目前，工程所需要的施工機械規格相對固定，但品種較為複雜，且由於施工等級要求的不斷提高，施工單位原有的機械在數量和質量上，已經不能滿足大型工程的需求。
市場出租單位或出租個人的工程機械填補了施工單位的空白，加固了施工單位承攬工程的虛擬實力，增強了施工單位的施工能力。由於出租單位或個人管理比較單一，出租方的注意力全部集中投放在機械管理上，這對提高服務質量、增強施工現場機械管理、實行單機核算等起到了很好地促進作用，並減少了項目部機械管理的壓力。通過機械租賃可以提高工程質量，縮短工期，創造良好的經濟效益。
正是由於以上優越性，再加上出租方的安全承諾，致使施工負責人對租賃到的機械疏於管理。
一、外租機械管理存在的問題
1、事前準備不充分
施工項目在租賃機械前不做調研，各類綜合因素估計不足，計劃與實際存在偏差，高估或低估了工程難度，忽略了人為因素和客觀因素的影響，低估了不可抗拒的力量，在租賃方式和期限等選擇上不恰當，使租賃到的機械設備在施工中滿足不了工程需要，形成“大馬拉小車”或“小材大用”的局面，致使租賃費用增加或造成不必要的浪費。
2、合作過程不規範
施工項目部與出租方的合簽定定中缺乏準確性和嚴密性，風險意識不強，合同條款缺少事故防範的預見性，對待責任性問題的界定模稜兩可，表達方式含糊不清。施工項目部對租賃設備基本沒有做現場管理，在租賃機械進入指定場地後，項目部沒有科學合理地制訂或實施租賃設備現場管理辦法。在租賃機械施工過程中，施工項目部對出租方無監督，對操作人員無管控，忽視文字性的記錄，不能及早察覺安全隱患，現場管理沒有預見性的防範措施。
機械租賃人員為了為了利益，從第三方臨時處找來機手與機械，甚至還有一些機手的操作證據早已過期或沒有進行復審，而進行無證作業無證上崗，詢問特種作業操作證不是沒帶就是找不著了的情況，這對於工程來說都是相當大的安全隱患。
二、外租機械應具備的管理措施
施工項目部應當在事前做好調研，綜合瞭解租賃市場行情，精確評估並考慮各類不利因素，策劃好所需工程機械的總體配置，科學合理地制訂出完善有效的現場管理辦法，切實重視租賃設備的使用管理。
項目部在選擇出租方時，應當儘量避免與沒有履約能力、信譽差的出租方合作；儘量避免使用同一機型、但品牌過於混雜的機械隊伍；嚴格要求出租方操作手的相對固定性，項目部應把出租方操作手作為現場人員管理的一分子，要求其遵守項目各項規章制度，重視其各項業務的素質提高，必須杜絕出租方管機不管人的現象。項目部必須指定專人負責租賃機械的協調與監督，真正做到外租機械嚴格管控，防止租、管、用脫節。
項目部事前應當對即將進場機械的性能和狀況進行驗證與評估，保證進場設備符合工程要求，出租方根據項目施工計劃、工程進度以及質量要求，做好機械使用前的調試工作，並對租賃機械進行技術交底，提供全方位的服務和支持。
開工前，項目部要制訂機械設備的使用操作規程和安全操作目標責任書，簽訂外租機械安全協議，做到定人定機械定地點，建立設備的工作日記和技術檔案；對機械操作人員進行施工安全教育和管理，負責監督出租方對操作人員的管理，並監督其工作。
現場要留有機械合格證照片及機手身份證操作證資料，並蓋租賃單位紅章
施工過程中，施工管理人員應遵守機械管理的各項規定，採納機務人員的合理化建議，並儘量為機械使用創造有利條件，堅決避免違規指令、隨意指揮、胡亂調配等現象發生。出租方在未打招呼的前提下，絕不允許盲目對機械大拆大卸，更不允許設備帶“病”工作，或發生“拼”機械的現象
雙方所有人員，均應有風險防範意識。在機械使用中，應加強科學防範的預見性，不斷完善合理的預防措施，最大限度地迴避不可抗拒因素所造成的影響（如惡劣天氣、自然災害、意外事故等等）。要善於發現問題，及時處理問題，對影響工程施工的潛在因素進行有效合理的控制，把不安全因素及隱患及時消除在萌芽狀態。
目前正處於開工旺季，外租機械設備的使用會日益增多，外租機械的管理也要嚴格落實，要與機械租賃方建立監督與樂於被監督、檢查與樂於被檢查、管理與樂於被管理的良性關係。施工項目部對出租方苛刻的監督與檢查，是項目部提高經濟效益、降低施工成本、減少不必要風險的根本保證和有效途徑，也是幫助出租方消除事故隱患、提高工作效率、減少意外損失的最好辦法，是最佳的雙贏局面。
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