知乎上有一個特別有意思的話題，關於開會效率的。
“創業團隊裡大家都是在討論，可最後連最小的問題都沒解決，散會的時候說‘還是先照原來的做吧’，這種情況該怎麼辦？”
想必這是很多創業者們都曾遇到過的問題。開會時大家爭論得熱火朝天，個個口吐蓮花，金句頻出，無異於一次頭腦風暴，精彩程度足夠剪輯成視頻去參加《我是演說家》了，但是會議結束，要解決的問題仍然沒有落實，只好又回到原來的方案。顯然，這樣的會議是極其低效的。
不論是創業團隊還是成熟的公司，提高會議的效率都是管理者們必須認真對待的課題。那麼，如何才能提高會議的效率呢？不妨看看一下幾個方面。
01
會議需要明確達成目標
要想提高會議的效率，從一開始就應當對會議成果有一個大致的把握。但需要注意的是，這裡說到的“對會議成果的把握”與所謂的“議題清單”並不是一個概念。
我們常在議題列表上見到“關於某項計劃的預算”之類的文字，但這種說法究竟是指“討論這個計劃的預算”還是指“確認詳細的預算”， 抑或是指“決定預算的總額”呢？這實在是讓人摸不到頭腦。
一部分人看到議題清單，會以為今天的會議上要決定的是預算的總額，一部分人則可能認為今天的會議是為了讓大家提出和討論各種意見。如果連與會者的目標都不一致，那麼會議中的議論也不可能順利進行。如果議題清單寫上滿了“關於某某事項”這樣的書面語言，就會使與會者搞不清楚這次會議到底要達成怎樣的目標。
議題清單隻寫明瞭“討論的範圍＂，卻沒有說明在會議上要達成怎樣的目標。而完成目標清單則能將會議的所有具體內容告訴與會者，包括在舉行會議這段時間內要決定哪些事項、要共享哪些事項等。
只要在清單上明確會議要達成的目標，就可以使會議的效率有大幅的提升。
02
拒絕照著資料說，發言只說乾貨
在會議進行中效率最低的行為，莫過於資料製作者親自解說資料。為了讓其他與會者理解資料的內容，在會議中讓資料製作者一頁一頁地解說資料，是一種效率極為低下的方式。只要安安靜靜地去閱讀，一般情況下與會者都能在2分鐘左右將資料看完。只要在會議開始時給與會者2分鐘時間閱讀，以此取代讓資料製作者做10分鐘的解說， 這樣就可以讓這個過程的效率提高5倍。
製作者親自解說資料之所以是一件效率低下的事情，不僅是因為讓與會者自己閱讀比讓他們聽取解說更節省時間，更重要的原因在於，製作者著重說明的部分既不是重點，也不是（可能對決策造成影響的）要點，而是在製作資料的過程中自己花費了最多精力的地方。雖然這種心情可以理解，但是這種行為也白白浪費了大量的會議時間。
03
確定立場，表明觀點，拒絕優柔寡斷
要通過會議得出統一的結論，首先就需要每個與會者確定自己的立場，表明自己的意見。然而與會者中總會有一部分人不擅長做決定，他們即使面臨必須做出決定的境況，也會以“要根據具體情況”“ 不能一概而論”” 還需要更多的調查”“ 信息不夠充分” 等理由逃避做決定。
很難依靠自己做出決策的人，只要去訓練自我定位就會有很大的改觀。日常生活中也有不少可以用作訓練素材的問題。新聞每天都會報道一些無論怎樣蒐集信息都無法盡善盡美且不存在完全正確的解決方法的問題，這些新聞都可以當成訓練的題材。
想象自己如果是最終決策者會怎麼做？為什麼要這麼做？只要一天做一次這樣的訓練， 就會逐漸打消對自我定位的懼恐。要讓這些難以做出決定的人通過練習學會在無風險的環境中明確自己的意見，否則他們就會成為成天只會把“再調查一下”“ 無法一概而論”“ 下次再進行討論” 這類話掛在嘴邊的優柔寡斷的人。
04
會議決策有清晰的邏輯，講得出道理
對於決策來說，最為必要的是“邏輯與信息”，缺少任何一個內容都會導致結論“難產”。而且，多數無法得出結論的會議，事後總結出的原因都是“信息不足”。
然而事實上，很多時候會議中缺少的並不是信息，而是邏輯。 意識不到邏輯的欠缺，會議組織者單純地認為無法做出決策的原因是信息不足，因而要求各部門在下一次會議前蒐集更多的信息，按照這樣的做法，無論重複多少次會議，最終只能是徒勞一場。
面對因信息不充分而導致無法做出決策的情況，一定要用邏輯的視角重新審視決策的過程。不充分的真的是信息嗎？決策的邏輯是否明確？做出決策的效率才是真正應當引起會議組織者注意的重點。
以上部分內容整理自[日]伊賀泰代《麥肯錫效率手冊》，圖片來源於網絡。
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