乾貨!Word的表格處理技巧

一、表格的基本操作

點擊左上角十字選中整個表格。

錄入的時候最好是橫向錄入,按tab鍵跳到下一個單元格就行,到最末端也是tab鍵,enter鍵只能是多增加一個段落。

enter增加一行是需要光標在最後的單元格框線外的。

不太規則的表格想要移動單個框線時需要選中相鄰的兩個單元格,再進行拖拽,不然移動的就是一整條線。

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二、文本與表格之間的轉換

像下面的例子,稍微有一些規律的文字,可以直接轉換成表格。

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選中內容-點擊“插入”選項卡-“表格”-“文本轉換成表格”

彈出的窗口會自動識別分隔符號,上面例子是空格,其他符號可以自行輸入(注意中英文輸入法不同)。

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其實在錄入的時候就可以有意識的錄入文字,而不是先插入表格,或者使用Excel智能填充為規律,再導入Word轉換,會方便很多。

三、表格跨頁處理技巧

如果同一份表格用了很多頁,後面的需要固定表頭才更加方便查看,這時候就需要“重複標題行”。

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選中表頭,點擊“佈局”(是表格下的佈局選項卡),點擊“重複標題行”即可。

那如果表格有標題,想要標題也一起重複呢?

小技巧:在表格上方增加一行,合併單元格,輸入標題(根據要求選擇對齊方式~),然後把第一行的框線隱藏。

選中要重複的標題和表頭這兩行,再點擊“重複標題行”,好啦~假裝每一頁都有輸入標題!

還有一頁表格正好只多出一行的情況,難道要浪費一張紙只打印一行表格嗎?

兩個小技巧:

1. 調整表格行高

2. 移動標尺,調整整個紙張的上下邊距

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像下圖表格跨頁內容中斷的情況,打印下來讓人填寫時非常不方便,怎麼處理呢?

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運用段落格式

首先整個表格其實挺完整了,在調整時為了不使它變形,先選中整個表格-表格的“佈局”選項卡-自動調整-固定列寬

然後選中斷開的表格-“開始”選項卡-段落設置-勾選“與下段同列”和“段中不分頁”、取消勾選“孤行控制”

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四、Word簡單數據處理

雖然沒有Excel那麼智能,但一些簡單的運算Word還是可以做到的。

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上面的例子是計算平均值

選擇表格“佈局”-公式

默認為SUM求和公式,選擇AVERAGE為計算平均值,需要自己輸入括號內容,GIF例子是求上面的平均值,所以輸入的是ABOVE。

如果上方數據變化,右鍵“更新域”即可。

ABOVE:向上計算 BELOW:向下計算

LEFT:向左計算 RIGHT:向右計算

求和:SUM 平均值:AVERAGE求積:PRODUCT

再複雜一點的就沒必要用Word來處理了,太過麻煩,處理一些成績單等簡單計算就很方便。

Word不能像Excel那樣直接下拉快速填充數據,可以使用F4(重複上一步驟)來假裝快速填充,筆記本是Fn+F4(就是這麼機智)

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排序功能

表格“佈局”選項卡-排序

對話框有關鍵詞選擇,選擇需要排序的列或者行;後面的“類型”選擇有數字、拼音等,這裡有個“筆畫”選擇是Excel沒有的,因為Word文字處理功能更強大;再後面是按照升序還是降序排序。

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現在排序也排好了,就該

編號啦~

同樣的,還是不能像Excel一樣下拉次序填充,那有沒有想到稍微智能一點的“編號”功能(“開始”選項卡)?

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哎!這不對!一般編號沒有後面的小點點

解決方法:點擊編號下拉小三角-“定義新編號格式”,在“編號格式”欄刪掉小點點就搞定啦,

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注意:灰色區域的數字不能刪掉,因為是自動更新的域,刪掉就不能自動編號了。

五、題注與目錄

“引用”選項卡-插入題注

插入題注後的表格,順序調換,表格名稱順序不會改變,自動化排版中的重要一步

不想每次都手動插入,可以點擊“自動插入題注”,勾選“Word表格”

題註名稱可以點擊“新建標籤”修改,輸入需要的題注

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如果圖表特別多,需要插入表目錄

同樣“引用”選項卡-插入表目錄

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表格名稱更改,右鍵目錄“更新域”即可(與正文目錄同理)。

六、運用表格對齊

最常用的表格對齊就是甲方/乙方簽字型

這種就可以插入表格,然後選中整個表格,在“設計”選項卡下的邊框欄,選擇“無框線”。

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這樣我們在輸入內容的時候,後面的格式就不會亂了。

如果輸入的內容太多導致單元格變形,選中要固定的單元格或者表格,在“佈局”選項卡下,自動調整-固定列寬。

如果還需要固定行高,還是“佈局”選項卡,打開表格屬性-單元格-選項-取消勾選“自動換行”-勾選“適應文字”。

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這樣不管怎樣輸入文字都不會變形了。

輸入文字不會變形,那插入圖片變形怎麼辦?

還是選中表格-表格屬性-選項-取消勾選“自動重調尺寸以適應內容”。

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七、表格樣式

一般工作中需要的表格樣式顏色偏深色,特殊的樣式需要自己添加。

表格的樣式與文字不同,不能直接使用格式刷。

具體添加表格樣式,以論文中常用的“三線表”為例:

左上角全選表格-“設計”選項卡-點擊下拉小三角“新建表格樣式”

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出現對話框後,不建議直接修改,在“格式”的“邊框和底紋”修改(下面動圖較長~)

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上圖設置了兩次邊框和底紋,第一次是設置整個表格的上框線和下框線,第二次是在格式欄選擇了“標題行”,對標題行又單獨添加了一次。

之後需要運用特殊表格樣式就可以直接點擊運用了。

可能有的人添加了標題行的樣式,但卻不顯示,因為沒有勾選“標題行”,其他顯示同理。

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當然,剛剛添加的自定義只屬於本文檔,如果不想每次都重新添加,想要跨文檔使用的話,在創建樣式的時候勾選“基於該模板的新文檔”。

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或者,下面的騷操作可以把其他文檔裡的表格樣式引用進來。

先把“開發工具”找出來:右鍵上方灰色區域“自定義功能區”-勾選“開發工具”和“加載項”

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然後上方選項卡就會多出“開發工具”了,點擊“Word加載項”-“管理器”

在右側窗口“關閉文件”-“打開文件”,找到表格樣式所在的文件,點擊“複製”

(找不到文件是因為默認顯示Word模板文件,選擇顯示所有文件就可以找到啦~)

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把Word表格的內容整理了一下,基本上就這麼多啦!

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