我們先來看看這些場景裡的問題：
1.領導找你談工作給予了很多指示，對領導而言，談完就結束了，他還有很多其他的事情要考慮和處理，對你而言，領導的指示是否記住了？是否理解準確？領導做出的承諾領導會不會忘記？如何把領導的指示轉達給相關的人呢？
2.兩個部門、兩個人協商一件事情，協商完畢後，雙方理解的是一個意思嗎？如何確保雙方一致會記得彼此的約定？
上面這些問題，如果你的答案是否定，或是模稜兩可，那麼很可能是因為你沒有養成良好的工作習慣。準確說，是沒有養成寫備忘錄的工作習慣。如果有備忘錄，上述這些問題都會迎刃而解。
拉卡拉董事長孫陶然先生在其新書《有效管理的5大兵法》中，針對備忘錄的作用，形象地做了詳盡闡述。
備忘錄在歐美，是非常標準的工作習慣，中國企業還不是應用得很廣泛。備忘錄簡單、有效，在日常工作中，起到記錄、確認、提醒的作用，將這三點做好，大部分溝通上的問題都能得到很好的解決。
第一點：記錄
大多數人的大腦裡面就像有一個一個的小隔間，大腦只用來思考那些必須他們去思考和處理的事情，任何事情他們一旦處理完成之後都會將之封裝在一個小隔間之中，然後把這個小隔間的門關上把這些事情忘掉，空出空間來思考下一個事情。
領導在做完指示後，會把和你對談的事情隔斷，然後去思考別的事情，這時候，你若不寫備忘錄，很可能領導對於自己和你的談話就忘記了，時間久了，你自己對於談話的內容也會漸漸模糊，最後查無對證。這是需要寫備忘錄的第一個原因。
第二點：確認
寫備忘錄，尤其是與上級談話之後的備忘錄，另外一個核心作用就是請上級確認你對談話的理解，並補充指示。把備忘錄提交給上級後，原則上上級會做出審定和修改再返回你。雖然上級的工作相當繁忙，不與你談話時基本上不會研究思考你的事情，但是剛剛與你談完話，面對你的備忘錄，思路一定是依然在你的事情上的，在審定你提交的備忘錄時就會發現你的理解歧義，或者主動補充一些談話時沒有闡述透徹的東西，可以更好地達成談話的目的。
執行最大的難題是對指令理解偏差，上級跟你說A，你理解成B，但上級不知道你理解成B，你也不知道他佈置的是A，你按照B去做......寫備忘錄，包括確認指令、及時報告等紀律都是為了確保上下理解一致的管理工具。最重要的是，上級和你都可以通過把備忘錄轉發的方式，讓相關人員瞭解事情的來龍去脈以及上級的指示。
第三點：提醒
每個人都很忙，我們一定要清楚，哪些事是自己的事，哪些事是別人的事，一個基本的原理是，自己的事必須自己盯著。別人不會幫你盯著你的事，你的事需要別人參與，要自己盯著、提醒、跟進。寫備忘錄可以提醒自己盯著自己的事，也可以提醒對方注意該注意的信息。
我越來越發現，分清楚事情的性質對於工作太重要了。很多人成為輸家就是因為沒有分清楚哪些事是自己的事哪些事是別人的事，結果把自己的事當作了別人的事，例如工作，工作是自己的事，不是領導的事，解決問題達成工作的目標是自己的事。領導和你的工作的關係只有三個：
第一，幫你把握方向和目標，這確實不是你能夠決定的；
第二，在你做不到的地方給你支持，作為你的增援部隊；
第三，幫你協調你協調不了的資源。
其他的事，都是你的事，很多人對於自己的工作，以為把思路提交領導之後就萬事大吉了，等著領導的反饋，如果領導不反饋自己也就認為工作結束了，這是非常錯誤的思路，就是沒有搞清楚達成自己的工作目標是自己的事，請示領導只是你做事過程中的一個環節，沒有人會把環節當作結果的，正如做菜需要加鹽，但不會有人因為沒有鹽就停止做菜等著捱餓的。
另一種是把別人的事當成了自己的事，例如那些喜歡八卦的人，天天把時間放在八卦上而影響了工作，就是把別人的事當成 了自己的事。當然工作中也有很多熱心腸，誰找他幫忙都熱心地跟著摻和，幫助別人做別人的事，而忽略了自己的事，這是非常錯誤的。一個組織固然要強調協同，但是協同之前是必須各就各位、各司其職，如果每個人都不做好自己的事天天講協同，組織會亂成一鍋粥；如果每個人都把自己的事做好同時講協同，組織的戰鬥力會倍增；如果每個人都只做好了自己的事不講協同，組織的戰鬥力依然強大，只是投入產出比會低一些。可見，最核心的，是做好自己的事，不要把別人的事當自己的事。
而寫備忘錄，就是盯自己的事的一種有效方法，因為我們假設別人不會把我們的事當作他們自己的事，所以如果我們不提醒、不盯著，他們就會忽略這些事，所以，我們要把雙方協商好的事情寫出書面的文字，發給對方“備忘”。
你看，如此簡單的一個動作，竟可以解決如此大的問題，所以說，提升自己的工作能力，往往不是僅靠聽取一些高屋建瓴的理論，而是要從一些簡單實際的小事做起。
拉卡拉董事長孫陶然先生正在喜馬拉雅親授《企業管理實戰兵法》，不繞彎子不雞湯，實戰好書推薦給你，一起來喜馬拉雅收聽吧！
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