今天要分享的，就是從實戰中總結出來的：能確切可行節省工作和學習時間的一些小竅門。
1. 建立專屬信息庫
我敢保證，你每天的日常工作和學習當中，一定有許多時間浪費在來回搜尋信息上面。
什麼信息呢？比如QQ裡和同事的某段對話、微信裡面領導的一段要求、郵件裡面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件等等。它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費時間，也常常影響心情。
如果你經常有這樣的困擾，那可以試試這個方法——建立一個專屬的信息庫。
無論是聊天記錄、郵件內容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產生的靈感，或者從網上看到的有價值的案例、知識，都可以往裡面一丟。需要的時候打開它，直接查找即可。
a. 用筆記軟件來建立信息庫
我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當然，為知筆記、有道雲筆記之類，也是可以的。在筆記軟件裡，按照你負責的項目，新建一個筆記本。然後所有跟這個項目相關的一切信息，都可以放進這個筆記本，再起一個易於辨認的名字即可。
比如，你和同事討論一個原型。他提了很多有意思的看法。聊完之後，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄複製出來，在筆記本里新建一頁筆記。命名為「06.19與XXX關於XX原型第二版的討論」即可。
或者，你是一名文案。那麼可以直接新建一頁筆記，把平時在網上搜集到的案例放進去，再寫上來源和自己的想法。當你沒有靈感的時候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創意參考。
更重要的，可以把所有的工作流程、規範，甚至是生活的備忘錄都放進去。比如「5號電池在門口第二個櫃子裡」、「充電器在臥室書架下面的箱子裡」、「身份證在衣櫃下面的抽屜第二層」等。
平時或許感覺不到，但在急需的時候，絕對可以為你節省大量的時間和精力。
b. 堅持平時的積累和記錄
建立信息庫，最好是設置為開機啟動，配合相應的插件和快速啟動方式。比如印象筆記的「剪藏」、Onenote的「新建快速筆記」。務求第一時間將信息記錄入筆記中。
為什麼要彙總一個唯一的入口呢？
因為這樣不但可以減少記憶的難度、節省我們的認知和記憶資源，而且可以使工作和學習變得簡潔高效。當你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內容時，你就可以更專注在手頭的事務上面。
2. 減少對工作的打斷
很多人為了節省時間，都會讓自己進行「多任務工作」。
比如像前文所說，同時開著一大堆網頁。這裡看一會、那裡看一會；做一下PPT、做一下EXCEL。以此來降低「我還有一項任務沒有開工」的焦慮感，讓自己沉浸在「所有任務都在同步進行」的美好感覺之中。
但是這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現。
記住一個最基本的原則：人類的大腦是沒法進行「多線程處理」的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。
所謂的「多任務工作」並不是真的「同時進行」，而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。也就是說，當你以為「同時處理兩項任務」時，實際上，你的大腦是這樣運作的：進入A的工作狀態-退出A的工作狀態-進入B的工作狀態-退出B的工作狀態……
循環往復。只是切換的時間太短，我們很難覺察到而已。
比如你寫一篇文章，先在腦子裡構思出幾個要點。這時一個新聞彈窗吸引了你。你點擊打開，看完一篇新聞。再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構思的結果麼？
恐怕不是那麼簡單了。因為它已經被我們從「工作記憶」中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。而當我們反覆打斷的時候，這些時間累積起來，其總量是相當可觀的。
所以工作時，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個小時以內不要打斷，不要同時處理任何其他的事情。如果有任何突發性的事務，比如要交一個報表、要回復一個郵件、回應一個同事等。
先用便籤紙記下來，也不要超過10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務告一段落，或者你感到疲倦了，再休息。按照便籤紙上面的內容去逐項處理。如果一定非打斷不可，比如突然有個會議要開。那就拿上便籤紙，先把剛才的工作進度和正在思考的內容，用關鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。
當回到原先工作的時候，這可以大大減少你進入狀態的時間。
3. 化整為零
生活中的碎片時間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行等等。這些時間，大家是怎麼利用的？
我想很多人都會選擇讀書、看公眾號；或者聽講座、公開課。這很對，當然也比發呆，什麼也不幹要好得多。
但是這仍然不是最好的利用方式。為什麼呢？因為絕大多數有價值的知識，並不是你在碎片時間裡可以掌握的。
它們往往很複雜，有著嚴格的推理過程和思考邏輯。你要完全代入作者的語境裡面，跟著他的思路、分析他的論證過程、記住他的結論。這個過程，很多時候都沒法在碎片時間裡完成，它往往需要一整段的大塊時間。
在碎片時間裡，你能學習到的，只是一些簡單的結論而已。
它們除了增加一些談資之外，並沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。那麼，對於碎片時間，最好的利用方式是什麼呢？
不是學習和吸收，而是思考。
一個行之有效的方法，是把工作、學習中遇到的問題，分解成一個個更小的問題。然後把它們列成清單隨身攜帶。利用碎片時間，進行思考和推導。在這個過程中，取得的任何進展和反饋都記下來。便於下一次繼續進行思考。
比如做一個PPT，你就可能會列出這些問題：
整個PPT的邏輯要怎麼呈現？
每一部分分別用多少P來講？
背景分析需要考慮哪些因素？
PEST每一點分別要怎麼寫？
市場分析要怎麼寫？
目標消費者具有怎樣的特點？
把這些問題做成清單，只要有空就拿出來思考。再及時把思考結果記下來，而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節省時間的方式。生活中很多看起來很聰明的人，其實並不是真的比我們聰明多少。
而是因為他們在生活中的每一秒，在別人發呆、放空、渾渾噩噩的時候，都時刻在腦中對各種情形進行思考、推演、分析，對各種路徑和結果早已爛熟於心。所以當需要的時候，就能夠非常快速地對各種情況進行判斷，作出最佳的決策。
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