一個合格的項目經理應該如何規劃項目時間

一個合格項目經理必須要主動的管理自己的時間,合理安排自己的工作,下面給大家傳播一種時間規劃方法---四象限法。

所謂的“四象限法”,就是將工作按照重要程度和緊急程度兩個維度進行分類。我們找一張白紙,以緊急程度為縱軸,以重要程序為橫軸,在紙上劃上一個十字,將紙面分為四個象限,然後將當前所有要做的工作放到這個四個象限中。

一個典型的項目經理四象限圖如下所示:

一個合格的項目經理應該如何規劃項目時間

 (1)第一象限:重要緊急

這一類往往是火燒眉毛的事情,需要馬上去處理,否則項目會受到重大影響,比如客戶服務器崩潰。

 (2)第二象限:重要不緊急

這類事情一般是預防型的工作,例如制定項目計劃、團隊建設等,它們不需要你停下手上的工作馬上去做,但如果沒做好的話,可能就會導致產生項目危機。許多第一象限工作產生的原因,正是因為第二象限的工作沒有去做。

(3)第三象限:緊急不重要

這類事情雖然不重要,卻需要馬上去處理。一個典型的例子就是桌上的電話響了,你接還是不接?當然要接,因為你不知道是誰。接通後,發現是推銷保險的,你又不好意思立即掛掉,只好被對方折磨一番了。

 (4)第四象限:不緊急也不重要

這類事情看上去最不需要做了,例如上網偷菜、看新聞、寫博客等,但如果你在辦公室走上一圈,就會發現很多人正在幹著這些不需要乾的事情。

我們到底該怎樣安排四個象限的工作呢?對於一個普通的管理者,其工作的優先級一般是這樣的:第一象限>第四象限>第二角限>第三象限。可是,等做完了第一、四象限的工作,根本就沒有時間來人做第二象限的工作,於是項目到了後期項目經理只好四處救火。

管理大師彼德.德魯克十分推崇“時間管理四象限法”,並將其總結為“要事第一”的原則。根據這個原則,每個象限的工作處理策略是不一樣的。

 (1)重要緊急

優先級最高,需要儘快處理。很多人都玩過《植物大戰殭屍》的遊戲吧,那你一定知道“一大波殭屍正在逼近”的感覺,是的,你必須要馬上打死它們,不然它們就會衝進你的房子,吃掉你的大腦!

 (2)重要不緊急

這類事情看上去可以暫緩,但考慮到其重要性,應當與第一象限的工作並行去做。如果不及時去做,它們就會轉移到讓你頭疼的第一象限中去,或者在第一象限產生更多新的“殭屍”。所以,要在殭屍還沒有逼近的時候,就好防禦工事,並儘快打死它們,如果等到它們衝了過來,你還能不能保住大腦,就要看你的運氣了。

 (3)緊急不重要

它們就像是在你耳邊“嗡嗡嗡”地叫著的蒼蠅,你必須要花時間去趕走它們。這多少讓人有些無奈,但這些事情確實層出不窮。有些公司在實施緊急項目時,經常採用封閉式開發,這樣做的一個重要原因就是要回避那些緊急不重要的事情。很多管理專家建議我們在必要的時候勇敢說“不”,其實就是針對這類事情。如果實在無法說不,建議安排或委託其他人來做。

 (4)不緊急也不重要

如果不是時間充裕的話,建議不要去做。如果礙於人情的話,建議安排或委託其他人來做。它們就像一群在幾百米遠處飛的蒼蠅而已,你完全不必要放下手中的飯碗,舉起蒼蠅拍跑過去和它們決鬥。

因此,對於一個卓有成效的管理者,其優先級應該是這樣的:第一象限=第二象限>>第四角限。第三象限就像數學中的無窮小一樣,被捨棄了。


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