工作中，最大的痛苦莫過於時間不夠用。
本職工作已然很多，為了進一步發展，你還得爭取更大的挑戰。想做、能做的事情很多，但總沒時間逐一實現，一天時間就這麼多，總不能不眠不休吧。
一味“瞎忙”，既傷身體又影響家庭，絕非上策。那該怎麼辦呢？就讓當代最具影響力的管理諮詢大師拉姆·查蘭為你答疑解惑吧。
常識君|有話說
正如做投資的人要看投資回報率，在工作時間總量有限的前提下，你要思考如何提高自己的時間回報率。
這樣你才不會陷入只顧埋頭拉車，無暇抬頭看路的困境，才能真正騰出時間精力，提升自己、提高業績，為今後的發展奠定紮實的基礎。
01
聚焦重點
很多高潛對自己的要求很高，想做的事很多，而且要做就得面面俱到，每件事都得精益求精。
這樣一來，由於做的事太多，分攤到每件事上的精力似乎總不太夠。
換個思路，你會發現，如果只聚焦在關鍵的幾件事上，自己的工作效率及工作成果都會大幅提升。
那麼，如何聚焦重點呢？
1.從工作目標出發，結合當前實際，分析判斷哪幾件事是決定成敗的關鍵。
這是非常重要的領導技能，必須堅持練習，不斷精進。
需要特別提醒的是，工作目標與工作重點並不是一回事。
1）工作目標是你希望達成的業績結果。
有時工作目標是你自己定的，有時是別人定好了交給你的，但無論目標是誰定的，你都要了解清楚，理解到位。
好的目標通常不是單一維度的，比如簡單地要求提高銷售或降低成本。
企業經營是一個整體，目標制定應當從全局出發，追求整體最優。
如果只是片面強調某個維度的快速提升，不僅會以偏概全，傷及整體，有時還會導致短期行為，甚至是投機取巧、弄虛作假。
2）工作重點是達成目標的路徑和步驟。
為達成目標，要做以及能做的事很多，你要結合企業內外部的情況，綜合分析，判斷什麼事是最重要的。
舉個例子：
假如你是通用汽車公司某業務部門的負責人，你的業績目標是，在未來3年將市場份額提高1%，運營成本下降3%，現金流增加5%。在很大程度上，業績目標的達成取決於與日本車企的競爭態勢。
如果日元持續大幅貶值，日本車的售價就會隨之顯著下降，日本車的市場競爭力就會大幅提升，就會極大地衝擊美國車的市場份額。
如此一來，通用汽車公司也難以倖免。鑑於這樣的行情預判，你應當如何破局？
也許調整產品結構是個辦法。哪些車型會受衝擊較大，則這類產品的市場份額目標可適當下調；哪些車型會受衝擊較小，仍然保持較好的利潤空間，則這類產品可加強推廣。
由此可見，基於日元大幅貶值的外部變化，你的工作重點應放在調整產品結構上。
把握工作重點，還要考慮時間維度，比如這個月、這個季度、今年以及未來3年分別要達成哪些目標？
尤其不能為了短期目標的達成，忽略了長期目標的工作。
換句話說，為了達成年度或3年的長期目標，現在需要啟動哪些準備工作？不積跬步無以至千里，要達成長期目標，現在就要開始行動。
2.把握工作重點，也是一個持續調整、不斷優化的過程。
不妨把要做的事列個清單，然後分分類，理理頭緒，想想哪些事可以交給其他人負責。
時常審視自己的工作清單，從中篩選出對自己工作目標達成最為緊要的工作重點。
既然是重點，數量就不能多，3～5項足矣。一旦明確，就要聚焦，就要持續跟進落實，這就是高效執行的核心。
3.把握自己的工作重點時，還要考慮領導的要求。
每個人都有領導，即便是企業的CEO，也要向董事會彙報。
有時，領導或其他人臨時交辦的緊急事務會佔據你的時間精力，讓你無法聚焦工作重點。這該怎麼辦呢？
你需要學會說不，尤其是那些極其耗費心力的事；
對於那些不能推掉的事，可以嘗試延長期限。要不然一查郵件、一接電話，就會迎來一堆事。
總之，你要時刻提醒自己，必須聚焦重點。
有時領導跟你想的不一樣，又該怎麼辦呢？
作為高潛，你有可能比領導對外部變化更為敏感，對內部情況更加了解，看問題更全面，學新知更主動，這些長處可能源於你過去的學習訓練，或是你現在的職責分工，或是你建立的人脈網絡。
- 如果你的領導也努力學習，快速成長，那還好；
- 但如果你的領導關注面相對較窄，只關心當期目標，那你就要特別注意，一定要跟領導處好關係。
絕不能因為自己在某些方面似乎比領導強而表現得沾沾自喜，更不能驕傲自滿；領導交辦的重點工作，你必須認真對待。
要知道，領導也有領導的業績目標，全力支持領導達成目標，是與之保持良好關係的基礎。
你可以嘗試逐步影響領導，但要把握好分寸，不能讓自己與領導的關係毀於一旦。
02
善用信息
現在是信息爆炸的時代。這對學習固然是件好事，但大量信息也會讓人應接不暇，出現信息過載，導致“信息疲勞綜合徵”。
你不能事無鉅細，樣樣關心。怎麼辦呢？
1.信息定製是個有效的辦法。
很多網站都有這樣的搜索及信息定製服務，只要輸入你關心的企業、行業、技術、市場等關鍵詞，這些網站就能定期把相關的重要信息發送給你，可以節省你很多時間。
我每天都會留出專門的時間，閱讀定製的要聞推送，邊讀邊把之後打算細讀的部分標註出來。
一天之中，總有很多碎片時間可以好好利用。路上堵車、飛機延誤，都是可以閱讀的好時光。
2.削減不必要的報告
日常工作中無疑會用到很多數據及信息。幾乎每家公司都有信息化管理，會生成很多業務指標、財務數據以及更為具體的過程管理信息。
這些數據及信息非常有用，能很好地說明工作進展的實際情況。
- 你需要具備很強的分析能力，能從中發現關鍵洞見；
- 還需要具備很強的溝通能力，能把分析結果清晰地呈現出來。
但林林總總的信息，也會讓人難以招架，不知從何入手。怎麼辦？
你要主動思考，哪些信息最重要；針對這些信息，彙報頻率怎樣合適？
有些關鍵信息也許不是公司信息系統自動生成的，這就需要你找到源頭，並設計好的記錄方式及呈現形式，數據也好，圖表也行，總之要便於今後的對比分析。
在日常管理中，很多公司有各種內部報告，在有些公司中，這樣的報告實在種類繁多，領導都讀不過來。
如果這樣，可否系統性地分析這些報告，看看哪些真的需要：
- 比如有些報告，寫好了幾乎沒人讀，能否考慮取消；
- 如果真的需要，多長時間出一份報告合適，比如某份週報，一個月也讀不了兩回，能否改成月報或者雙週報？
這樣一來，無論是寫報告的下屬，還是讀報告的領導，都能省出不少時間。
的確不是每份報告都有讀的必要。每當你收到新的報告，或者是要求下屬準備新的報告時，你都要想想，究竟是否必要。
不妨告訴寫報告的下屬：“這份報告，每月第一天給我。如果真的特別重要，我會告訴你。如果到某月某日，我還沒說，以後就不用寫了。”
3.避免被郵件“打成篩子”
有人把電子郵件戲稱為“工作中的AK-47（突擊步槍，槍身短小、射程較短，適合較近距離的戰鬥）”，稍不留神就會被其撂倒，打成篩子。
在戰場上，對AK-47必須謹慎小心；在工作中，電子郵件也必須嚴加防範，否則你就會哀嘆“時間都去哪兒了”。
有幾個小建議可供參考。比如：
1）每天工作的第一個小時，不查郵件，完全聚焦重點工作；
2）每天設定“無郵件時段”，不受打擾，專心工作；
3）設置郵件自動分類，涉及重要事項、重要項目的，優先處理。
該方法同樣適用於極具“殺傷力”的微信。
關於作者：拉姆·查蘭，全球著名的管理諮詢大師、暢銷書作家。過去35年中，為全球企業及其領導人提供常年的管理諮詢服務，包括通用電氣、KLM、美洲銀行、杜邦、諾華製藥、EMC、3M及Verizon等。與拉里·博西迪合著的《執行》曾在《紐約時報》暢銷書排行榜上高居榜首。
楊懿梅，拉姆·查蘭的中國業務負責人、全球唯一合夥人。近20年從業經驗的資深顧問，畢業於哈佛大學、清華大學，曾就職於麥肯錫、貝恩資本，目前在清華大學經濟管理學院兼職授課。
本文為“管理的常識”（ID:Guanlidechangshi）原創，摘自《高潛：個人加速成長與組織人才培養的大師智慧》，機械工業出版社出版，轉載請與我們取得授權。
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