碎片化信息正在爆炸
你有沒有常常面臨這樣的情況：
每天要接受和發送多份電子文檔，但常常需要找一份很久以前的文件，卻怎麼也找不到，浪費了大半天的時間；
每天接受大量的郵件，95%以上的郵件其實跟你沒多大關係，而且也用不到，你想清理卻擔心以後需要查閱，不清理卻又佔了郵箱的容量，偶爾真用到時，找起來也非常麻煩；
這就是典型的信息碎片化程度高的表現，其好處是，這些工具應用讓溝通越來越便利，壞處是各種信息越來越呈碎片化，正在快速聚集成爆炸狀態。
日本作家泉正人在《超級整理術》一書中，提到過：據研究，一個現代商務人士，一天中會接觸到大約 190 條信息；一年中花在找東西上的時間，大約是 150 小時。
如何在這個信息碎片化和爆炸化的時代，管理好他們，並保持有條理、高效、高質的工作，就變成了一個越來越有挑戰的事情，乃至課題。
為什麼碎片化的信息很重要？
要談這個話題，先弄清楚什麼是信息。
對於職場中的人而言，跟工作有關的一切資料，其實都是信息。
比如，上司交代的某個任務，與同事之間的一小段對話，下屬無意間提到的某種需求，如一篇文章，一段微博，朋友圈的一某個分享，工作間隙忽然冒出來的靈感，工作中需要的一份文檔，一個表格，一份方案，一張圖片，都是信息，都有價值。
因此，無論是在個人的成長需要的知識、學習中需要的技能說明，或者每次工作的執行的指示和指令，說穿了，其實都是對信息的處理。要麼是把信息作為執行對象，如寫方案，填表格；要麼是把信息作為輔助資料，如果數據、表格、鏈接資料等等；要麼是對工作有用，需要在某個環節將之補充進來，納入思考，比如某個靈感，一些注意要點，某些需求，等等。
但在實際工作中，許多人對信息的管理，其實是非常薄弱的。我見過很多這樣的情況：
這樣以來，就會導致日常工作中，大量的時間和精力，都耗費在了一些無意義的事情上面 —— 來回找信息，溝通，返工。
許多人的工作時間，就是這樣被一點點蠶食掉的，工作效率，也是這樣一點點被降低的。
因此，管理好信息，不丟漏、不重複、不拖拉、不偏題、及時、準確、高效、高質量回應和完成，就變得非常的重要和必要。
建立適合自己的工作信息流
前面提到的問題如何破呢？這就需要我們對信息進行管理。我將這個信息管理的運作過程，叫做工作信息流。也就是說，在工作中，我們需要建立一套適合自己的信息管理體系，我將之稱為工作信息流。
怎麼建立這個工作信息流呢？我認為可以分四步：
■匯流
我們每天接受的碎片化信息很多，多，就容易亂，亂就需要整理，要整理，就要收集它們，因此，不能將它們留在原處。我將這個收集、彙總整理的過程，命名為匯流。
任何一個信息，我們都不能當做一個單一的碎片處理，否則的話，效率就會太低下，而且容易形成盲點。
真正的問題還不在上面我所說的這種分散的溝通信息上，而在於如果你不處理他們，就讓兩三封郵件、幾次即時通、乃至現場的會議記錄、腦袋的想法、講電話記下的便利貼，全部都保持原樣，那工作當然越來越雜亂，效率越來越低下。而這還只不過是一件工作而已，一天中，你會有很多件類似這樣的工作！
那怎麼才能做到將各種不同媒介和工具上的溝通信息匯在同一處呢？方法是，建立一個匯流平臺，將他們匯聚在一個可以同時容納它們的地方來即可。
很簡單的方法是不是？但是，確實非常非常有幫助。自我接觸Onenote之後，我就一直貫徹執行這種簡單的方法，只是後來更換成了更方便、功能更強大可以跨平臺使用的有道筆記而已。
應用這種方法多年後，我自己實際體驗到的優點有幾個：
·很少因為不注意而漏掉某個碎片信息，從而導致工作斷層，或者某項重要的工作被耽誤；
·清楚知道哪些碎片信息比較重要或緊急，應該優先執行，哪些可以延後再弄，尤其是碎片很多時。
·同一個任務中不同地方出現新的信息碎片時，只要彙集到同一個地方就行，不需煩惱碎片越多越雜亂。
而適合這樣統整匯流工作碎片和信息的工具，不僅是我上面提到的兩種，還有像大名鼎鼎的印象筆記等等。只要你理解了匯流的重要性和方法之後，你完全可以根據自己的喜好來選用合適的工具。
■整合：
整合什麼呢？自然是整合任務。
在任何時候，都要記住，記錄信息不是為了記住信息而記錄，而是為了凝聚專題和任務而記錄，這樣，你就不必會將信息撒在各處。
我上面提到的匯流方式，是時候將各種信息匯流到一個筆記（項目任務）中來。但我們在實際工作中，可能不僅僅只跟蹤一個專題，有時候，需要跟蹤很多類似的專題。
實際上，讓我們在工作中，比較多出現的情況是，我們常常會錯失很多重要的“相關”碎片，導致我們的工作或者專題一直無法有效推進。
例如，很久之前，我想寫一本談成長的書。我搜集了一些素材，但是，寫著寫著，就卡主了，素材不夠，無法有效系統和快速推進。後來，我就有意識蒐集了一些素材和案例，素材是從閱讀中和實際工作時遇到的問題中提煉出來的，而案例就是工作中真正遇到的問題及解決思路和方案。我記得從寫第一個筆記是讀某篇文章有感，後來又寫了幾個案例用來給員工培訓寫的，後來，我想，這些案例和筆記其實可以一直寫下去，於是按照工作中常見的8個大類的問題，蒐集素材，陸續寫了60多個案例和筆記，前後的時間跨度有差不多三年的時間。在寫案例和筆記的時候，每個案例，其是都是一個碎片，但日積月累，按照大類匯流後，就形成了一定的主題，然後，我就發現，這些碎片整合後，其實可以寫一個本主題清晰的新書，於是，2015年元旦過後，我就開始動筆，在繁忙的工作之餘，很快就完成了近20萬字的《慢成長》。
■行動：
不是要看碎片，而是要看行動。
收集工作信息碎片，將其統一管理固然重要，但重要的其實不是收集，而是碎片信息被整合和收集到同一主題下之後的規劃和行動。
因此，在收集信息的同時，要保持相應的行動力。所以，任何一個人信息碎片進來的同時，要思考和對應“我應該採取什麼行動？”只有有了行動，工作信息才會如溪水一樣，潺潺流動，相應的專題推進也會自然而然順暢起來。
例如我在上篇文章（《怎樣列一份簡單、重點突出、易執行的待辦清單》）中提到的完成改善提案案例的工作碎片信息，重要的不是你的日工作計劃中有了這個信息，而是你用行動完成了改善提案的案例蒐集和整理工作，如此以來，早上出現在你的待辦事項清單中的這則碎片信息就不會再給你造成煩惱和困擾了，它只不過是個備忘而已。
因此，在蒐集和處理碎片信息的時候，切記，行動更重要，可以用行動去代替碎片，當你專注於行動的時候，其實不用再去管碎片信息，只在需要的時候確認一下即可。比如完成改善提案這件事，你只是需要確認一下，即可。
■排序
要做什麼，不做什麼，不是要分類，而是要排優先次序。
當我們完成以上三個步驟，把工作碎片匯聚成一個個行動方案後，不代表工作就完了，因為我們的目的不是在分類資料就完事，而是自己的工作信息流中，決定怎樣排出經過碎片整合後工項目的優先處理順序。
所以我們在蒐集、整合工作信息流的過程中，無論是使用有道筆記也對，還是印象筆記也好，都是依照行動的優先次序來分類的，在這個清單上，分類的目的除了整合不丟漏信息，還在於分解，我們從整合到筆記上的那一刻起，就要清楚，每天，每週，每月，自己要做什麼，要處理哪些信息和問題，而不是分門別類好了信息，卻沒有考慮到行動的計劃週期。那樣，就變成了本末倒置，跟不分類整合一樣。
今天的話題，就談到這裡，如果你對怎樣蒐集和整理信息感興趣的話，可以參看我之前寫的《如何才能高效高質量收集到自己需要的資料》，關於整理信息流的和使用有道筆記的心得體會和經驗技巧，我就在這裡不展開談了，待改天有機會，我專門寫一篇來談談這些話題。
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