大型會議的會務工作任務重、要求高、難度大，極為繁雜。如何做好大型會議會務工作，本文從以下五個方面談一些粗淺的思考：

一、提前謀劃，精心制定會議方案

會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應當注意以下幾個方面。一是周密細緻、程序規範。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務，明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關係，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，避免出現死角和盲區。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、後勤服務工作、安全保衛工作等內容。二是加強溝通，統籌協調。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會議規格高、影響大、議題重要，中央機關舉行的大型會議一般還邀請中央領導同志出席會議，具有重要的政治意義。為使會議效果達到有關要求，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、後勤服務、安全保衛等部門密切配合、相互協作的結果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。

二、把握細節，認真做好會前演練

一是對會議細節進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務和分工進行逐項推演，對可能出現的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務，並瞭解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務組織者應深入會場、住地，根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練，按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地佈置工作，即每一個會場提前一天佈置完畢，每一項活動提前一天部署到位；會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒；全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

三、熱情周到，搞好會議期間的組織服務

會議期間的服務可分為會場內服務和會場外服務，涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有熱情周到地做好服務工作，才能使場內外各個環節有機銜接。一是加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發送有關會議的信息，協調處理會議期間各項工作和突發事件，落實領導交辦的事項等。在大型會議中，大會總值班室一般為各住地會務服務工作的總協調部，各住地會務值班室為本住地發文、生活、安全以及與會議代表聯絡的聯繫機構，通過建立會議值班制度，暢通大會籌備機構、住地會務服務機構、會議代表之間的溝通聯繫，便於上傳下達、溝通聯繫和緊急事項的處理，使會議代表得到更加優質高效的服務。

四、改進會風，厲行勤儉節約

組織籌備大型會議，要嚴格貫徹落實中央八項規定精神，採取切實有效的措施改進會風。一是簡化會場佈置、節約會議用品。大會會場的主席臺要簡化綠植花草佈置，報告席、發言席不擺放鮮花，不掛歡迎標語、不設大型顯示屏；住地會場不擺放花草綠植、不鋪設地毯、不懸掛會標、不製作背景板。要加強會議用品的管理和循環利用，提高會議用品使用率，減少一次性用品，根據需要提供筆、本和紙張，切實降低會議成本。二是簡化迎送接待、嚴控會外活動。

五、善始善終，合理安排會後有關工作

一次成功的會議，不僅要有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會後有關工作。一是統籌做好會後服務。要注重統籌銜接，提前擬定大會閉幕後系列後續會議和活動的組織實施方案，做好組織協調工作。二是全面做好會後總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議，認真採納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。

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