公文的格式要素劃分為版頭、主體和版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的叫做版頭；首頁紅色分隔線以下、文末第一條黑色分隔線以上的內容叫做主體；第一條黑色分隔線以下到最後一條黑色分隔線就叫做版記。

一、版頭

版頭簡單來看就是一份文件第一頁文章主體上面的所有部分。包括了文件的份號、秘密程度和保密期限、緊急程度、發文機關的標誌、發文字號、簽發人和分隔線。

1.文件的份號。就是文件總共印多少份，現在這一份屬於第幾份了（有點繞口），比如，你這文件準備發10個單位，那編號的時候就是從1號編到10號，當然很多單位會編到11號，因為編號為1的文件普遍都是留存的文件。

份號，一般是用3號黑體阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。前面要編1位虛數0。比如這文件是要上報的文件，只需要印兩份，一份是給上級的，一份是自己留存的，那在文件份號上就是"01""02"。

2.秘密程度和保密期限。公文的秘密程度可以分為秘密、機密和絕密三種。秘密登記的確定主要是由發文機關依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體範圍的規定等確定。像很多文件發下來，可能沒有那麼正規的寫明保密的時限，這種情況按照現行的法規細則，絕密、機密、秘密分別可按３０年、２０年、１０年認定。

密級和保密期限，一般用3號黑體字頂格編排在版頭左上角"公文份號"之下。需要寫明保密時限的以"★"為分隔，前面寫密級，後面寫時限，時限的數字用阿拉伯數字。

3.緊急程度。對公文送達和辦理速度的要求，簡單來說就是文件說的這事急不急、有多急。所以，每個文件不一定有緊急程度。緊急公文分為"特急"、"急"兩種，也是3號黑體字頂格編排標註在版頭左上角"秘密等級"下。電報分別標註"特急"、"加急"。

（以上3個是順序：份號，份號下面是秘密程度，再下面是緊急程度）

4.發文機關的標誌。發文機關就是公文的作者，簡單說就是這個文件是誰發的。發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。可以單獨也可以聯合發文。聯合發文的時候注意就是把主辦單位排列在前。有以下三種方式：

（１）由發文機關全稱或規範化簡稱加"文件"兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱"大版頭"。比如，"XX省人民政府文件"、"XX省人事廳文件"。

（２）由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱"小版頭"。例如，"XX省人民政府（通知）"。

（３）印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

發文機關標誌上邊緣至版心上邊緣為35mm，一般使用小標宋體字，顏色是大紅色，這樣比較醒目。在製作版頭的時候就要注意這個35mm，我們調整段落間距的時候都是用一行多少磅調整的，這時候就要簡單算一下（1磅=0.3527mm,2.83磅=1 mm）。要實在不行，找一個上級下發的文件，用眼睛看著調整一下，誤差不很太大就行。

5.發文字號。

下行文的發文字號一般位於版頭與紅線之間的正中處，上行文的發文字號一般位於版頭與紅線之間的最左側。用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

6.簽發人。簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發佈的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發；二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。第一種情況一般是內部行文的時候用，不如起草一個文件，需要領導審定同意下。這裡指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側："簽發人：×××"。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

"簽發人"三個字一般用國標仿宋，後面那個人名一般是用國標楷體。都是3號字。

7.分隔線。分隔線就是把版頭和正文分開，看起來比較明顯。處在發文字號下面4mm，居中，與版心等寬，用紅色。

二、主體

公文的主體，又包含公文的標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附註、附件。

1.標題。用二號小標宋體字，不加黑，編排在紅色分隔線下空兩行的位置。標題短的話就排一行，長一點的可以分成兩行或者多行。原則就是看著好看順眼。這裡需要注意的是假如你要分行排布，對標題的斷句要斷好。固定的一些詞語還好說，一看就知道不能隨便斷開，像"關於XXX成立的請示"，就不能在"成立"中間斷吧。其他的就是看著長短合適、語氣不生硬就行。

2.主送機關。主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答覆的對方機關，就是這個文件是給誰的。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。一般用國標楷體3號字。

確定主送機關應注意：

（１）應根據本級的授權和職權規定，對下一級直接行文。他都不是你的下屬單位，就沒這個理直氣壯，只能是用函等一些形式，和人家商量著來。

（２）請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。

（３）批覆下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。

（４）普發公文，主送機關應寫規範化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為"各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位"。原則上就是先大後小、先基層後機關、先獨立的後直屬的等。

3.正文。就是公文的主體。這個沒有多少要說的，寫法千變萬化，但有一定套路；語言豐富至極，但不能自創詞語。相關格式調整可以看看之前我的內容。

4.附件說明。就是正文裡面沒說完，用附件作一個補充。在正文下空一行，首行再縮進兩個字符編排。

需要注意的就是附件後的內容不加"。"

要是多個附件，就依次編排。

5.發文機關署名、成文日期和印章。這裡面的道道比較多，有單一行文的機關署名、有多個聯合機關的署名、有領導的署名、有多個機關你先排誰的署名、有不加蓋印章的署名等等，總體上就是正文後空三行排布發文機關署名和成文日期。（要是有附件，也是空三行）。發文機關下面是成文日期，成文日期不編虛位，像"2018年10月1日"就不能編成"2018年10月01日"。印章蓋的時候，上不壓正文，下要騎年蓋月，一般距離正文一行。

6.附註。如果有附註，首行縮進兩個字符加圓括號編排在成文日期下一行。（軍隊的附註和國標的還不一樣，他們是成文日期下空一行編排附註）

7.附件。"附件"和"附件說明"是兩碼事。"附件說明"就是先給你說下後面還有內容。"附件"就是那個內容。

附件應當另面編排。（我也不知道你這個附件是在奇數頁還是在偶數頁，所以只能說是另面編排，反正就是不要有空頁）。編排在版記之前。用黑體3號字頂格編排在版心左上角第一行。附件裡面的標題居中排在第三行。這時候"附件"兩個字的後面不要加"："

注意的就是如果你編排多個附件，附件和附件的編號還有內容要與之前的附件說明對應起來。你不能附件說明的時候，你寫附件1是授課計劃、附件2是參訓人員，結果插入附件的時候，你寫成附件1是參訓人員、附件2是授課計劃。這樣就不對了。

三、版記

版記是由版記分隔線、主送機關、抄送機關、印發機關和印發日期組成。

需要提醒注意的是：

1.版記的最後一條分隔線要與公文最後一面的版心下邊緣重合。（做不到的就調整下空白地方的段落間距）

2.版記這塊的字體都是國標4號仿宋。

3."主送""抄送"字符後面要加"："，在之後是主送或者抄送的機關名稱，寫完後一定，一定，一定記得加"。"

4.印發日期不編虛位。後面再加上"印發"2字。

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