人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。
1.職工檔案的重要性
考研、考公務員、出國、升學、結婚、生育等相關證明的辦理
部分地區考研、考公務員、出國、升學、結婚、生育等事情需要政府所屬人才市場開具相關證明，沒有檔案無法辦理這些證明。
檔案影響轉正定級和計算工齡，從而影響養老金的數額
有很多畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作的有關手續，幾年後仍是學生身份，從而影響轉正定級和工齡及退休金的計算。
導致幹部身份丟失
雖然國家的發展趨勢是取消幹部與工人的身份區別，國家的相關政府部門：勞動部（管工人的）和人事部（管幹部的）也已經合併，但目前大學畢業就有的幹部身份還是會在當公務員、進事業單位及戶口遷入北京、上海等大中型城市時，起到作用。也許檔案管理制度存在很多的不合理，把檔案存放在人才也需要不少的費用，用棄檔來作為對這一制度的反對也有合理的一面，但在畢業時花些時間，把這件事情處理好，會減少許多以後不必要的麻煩。
影響評職稱和工作調動
大學畢業後，學生檔案需要經過轉正定級後，才能成為幹部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金，等等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動，這時，既使有了當公務員或進入事業單位、國企的機會，也無法辦理相關手續。
養老金的領取
辦理養老金領取的時候，要經過檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務、社保受保時間等都是以個人檔案的記錄為依據的。如，退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額，等一系列有關事項。除了養老金外，其他社會保險，如領取失業金等，也與個人檔案相關。根據2010年出臺的相關文件，自2011年1月1日起，無檔案人員也可以以養老保險實際繳納年限來辦理退休手續，但辦理過程非常麻煩。
2.檔案關係能否認定勞動關係
根據《勞動法》相關規定：勞動合同就是確定勞動者與用人單位之間勞動關係存在狀態的重要依據。
勞動關係是勞動者與用人單位之間的權利和義務關係。只有一方提供勞動，一方支付勞動報酬，才能算形成了勞動關係。如勞動者在用人單位僅保管檔案，未在該用人單位工作，也未領取過勞動報酬，該勞動者與該用人單位僅存在檔案保管關係，不存在勞動關係。
3.職工檔案不在單位，單位要為他繳納社保嗎?
繳納社保的前提是以勞動關係的存在為必要條件的。即便人事檔案不在本單位保管，只要勞動者與用人單位存在勞動關係，勞動者就應該享受社會保險;也就是說，自勞動者在用人單位工作的第一天，即雙方建立勞動關係之日起，用人單位就應該為勞動者繳納社會保險費。
根據現行《勞動法》及相關法規、規章、政策的有關規定，如果職工檔案存在職介中心，用人單位無法為職工辦理繳納社會保險手續，用人單位可以以上一年度社會平均工資為基數，按用人單位應繳納的比例計算，一次性支付給職工。由職工個人到職介中心辦理繳納社會保險手續。
4.勞動關係解除後，需及時轉移職工檔案
用人單位在與職工解除勞動關係後，必須及時履行轉移職工檔案的義務。職工檔案隨其勞動關係轉移而轉移，由與之建立勞動關係的用人單位保管。
《企業職工檔案管理工作規定》第18條指出：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
《勞動合同法》第50條規定：用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，並在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關係轉移手續。
如果用人單位與勞動者解除或終止勞動關係時，不按規定轉移職工檔案，對勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。如職工因檔案轉移手續發生糾紛的，屬於勞動爭議，人民法院應依法受理。
5.失業期間檔案由誰保管
領取失業金期間，檔案由戶口所在地的人社局檔案管理部門保管。是在辦理失業保險金程序中由單位傳遞到人社局的。個人不得攜帶或保管檔案。
6.檔案丟失對退休有影響嗎?
可以辦理退休，但對領取養老保險金數額有一定影響。
《社會保險法》第16條規定：“參加基本養老保險的個人，達到法定退休年齡時累計繳費滿十五年的，按月領取基本養老金。”按照這一規定，按月領取基本養老金有兩個基本要素：達到法定退休年齡，累計繳費年限滿十五年。
檔案對這方面的影響主要體現在：在退休年齡方面，如果身份證與檔案記載的出生時間不一致的，目前社會保險行政部門主要以檔案的最早記載為準;在繳費年限方面，累計繳費年限包括視同繳費年限，而視同繳費年限主要就是根據檔案記載確定的。
檔案丟失會影響的內容包括：確定退休年齡、確定工齡、確定視同繳費年限等，這些內容都會影響計算養老保險金。如果檔案丟失，參保人員應按實際繳費年限辦理退休手續，核發養老保險待遇。
7.丟失檔案怎麼辦?
一旦檔案丟失，需要由原工作單位或原單位上級主管部門出具有關個人檔案丟失情況說明，或補辦檔案記錄，並交人社局審核。
《最高人民法院關於人事檔案被原單位丟失後當事人起訴原用人單位補辦人事檔案並賠償經濟損失是否受理的覆函》中指出，保存檔案的企事業單位，違反關於妥善保存檔案的法律規定，丟失他人檔案的，應當承擔相應的民事責任。檔案關係人起訴請求補辦檔案、賠償損失的，人民法院應當作為民事案件受理。
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