進入21世紀以來，信息化快速而深刻地改變著整個世界，我們的思維方式、生活方式、學習方式、工作方式等正圍繞著現代信息化發展而悄然變化。高校自然也一直在變化中，只是目前的高校處於一個數據爆炸但信息缺乏的大數據時代。在這樣的背景之下，高校要如何有效地利用數據，構建完善的數據管理和決策支持機制？
在教育競爭日益激烈的當下，數據資源的管理和應用是高校取得競爭優勢的關鍵。不少意識到大數據威力的國外高校或和校外企業合作，或自行開發數據管理項目，積極分析應用各類教育教學數據，力求全面瞭解學校的教育教學質量和狀態。
根據美國大數據可視化公司Tableau官網發佈的《校園大數據：高校IT部的管理者如何開展高等教育分析工作》白皮書，當前高等教育的大數據分析與應用呈現四種趨勢：自主使用數據；節省數據採集到發佈的每個步驟的時間；靈活而安全的數據管理；以可視化理解數據的意義。下面以四所國外一流高校為例，對以上四種趨勢分別進行分析。
自主使用數據
經過多年的信息化建設，不少高校的信息技術從原來的簡單工具應用漸漸深度融入到教學、科研、管理與服務等各項活動中，高校對數據的自主運用能力也在逐步加強。其中華盛頓大學的數據的運用和管理堪稱典範。這所美國公立常春藤高校擁有超過50億的數據檔案，36個數據庫，7個多維數據集，製作了超過300份報告，以支撐數以千計的日常管理決策。龐大而複雜的信息系統既帶來決策的便利，也帶來巨大的管理挑戰，舊有的、維持基礎功能的報表工具並不足以駕馭如此龐大的數據力量。
華盛頓大學大數據架構師巴特·皮耶扎克表示：“我們IT部門在高校的主要工作只是將所有數據彙總、整合，然後將它製作成易被人讀懂的內容，隔一段時間再上傳到學校的公用平臺上。”巴特看到了高校自主使用數據的迫切需要，在他看來學校應加強數據上的多方協作。
“對我們學校來說‘協作’意味著很多不同的東西。我們有三個校區，七個醫療中心，我們希望能在整個學校體系內有途徑共享數據，推動和保持數據驅動文化的氛圍。我們希望學校關注的角色是能夠自給自足的分析師，而不是數據開發人員。我們還希望，大家能有能力使用工具，開始與數據互動。”巴特說。
為了彌補原有的基礎數據分析軟件的不足和擴大數據使用的範圍，2012年秋季，華盛頓大學啟動了UW Profiles項目。該項目旨在幫助學校管理者觀測、理解和利用學生數據，做出更好的管理決策。UW Profiles平臺由23個商業智能儀表盤組成，每學期的招生情況、每年的學位授予數量、學生學分課時、新生保有率和畢業率全都以可視化數據形式展現在平臺上。高校管理者還可以選擇校級、校區級、院級和系級層面的數據瀏覽，一目瞭然。
“規劃和預算辦公室負責創建儀表盤，我們IT部門則負責根據規劃和預算辦公室的想法實施和解決相關技術方案。這種情況與我們過去所做的完全不同。因為數據的使用者完全知道自己想要的是什麼，他們直接與數據互動並使用儀表盤，不再是我們IT部門做主導。”巴特表示。
節省時間
從軟件安裝、訪問和分析複雜數據、數據圖表儀表盤發佈到院校內部的共享，數據需要經歷從無到有、從碎片化到整合細分的全套過程。對高校來說，大數據真正有價值的不在於“大”，而在於數據使用的及時性，節省數據的工作流程時間相當重要。這意味著數據生產的每一步都需要“提速”，以保證高校管理者在適當的時間內參考數據、制定決策。
在美國印第安納大學，負責招生和錄取事宜的招生官們每年都要面對幾千份的入學申請和相應的錄取通知書發放工作，還要處理各種問卷調查和測試成績的統計，這些與數據相關的工作都需要在短時間內獲得答案。
“我的工作是進行數據監測和提出行動方案，幫助印第安納大學成為卓越的大學。在過去，通過數據發現趨勢需要耗費我們好幾個小時的時間，但現在這項工作變得相當容易，運用工具僅僅需要幾秒。”印第安納大學招生管理辦公室資深副主管布里奇特·米爾納說。
靈活而安全的數據管理
在大規模使用數據之前，高校管理者需要明確數據管理的三個重要前提：
※ 準確性。兩年前的舊數據並不能幫學校解決新學期所面臨的問題。數據信息的使用者需要明確，他們所用的數據是從可靠來源提取的最新版本，否則對數據的任何分析和可視化操作都是無用功。
※ 可獲取的程度。和數據分析者有權利接觸所有可獲得的數據相比，數據報告的閱讀者常常只能看到數據所提煉的表層結論，不一定被允許接觸支撐結論的基本數據。
※ 經過審核。高校的數據有一定程度的機密性。依據法律規定對誰接觸了數據以及接觸的程度如何進行全方位記錄非常重要。
作為世界一流的商學院，卡內基·梅隆大學泰珀商學院相當瞭解數據管理的這三大前提。該校重視基於量化模型的院校運作和決策制定，設計了一套適用於學院的靈活而安全的自主分析數據辦法。泰珀商學院行政財務部主任特德·柯倫表示：“作為高校財務和商業運作模塊的管理者，簡單而快速地瞭解各個專業、各職能部門和研究中心的運作情況，迅速找到偏離原計劃的不和諧之處相當重要。”
泰珀商學院的數據分析和部署辦法起源於該學院院長以擴張國際化、增強知名度和加深跨校區合作為目的的戰略願景。將學生隱私安全視為首要前提的情況下，泰珀商學院有能力在兩週時間內收集和整合多源數據中的關鍵信息，完成最終報告供院長使用。
“以安全的形式快速獲取學院任何地方的關鍵信息對我們來說價值巨大。我們的院長外出到世界各地都能快速拿到財務總結，任何時間想了解有關學院教職工和學生的最新數據都能快速實現。”特德說。
以可視化理解數據的意義
數據能否帶來價值併成為決策依據，關鍵取決於數據的可用性和高校的合理運用。通過可視化工具，原始數據的價值被解鎖，數據被轉換成適當的可視化圖表，隱藏在數據中的信息直接展現於人前。與傳統的表格和文檔相比，數據可視化讓數據更加客觀和有說服力，數據表現的形式也更多樣化。
得克薩斯大學奧斯汀分校為我們提供了一個可視化運用的經典案例。這所體量巨大的高校擁有超過52000名學生，11000名教職工，掌管著面積超過2000萬平方英尺的硬件設施。組織結構的龐大讓該校的運營部門分支眾多，包括人力資源、公共事業設備、項目管理、建築服務、設施服務和校內警察局等。隨著學校校區的持續擴張及更多建築的落地，運營部門迫切需要簡化業務流程和績效管理報告，以更好地控制學校每個領域的設施支出和預算。
“過去四年我們的預算每年收縮百分之二，但學校卻有越來越多的建築面積需要維護。”奧斯汀分校技術資源部門商業智能主管斯蒂芬妮·迪索說。
為了改革學校業務部門的彙報系統，奧斯汀分校決定利用數據可視化，設計和推進“建築成本模型”的使用，幫助學校精準定位高開支的建築，對涉及該建築的操作進行重點監控。通過建築成本模型，校內每個建築的支出和預算細節被詳細標註在地圖上，各部門管理者可以在地圖上直觀看到哪些設施支出最多，什麼樣的工作指令產生了這些費用，改進決策以更好地控制和節約成本。
結語
“這是最好的時代，這是最壞的時代，這是智慧的年代，這是愚蠢的年代。”進入21世紀以來，信息化快速而深刻地改變著整個世界，高校正處於一個數據爆炸但信息缺乏的大數據時代。教育部制定頒發的《教育信息化十年發展規劃（2011—2020年）》也把“推動信息技術與高等教育深度融合，創新人才培養模式”作為高校信息化當前的主要目標。海量數據為高校的管理與決策帶來挑戰也帶來機遇，如何有效利用數據，構建完善的數據管理和決策支持機制，是高校管理者亟待思考的問題。
國內不少高校在數據系統的建設上走在了前頭，例如浙江大學通過建設數據中心和數據集成平臺實現數據共享，優化資源配置；常熟理工學院建設高校綜合智能決策支持系統，提高高校管理決策水平；復旦大學建立了一個集信息服務、應用服務和綜合統計服務“三位一體”的“一站式”服務平臺。面對大數據的磅礴之勢，國內高校可以通過多種途徑加大對數據的處理和挖掘，科學地審視自身水平並發現不足，切勿坐擁數據寶山，卻只望山空嘆。
主要參考文獻：
Christine Carmichael. “Big Data on Campus: How IT Leaders Enable Higher Education Analytics.” Tableau Software. N.p., n.d. Web.
本文為麥可思專稿
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