麼溝通媒介最合適？書面還是口頭？電子郵件、便條還是一通電話？寫信（電子郵件或書面郵件）還是碰面會談？書面報告（通過網絡寄送或郵寄）還是口頭報告？
如何組織各項重點？是用演繹的方式（先提重點，然後說明/舉例/圖解），還是用歸納的方式（先說明/舉例/圖解，然後把重點歸納出來）？
如何達到預期的效果？我該採取什麼語氣，以到達目標？我應該採用或避免哪些字眼，以產生恰當的語氣？
這五個問題我們要牢記於心，在面對比較棘手的問題時，一定要先思考這五個問題，然後再開始計劃溝通的信息。
計劃溝通內容的七大步驟
步驟一：寫下目的
用一到兩個句子，把你希望達到的目的寫下來；然後把你寫的目的放在眼前，時刻提醒你不要離題。
步驟二：收集信息
先把你覺得需要提出的想法或重點全部寫下來，然後選擇重要的相關信息，捨棄不相關的信息，因此選擇信息時要先自問：
這跟我的信息真的有關係嗎？
我的聽眾真的需要這些信息，才能理解我的信息嗎？
這真的有助於我達到目的嗎？
步驟三：把信息分類
把各項信息按照類別重寫一次，加上標題；每個類別可以自成一段，寫好主題句；要記住，一個段落應該只有一個主要的想法，段落中的其他內容是用來支持這個想法的例子、細節、說明等。
步驟四：決定順序
把各個類別按照某種邏輯順序排列出來，內容排列順序的方式有：按照時間順序、按照空間順序、按照重要性、複雜性遞增法、熟悉度遞減法、按照因果關係、按照主題。
步驟五：製作大綱
把大綱清楚地寫在紙上。
步驟六：撰寫初稿
下筆寫初稿，不要擔心文筆的問題。
從對方的立場的角度來閱讀你的稿子，看看有沒有含糊不清、錯誤、用詞彆扭的地方，有沒有恰當的連接詞。
此外，在文字風格上，力求簡潔清晰。
變化句子的長度，不要讓句子過長。
一個段落，只表達一個主要的想法。
使用對方能夠理解的詞語。
避免不正式的口語說法。
省略贅字。
用簡短或常用的字眼代替冗長的單詞或詞組。
避免陳詞濫調。
避免重複同樣的單詞和詞組，儘量使用不同的表達。
用詞中肯，不要言過其實。
多用正面積極的說法，少用負面消極的說法。
總之一句話，要實現有效溝通，你必須提前做好周詳的準備，尤其書面報告或口頭報告時。
2018年第4周 1月23日 讀《《溝通聖經：聽說讀寫全方位溝通技巧（修訂第5版）》 （[英] 尼基·斯坦頓）
閱讀更多 責善 的文章
