步步驚心！機關祕書親歷辦會38忌……

辦會是秘書人員的看家本領。會務工作看似簡單，實則千變萬化、學問很深，其中最為關鍵的，恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態，不厭其煩、不厭其細、不厭其瑣碎，才能躲開無處不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一僥倖，就有可能出現難以挽回的差錯和失誤。

這樣的故事，凡是辦過會的同志都能講出不少。為幫助大家掌握辦會的本領，這裡為您推薦一些會務親歷者講述的故事，希望對您有所啟發。

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會場佈置

1.讓會場佈置“活”起來

去年，我負責某次討論會的會場佈置。佈置好會場後，我請主任來檢查。

初步檢查後，主任問：“座位是按什麼原則安排的？”我信心滿滿地回答道：“根據之前會議要求，按‘先定中間，再定左右’的順序，市級領導和討論組組長排在主桌中間，其他代表按選區和職務一左一右依次排列。”

“這樣不行，”主任說，“會場佈置不能簡單憑經驗，要看會議內容和目的。就說座位排列，第一，這次討論會和一般會議不同，與會人員都是黨代表，身份是一樣的，不存在職務的高低。第二，討論會的主要目的是審查報告、暢談思路、建言獻策。

回到辦公室，我將座次重新排列。第一，主桌上優先安排身份重疊的代表，如既是女性又是教育衛生系統的代表，確保各領域代表在主桌有限的人數中儘量實現均衡分佈。第二，涉及重點工作、重要行業的代表，如無法安排在主桌，儘量安排在後排靠中間位置。第三，準備四個無線話筒，分置在後排座位兩端，保障未在主桌就座代表的發言。最後，我將會場實際安排情況製作成參會人員座位表，標明代表姓名，與代表基本信息表一同打印出來，放在與會市級領導座位前，以便領導對參會人員信息一目瞭然。

精心佈置後，第二次的會場佈置順利通過了主任的檢查。由此可見，會場佈置絕非簡單機械的重複性工作，做到因需而變、因事而變，方能讓會場佈置“活”起來，為會議的順利進行打好基礎，提供保障。

2.能否坐得下 尺子會“說話”

一次召開市政協會議，政協主席提出：“以前咱們每次開政協全會，常委們都坐在臺下，這次全會能不能想辦法都上主席臺？”

聽到領導這麼說，我頭一下子大了。要知道，對這個會場我是再熟悉不過了。以往全會，之所以常委們沒有上主席臺，是因為主席臺較小，一般安排四排，每排21人。市政協常委60多人，加上市四大班子領導和其他與會的廳級領導，一共125人，顯然坐不下。

這可如何是好？不管怎樣，既然領導提出了這樣的想法和要求，我們就得努力想辦法。我就提議有沒有可能再加一排座位，每排也再增加幾個座位。後勤組的同志聽後馬上說：“如果有可能，早就增加了。”我說：“別急，那咱們一起去會場，實地量一量再說。”於是，我們一起到主席臺上，拉尺子一量，第一排前沿距主席臺前沿近兩米，最後一排座椅後沿距後牆有一米多，每排座位左右兩端距側幕也各有半米多寬。果然，會議桌整體前移一米，後邊是可以增加一排的，每排會議桌再增加座位也有富餘。這樣，前後五排，每排25人，市政協常委與其他參會的廳級領導正好全部坐下。

這樣一次經歷讓我明白，慣例也不一定科學，解決問題不能墨守成規，要有求證精神。

3.會場溫度控制的“學問”

在一次大型會議召開當天，我提前一小時到達會場，早早把會場空調打開，調至25攝氏度，就去忙其他工作了。出人意料的是，會議開始後不久，會場溫度忽然升高。臺下的代表們熱得紛紛拿起桌上的會議材料當扇子扇起風來。我非常納悶：明明提前一個小時就開了空調，怎麼還這麼熱？為了保持會場的舒適度，我趕緊降溫，把空調溫度調至18攝氏度。結果沒多久，會場溫度過低，一些代表開始打噴嚏。三個半小時的大會結束後，忽冷忽熱的室溫讓不少代表頗有微詞。我聽到有代表打趣道：“今天會場空調應該是犯了瘧疾，咱們是‘熱時節熱得在蒸籠裡坐，冷時節冷得在冰凌上臥’，哈哈哈⋯⋯”我感到很難為情。

會後，我向有經驗的同事請教，方才明白會場溫度控制還真是有大學問呢！會場越大，溫度越難控制。因為人體熱量和外界環境不斷交互，會改變外界環境溫度。會場無人時和代表入座後，會場溫度自然會發生變化。因此夏天要提前把室溫調得比正常溫度更低一些，這樣隨著室內人數增多，室溫會增高，從偏低變成相對適宜。

這件事給我好好上了一課，會務工作的學問真是一輩子也學不完，開空調這樣看似簡單的事，裡面也有門道呢。

4.會場燈光檢查少不得

某大型會議開始前幾天，我們開碰頭會，各自彙報會議的籌備情況。我彙報完到會議現場踩點的情況後，處里老同志提醒：燈光檢查了嗎？我心想：那個會場經常用，還有什麼可檢查的？不過作為會前籌備的必要流程，還是不能大意。於是，我叫上攝像師一起去會場。打開燈，攝像機開機，我坐到主席臺上，試拍了一陣。

這一拍可真發現問題了，燈光效果非常不理想。主席臺頭頂上的燈光打在我的頭頂上，拍攝的畫面變成了“陰陽臉”。如果用攝像機自帶的燈補光，光線直接打在臉上，不僅熱得難受，連面前的文件材料都看不清了。

以前這個禮堂開過無數次會，從來沒遇到過這個問題，這次是怎麼了？我馬上向禮堂工作人員瞭解情況，終於弄清了原因。原來前不久，禮堂主席臺的燈改為了LED燈。我馬上向領導彙報，協調後勤部門同志解決了這個問題。這件事給我留下了很深的印象，提醒我

5.疏漏了記者的席位

一次，我們處負責市質量監督大會的會務工作。籌備、服務這樣的會議，對我們處來說是輕車熟路，但我們不敢掉以輕心，全處上下緊鑼密鼓，按流程認真統籌安排。

一切都準備就緒，原以為能圓滿完成任務，可會議當天居然在座位安排上出了問題——與以往不同的是，此次會議增加了“假冒偽劣產品展示”環節，這是會議的一大亮點，也是大家關注的焦點，因此來了許多媒體記者。但安排座位的工作人員還是按照以往的慣例，僅為媒體留出寥寥幾個席位。結果，三四十名記者參會，媒體席位一下子顯得捉襟見肘，我們把自己的座位讓給記者還是不夠，不少攝影記者只能一直站著，會議現場的氣氛和效果都打了折扣。

會後，領導對我們提出了批評，與會記者也有抱怨。我們認真反思，深刻認識到，會務工作必須把各種情況考慮周全，決不能疏忽大意，否則真是“一醜遮百俊”，

6.差點出事的會標

辦會多年，給我印象最深的是那次縣裡召開的人代會，我負責會標的佈置。

前一晚忙到深夜，會場一切都安排妥當，我去值班室睡了一覺。第二天一早到會場時，我嚇了一跳：會標上“屆”字下面“由”的邊緣已經卷起，仔細查看後發現，原來是暖風惹的禍。這個會場比較大，天氣又冷，需要提前幾個小時開空調，有一個暖風出風口正好對著“屆”字下方，把膠吹化了。為防止膠再次被吹化，我們趕緊把會標上所有字全部用大頭針別住。

雖然會議順利進行，但大家還是心有餘悸。如果發現不及時，在會議進行時會標上的字掉落，電視臺還現場直播，那後果真是不堪設想。為避免工作中出現類似失誤，從此以後我們將用大頭針固定會標的內容固化到會議組織流程中。

7.簡潔明瞭的會標

初入職場趕上一次縣委召開會議，我負責會標的製作。綜合會議的主題和議程，我將會標定為：“兩學一做”學習教育動員部署會暨“講政治守紀律做表率”專項主題活動動員會。核對後我自己還挺滿意，就向科長做了彙報。科長看了之後說：“小王，你數數這有多少字，咱們開會的地方掛得下嗎？”科長一下子把我問住了。

後來，向同事請教才知道，開會的主席臺比較窄，如果將這麼多字放在會標上，字間距會非常小，不美觀不說，還看不清楚。於是，我徵求各方面的意見，並向科長請教，最終將會標定為：“兩學一做”學習教育動員會。我也從中學到，會標的製作一定要突出主題、簡潔明瞭。

8.導引牌裡的“玄機”

在會場周圍，我們經常會擺放導引牌，為參會代表指引會場的位置。製作和擺放導引牌，要注意檢查字體、箭頭是否清晰，擺放的位置是否合適，一般這項工作由會場的有關部門來負責。但是不是有人負責就可以不管了呢？實踐告訴我們並不是，

在一次辦會工作中，我就發現了小導引牌裡的“大問題”。這次會議在我市的禮堂召開，在辦會的前一天，這個禮堂剛剛承辦了一場大型文藝匯演。在製作導引牌時，禮堂方面準備不周，缺少大小合適的紙張，就拿文藝匯演主辦方剩下的紙張充數。我在檢查時發現，粗看也沒什麼問題，可湊近仔細一看，最底端居然印著一排文藝匯演贊助商的公司標識。雖然公司標識圖案小，不注意根本看不出來，但機關的會議不同於商業演出，哪來的“贊助商”？這不是跟會議嚴肅的性質背道而馳嗎？於是我立即找到符合規範的紙張，協調重新制作導引牌。

事後領導表揚我說，現在是自媒體時代，如果有人把這個導引牌拍照發到網上，就很可能帶來負面影響。

9.沒有保密櫃怎麼辦

省委領導要到基層召開會議，我隨行服務。其中有一個會議內容涉密，與會人員不允許攜帶任何電子通信設備。會前，基層同志告訴我，條件有限，當地無法提供保密櫃，而如果從市裡運來時間又來不及。這可把我給急壞了，會議就要開始了，我怎麼就沒有早作安排啊！

正當我不知所措之時，當地的辦公室主任給我提供了一個土辦法——將與會人員的手機分別裝到信封中，用訂書機封口並寫上名字，然後交給工作人員統一保管和清點，散會後再取回。這樣，沒有保密櫃的問題順利解決了。

我也提醒自己，以後辦會必須將每一個細節都考慮到，遇到問題多思考、多請教，提高工作應變能力。

10.會上耗材要備足

某年，我參加市兩會的組織籌備工作。那年的市兩會結束當日加了兩個會，後面兩個會的議程和名單都要在會上準備，打印量比較大，最後打印需要擺放的出席人員名單時我發現——打印機沒有墨了。我搖晃搖晃墨盒，試著又打了幾頁，可是紙上的墨色還是明顯淡了。我一下子急出了一身冷汗：我們沒有備用的墨盒。當時我們使用的那臺電腦沒有刻錄功能，現場也沒有備用的墨盒。因為是保密電腦，也不能使用移動存儲設備。

我們急得滿頭大汗——這時已是中午，下午三點就要開會，需要打印的量還不少。這時，我只好求助同事，同事急忙送來墨盒，才沒有耽誤。我也不禁後怕：如果更晚一些發現沒墨，來不及應變，肯定會惹出大麻煩。

後來我總結，在外開會，自帶電腦、打印設備和電子版名單也並不意味著萬事俱備，各類風險依然存在，例如打印機墨盒等耗材一定要想辦法備足，確保萬無一失。

11.停車場炸響警報聲

一次，我市在開發區某會場召開重點企業座談會，市領導正在講話，窗外突然傳來汽車的警報聲，此起彼伏。因為離會場太近，聲音很大，即使關上窗也還是很吵，底下的參會者竊竊私語，大家也無心聽會了。我趕緊出去查看情況。原來會議停車場就在會場外，緊挨著會場窗戶的一輛車警報器出現故障，率先響起來，帶動周圍幾輛車的警報器也一同響個不停，結果嚴重干擾了會場秩序。

事後，領導雖然沒有批評我，但我仍然很內疚。以後再安排會議，雖然不能都把停車場安排在遠處，但我會通知工作人員，緊鄰會場的幾個停車位就不要安排大家停車了，以免類似的情況再次發生。辦會，什麼想不到的事情都可能發生，多經歷、多總結，辦會的經驗也就豐富了。

12.會場文具贏讚許

一天，同事收到一個快遞，是一款多格文具盒，簡單的黑色盒子，打開後可以分隔擺放多種文具，是同事給上學的孩子買的。收者無心，看者有意，我也趕緊買了這種盒子。因為服務常委會會議、書記專題會時間久了，我發現這種帶有研究、審議性質的會，領導往往需要審閱籤批許多文件。過去，會場桌上擺的是“老四樣”：座籤、話筒、筆筒、記事本。發現審閱文件不便的問題後，我設想在翻閱時加上溼手器，籤批時提供各類筆，整理時備好曲別針、長尾夾、訂書機。可這一堆東西放上會議桌，雜亂無章，會議桌豈不是變成辦公桌了？一拿到文具盒，我就迫不及待把有關文具全部放進去，再把文具盒放進桌鬥側邊，需要時再拿出來，問題迎刃而解。之後的會上，桌面非常整潔，領導籤批文件也相當方便。

我們處還有幾個黑色的大公文包，上面還繫著號碼牌以便區分。包裡裝得滿滿當當的，打開一看，分門別類、整整齊齊：訂書機和訂書釘、一盒黑色簽字筆、一把削好的鉛筆、一本稿紙、一摞打印紙、一沓便箋紙，還有信封、回形針、印泥、橡皮、膠水、尺子⋯⋯各種文具應有盡有，還有內部電話本放在夾層裡。這就是我們的會議文具包——誰負責會議現場的服務工作，誰就拎上它去會場。幾年來，會議文具包立功不少，特別是去外面的會場開會，更是經常派上用場，再也沒有發生過會議現場缺東西需要臨時去找的情況。

開會時，有關文具的問題看似小事，可從讓與會者使用方便、提高會議效率的角度考慮，還是有許多文章可做的。

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人員組織

13.提前十分鐘還不夠

一次，我們籌備一次全市性大會，參會者近千人。我作為會務組一員，負責起草會議通知。大會是上午8點開始，我按照慣例，在通知裡寫明“請參會人員7：50提前到達”。

到了大會當天，會務組的同志早早來到會場，一切準備就緒。可是眼看快到7點50分了，參會人員還有很多沒有到場。

這時我發現，這次會議在會場大門外設置了安檢儀，參會人員需要一一通過安檢，這就大大增加了入場時間。可是我之前起草會議通知的時候，根本沒有把這個時間計算進去。

我進會場看了看，領導們已在主席臺就座，可是臺下依然亂哄哄的，參會人員或站或坐，門口還不斷有人急匆匆走進來，左右張望著找位子。到了8點10分，大家才差不多就座完畢，會場漸漸安靜下來，大會主持人方宣佈會議開始⋯⋯

事後我總結，籌備會議一定要考慮到每個環節，像通知幾點到達這樣的事，也要把各種可能的時間都計算在內，打足提前量。

14.一場混亂的握手

在辦公室工作多年，我參與籌備過數不清的會議，在新來的年輕同志眼裡，算得上一個“老會務”了。最近單位來了新書記，我負責籌備全體幹部大會。這類會議我組織過多次，自然是輕車熟路，籌備工作進行得有條不紊，心裡還想著，這次一定要給新書記留下一個好印象。

結果在開會當天，新書記進場後，沒有像歷任書記那樣直接走上主席臺，而是繞到臺下，打算與參會的同志們握手寒暄。我事先完全沒有考慮到還有握手這個環節，所以也沒有提前組織。結果坐在前排的同志一擁而上，把書記團團圍住，都向前伸出手去，後排的同志也想離開座位走上前來。書記想走到各排依次與大家握手，但座位前後捱得很近，無法通行。同志們只好側著身子進進出出，不時伴隨著挪動椅子的摩擦聲，原本井然有序的會場瞬間亂成一團。

我站在會場一角，想要補救又束手無策，那種難熬的滋味至今難忘。這次失誤讓我明白，“老會務”的“老經驗”有時未必管用，一個環節考慮不到，就會給會議整體效果造成影響。

15.只有西裝才是正裝嗎

去年，我市舉辦建市30週年紀念大會，涉及各個單位各個行業的代表近千人。我負責下發會議通知，大概發了快十個單位的時候，接到一個電話，電話那頭問：“你好，我們接到通知，讓穿正裝。請問我可以穿自己的民族服裝嗎？”我回答說：“大會規定要穿正裝，估計您不能⋯⋯”正說到這兒，旁邊的主任趕緊打斷了我，讓我先不要回答。我急忙告訴對方，稍後再答覆。

放下電話後，主任說：“我們在通知裡，只是簡單地說讓大家穿正裝。而少數民族的同志認為出席正式莊重的場合，應該穿體現民族特色的民族服裝。而且這次紀念大會，各行各業的代表都會出席，如果真的全部穿西裝來，效果就一定好嗎？”我這才恍然大悟。主任召集會務組的同志們碰了個頭，大家經過討論，一致覺得，如果不同行業的同志，穿著代表各自身份的服裝出席，效果應該更好。我們把這次討論的結果彙報了領導，領導肯定了我們的想法。我馬上修改了會議通知，之前已經通知過的單位，也一一打電話進行了更正。

到了開會當天，代表們就座完畢，我們看到會場裡，軍人穿著莊嚴的軍裝，工人穿著自己的工服，警察穿著筆挺的警服，還有少數民族代表身著鮮豔的民族服裝⋯⋯每個人都展現出各自的風采，現場氣氛喜慶而隆重。

我事後“覆盤”，辦會固然有一定的模式，但更需要我們從實際情況出發，從會議效果出發靈活應變，有時候一個小小的變化，就會帶來大大的不同。

16.正裝能不能換成便裝

有一年五月，我省召開一次表彰大會。我負責起草會議通知，起草完後拿給處長審核，處長看後問我：“為什麼要求大家穿正裝？”我說：“以前開這類會議，慣例都是著正裝。”處長說：“以前的慣例如此，不代表今後就必須如此呀。最近天氣又悶又熱，已經有30度了，如果穿正裝的話太難受。你再琢磨一下，也看看其他地方怎麼安排的，看穿便裝合不合適？”

我想，這種大熱天讓大家西裝革履地全副武裝起來，確實不太妥當。我查找資料，參考兄弟單位的做法，又打電話和一些同行討論，感覺可以讓大家穿便裝。黨的十八大以來，各級會風越來越務實清新。除了黨代會、人代會等需要著正裝，像表彰會這樣的場合是可以便裝出席的。我跟處長彙報了自己的想法，經請示分管領導，會議通知便改成了著便裝。

會議當天，果然又是一個大熱天，我們在會場外迎接代表，穿著短袖襯衫尚且汗流浹背，如果真的讓大家都穿正裝，該有多熱啊！在整個會議籌備中，

17.分錯房間了嗎

一次，我負責籌備一個金融會議，有二三百人的規模，該會是以會代訓，住宿、交通、材料等事務繁雜。

報到時，我正在會場門口迎接代表，辦公室主任心急火燎地找過來，指著會議手冊問我：“怎麼回事？房間怎麼排的？這到底是男是女？”原來一名代表報到時拿到會議手冊一看，同屋的人名字是“張小紅”，就去找主任：“我是男的，怎麼能安排和女同志一屋？”主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了：這也太大意了，怎麼會把男的和女的分到一個屋呢？我趕緊翻看原始的報名表，發現“張小紅”後面注的是“男”，心裡才略微踏實了一些。再一打電話，那頭傳來了一個男同志的聲音，聽過原委，對方也樂了，說他的名字經常會引起誤會。

原來這是一場烏龍。但這個事情提醒我，

18.把發言人員服務好

省裡召開某項重點工作的經驗交流會，按照議程，共有八名代表上臺發言。分工的時候，處長把組織發言的工作交給我負責，並交代：“其他的事情你不用操心，就把這八位發言人安排好就可以了。”

我知道處長這麼說是有原因的。就在半年前的一次座談會上，也是有幾位代表要上臺發言。會議過程中，一個發言人到會場外接了個電話，而按照順序，下一個就輪到他了，結果這個電話講了很長時間，上一位同志發言完畢回到座位上，主持人說“請××單位的張××上臺和大家交流”時，他還沒有回來，會場陷入令人尷尬的寧靜。我們趕緊跑出去提醒，他才慌慌張張跑回會場。

這次我負責這個環節，知道大意不得，便打起十二分精神，力求萬無一失。從安排發言人集中就座到排發言順序，從告知如何銜接到提醒攜帶講稿，都一一落實到位。不過到了開會時，依然發生了一個小插曲。排在第二位的發言人進場後，才發現把講稿忘在了車裡，而到停車的地方來回需要二十多分鐘，再回去取很可能來不及了。

發言人員可謂是會議中的重點人員，如果發言準備工作出了問題，也會影響到整個會議的效果，因此，把他們安排好、服務好也是萬萬不可馬虎的。

19.特殊情況要重點關注

從事會務工作多年，有兩次失誤讓我印象深刻。

一次是我事先沒有詢問與會人員的特殊情況，結果將一位坐輪椅的代表安排在了會場中間的座位。會議當天，看著已經就座的代表個個起身搬開座椅讓位，坐在輪椅上的同志非常過意不去，連連致歉。當這位代表艱難地來到座位上就座時，主持人已經開始宣讀出席者名單了。下午的會議前，大家臨時決定每個人依次往裡挪一個座位，把最邊上的位置留給殘疾人代表。

還有一次是一位年邁的老領導參加會議，並有陪護人員隨行。老領導是在主席臺就座，但我事先沒有給陪護人員在前排預留座位，因此他只能坐在會場最後一排。會議進行到一半時，老領導感到身體不適，向陪護人員示意，但由於距離太遠，陪護人員沒有看清。老領導又堅持了許久，直到旁邊的同志發現他捂著胸口臉色蒼白。雖然經過一番救護，老領導並無大礙，但也讓在場的所有人都捏了一把汗。

這兩次失誤提醒我，一些會議有殘疾人、老年人等特殊人員出席時，會前一定要充分了解情況，並在會議過程中給予重點關注，儘可能為他們提供更加周到細緻的服務。

20.抬著輪椅才進了會場

市裡召開大會，各項籌備工作差不多都到位了。我又一次核對參會人員名單的時候，發現裡面有幾位老同志，有的已近八十，於是在名單上標註了一下，並在會務組碰頭會上提出，要對這幾位老同志重點照顧一下，大家都點頭稱是。

會議當天，我負責在門口值守。有輛麵包車開到會場外，司機下來從車上搬下一個輪椅，我趕緊上前，幫著從車上扶下一位腿腳不便的老同志。可是，當我推著老同志走向會場的時候才突然發現，這是一棟有些年頭的老樓了，門前沒有設置殘疾人通道。望著通向大門的高高的臺階，我只好讓老同志先等著，自己趕緊跑到會場，叫了三個年輕男同事出來。我們四個兩人一邊，一齊發力，連人帶輪椅抬起來，小心翼翼上了二十多級臺階，大家都累出一身汗。老同志不住地說“給你們添麻煩了”，弄得我們更不好意思。會開完後，我們四個又把老人抬下臺階。

會後我跟會場管理人員提到這個事情，才知道原來樓後設有電梯，可以直接通到會場。會議籌備過程中，我們方方面面都想到了，卻還是沒有想到有人坐輪椅這個可能性，這也給我們提了個醒，會務工作中，再多的預設都不為過。

21.讓代表幫助代表

在我市，一些會議有時會有少數來自基層的少數民族代表參加。但是因為條件限制，無法為普通話不好的少數民族代表都配上同聲傳譯人員。會場裡，常常會看到少數民族代表聽得很吃力，一臉茫然的表情，我們心裡也跟著著急。這個問題困擾了會務組很長時間。

後來有一次，在會議間隙，我們注意到一位漢族代表用流利的藏語與一位藏族代表交談，這一下子啟發了我。經請示領導同意，在下一次籌備類似會議時，我提前瞭解了有哪些代表同時掌握漢語和少數民族語言，在安排會議席次時，將他們和漢語不流利的少數民族代表安排在一起，也事先和他們作了溝通。同時，適當增加會議間隙的討論時長，增加代表們溝通交流的機會，以便他們更好地理解會議精神。

新做法帶來新成效，那次會議現場效果很好，氣氛也很融洽，贏得了與會代表的一致好評。因為語言問題，一些少數民族代表無法融入會議氛圍，這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題，是做好會務服務的題中應有之義。

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主席臺和休息室

22.主席臺上的空茶杯

一次，跟隨省委領導到某開發區調研。調研結束後，我們直奔開發區的會場準備召開現場會。主席臺上的幾位領導悉數就座，主持會議的領導開始講話。

一上午頂著日頭調研，大家都口渴了，紛紛端起會場桌面上的茶杯喝水。“嗯，不錯，水溫剛好。”我抿了一口茶水，內心給負責上水的服務員點了個贊。

這時，我注意到正對面主席臺上的一位領導也端起茶杯，一絲驚訝的神情從他臉上閃過，隨即，他衝我們這邊招了招手，一手舉杯子一手做了個手勢。我明白了：茶杯是空的！我還以為會場服務員已經給倒上了⋯⋯我趕緊聯繫會場服務員，請她們給主席臺添水。後來一溝通才知道，主席臺上的茶杯內已提前放置好了茶葉，開發區的會場服務員出於謹慎考慮，以為要等我們工作人員的指令才能倒水。我們喝著會場裡的茶水，想當然地認為主席臺上的茶水也已經有了。

會後我們總結：在機關開會從未遇到這類情況，因為上茶水的服務員訓練有素，對於上水時機的學問早已瞭然於胸，不需我們工作人員過問。在基層，辦會場所我們並不熟悉，卻想當然地認為對方會做好。這提醒我們，對不熟悉的會場切忌“想當然”，而要想辦法提前熟悉，儘量避免因溝通不夠而出現缺位的情況。

23.大字號的領導講話稿

我剛調到辦公室不久，就參加了一次會議的籌備工作。領導安排我負責主席臺上領導講話稿的打印和擺放。會前，處長來檢查會務工作，他走到主席臺跟我確認講話稿版本等問題，順手拿起主席臺上我剛擺放好的講話稿：“字號怎麼這麼小？重新打一份，換成二號字，全文加粗。”“咱領導年紀又不大。”看到我還一臉不解地嘀咕著，處長耐心地告訴我：“領導講話時，不可能一直盯著稿子，字小了容易看串行，眼睛也會累。所以，擺在主席臺上的講話稿，字號和行距要略大些。”我這才明白，打印一份大字號的講話稿對工作人員來說只是舉手之勞，卻可以為領導提供不少便利。

24.“任性”的筆

一次會上，會議剛剛開始，坐在主席臺最右側的領導突然皺了一下眉頭，隨即小幅度地舉起了手中的筆，衝我們工作人員這邊使了一個眼色。我心中一緊，難道筆出問題了？顧不上細想就帶著幾支備用筆迅速繞到主席臺後面，來到領導身邊。果然，擺在這位領導面前的筆竟然不出水！

下次辦會時，我們就多長了份心，凡是擺放在主席臺上的筆，都挨個摘開筆帽查看、試用。

無獨有偶。一次會前試筆時，我剛拔開筆帽，手就被染得一片漆黑。直液式走珠筆竟然會“噴墨”！幸虧在會前排查出來，不然“任性”筆在會上噴主席臺領導一手墨，那就尷尬了。

後來，針對防範“任性”筆，我們商量了兩種解決方案：一、在主席臺擺放紙筆的同志要提前試用所有的筆；二、採購鉛筆並提前削好、試用，確保不斷芯後才擺在主席臺上。

25.惹禍的大頭針

一次會前籌備，在佈置主席臺桌面時，我竟遇到過一個“流血事件”。事情是這樣的：為保證主席臺桌面的整潔大方，會議地點所在賓館的工作人員在桌上鋪了一層藍色氈布。由於氈布長度不夠，工作人員將多塊氈布用大頭針連接起來。

會前檢查時，我和一位同事負責檢查主席臺佈置。我倆從主席臺兩側分頭檢查話筒、紙筆擺放等。“啊！”突然，那位同事發出了一聲慘叫。“怎麼了？”我趕忙過去。其他幾位在會場的同事也聞聲趕到主席臺。原來，這位同事試筆時，筆帽有點緊，用力一拔，胳膊因慣性碰到桌布，被沒有完全隱入布中的針頭刺出了血珠。我們都有些後怕，萬一開會當天出現這種境況就尷尬了。

如何排除這個“安全隱患”呢？我們先是用透明膠帶把連接處粘了起來，不過透明膠帶無論怎麼粘貼，難免有露在桌布外面的部分，影響美觀，後來又改用雙面膠重新粘貼。

我們不禁感嘆：會議服務中隱藏的問題還真不少，必須慎之又慎、細之又細。

26.誤引領導從後門進會場

一次，我局召開一次會議，有兩位省廳的領導參會。會議開始前，這兩位領導和局領導在休息室休息，我看時間差不多到了，便引導他們去會場。

從會議室到會場，要經過一個長長的通道。走著走著，我突然發現自己竟然不知道該從哪個門進去。這個會場以前我們用過好幾次，但我之前負責其他工作，從休息室到會場的路線並不熟悉。局領導在陪同兩位領導，也沒有注意到我的無措。

沿著通道的每扇門都是一個樣子，間距看起來也差不多。我一邊心裡打著鼓，一邊故作鎮定引著領導往前走，路過一扇門心裡便嘀咕“好像不是這個，應該還在前面”。又到了一扇門，我猜測著差不多了，便試探著輕輕推開門，可是朝裡面一看，一個人也沒有。我更慌了，又往前走了一個，推開一看，裡面黑壓壓坐滿了人。我心想“就是這裡”，連忙請幾位領導進來，但走了兩步才發現，這竟然是會場的後門，上主席臺需要經過會場長長的過道。但這時已經不可能再請領導轉身出門了，我只好硬著頭皮引導領導繼續往前走。很多參會人員都扭頭張望，有的想鼓掌又有些猶豫，氣氛非常尷尬。

那幾十米的距離，我感覺走了幾十里路那麼遠。這麼一個簡單的任務，我都沒辦好，真是慚愧。事後總結，不管在多麼熟悉的地方開會，也總有自己想不到的細節。接受任務後，一定要提前熟悉好整個過程，方能排除意外，確保萬無一失。

27.忘記提前報告主席臺座次

一次我市召開全市經濟工作會議。會議正式開始前，參會領導在休息室內進行準備。我向領導詳細介紹了會場情況和當天的一些現場變動，認為休息室的會前準備工作算是輕鬆圓滿地完成了，就指引領導前往會場開會。

沒想到，領導們從主席臺一側上去後，一位座位原本就在近端的領導徑直走向了主席臺最遠端，走過去才發現不是自己的位子，又返回來挨個找。後面有幾位領導見狀也受到了影響，上臺的腳步變得遲疑起來，開始停留在主席臺旁尋找自己的座位，我們想上去提醒，這才發現沒有安排服務人員引導，場面一時有些混亂，顯得很不嚴肅。

這個插曲也給我們的會務工作提了醒，

28.少了把椅子的休息室

一次，我們區承辦市裡的一個會議，我負責安排會議休息室。會前，我去看了看休息室，覺得沒什麼問題，心裡有些竊喜這次任務的輕鬆，不用清點材料也不用檢查座籤，休息室沒那麼多麻煩，不會有什麼問題。

很快，領導們一下子都來到了休息室，寒暄落座後發現，椅子居然少擺了一把，還有一位領導只能站著！我頓時羞得滿臉通紅，趕快跑到其他房間搬了一把椅子進屋。原來，休息室有一把椅子被臨時搬走，服務員用後忘記將椅子放回屋了，而我又忘記在會前再次清點椅子數量⋯⋯

反省這次失誤，萬萬不能因為任務簡單就掉以輕心，一定要時刻繃緊認真這根弦，反覆細緻檢查，感覺到輕鬆的時候，往往就是離失誤最近的時候。

29.“藏起來”的洗手間

一次局裡召開座談會，我們租用了一家賓館的會議室。受場地限制，休息室與會議室分設在兩層。我們引導領導在休息室就座後，一位領導問我洗手間在哪？我一下子懵了，支支吾吾答不上來。會前我只勘察了會議室周圍的洗手間，卻忘記提前去休息室踩點了。

領導提出來，我們才知道休息室內沒有洗手間，而我也不知道這層的洗手間在哪兒。我急忙找到賓館的服務人員詢問，才知道主樓這層的洗手間正在維修。服務人員帶領我們在賓館裡兜兜轉轉一直走到旁邊副樓，才找到洗手間。浪費了不少時間不說，由於之前沒有清掃，這個洗手間衛生情況略顯糟糕。

領導雖然沒說什麼，但我覺得很不好意思。暗自提醒自己，以後再準備休息室時，一定要想好所有的細節，提前踩點熟悉，防止這種情況再次發生。

30.一通沒打成的保密電話

某次，省裡召開會議，由我市承辦。會上，我負責休息室的接待工作。會議中間休息時，一位鄰市的領導問我，知不知道哪兒有保密電話，他有涉密事項要聯絡。

新禮堂剛啟用不久，我並不知道這裡是否安裝有保密電話，只是聽說過新禮堂的部分設備還沒安裝好，憑直覺判斷應該沒有，就硬著頭皮告訴領導，這裡沒有保密電話。那位領導點點頭，說那會議結束後再說吧，就繼續去開會了。

領導走後，我馬上聯繫禮堂管理人員，希望能在會議結束前找到一部保密電話機，結果管理人員說這個休息室隔壁的小會議室內就有一部保密電話。會後我反思，這個情況是因為我沒有提前熟悉會場才出現的。做好會務工作，會務人員必須全面熟悉、瞭解會場情況，才能從容應對各種突發需求。

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會議文稿

31.會議通知落款怎麼是去年的

元旦後，我市準備召開全市黨外代表人士座談會，承辦部門起草了會議通知代擬稿，我們對通知進行了認真的修改完善，然後按部就班報批送審、排版校對。為了確保文字無誤，我還特地把排好版的通知清樣返回承辦部門進行校對。

就這樣，經過了層層修改校對，大家都以為肯定沒問題了，就準備正式印製。這時，旁邊一位年輕的排版工作人員問了一句：“落款年份是去年，對嗎？”大家大吃一驚，定睛一看，果然，落款年份還是上一年。頓時，所有人臉色通紅，被嚇出了一身冷汗，直呼：“好險哪！差一點就犯下大錯了！”

從那以後，在起草、校對通知等材料的時候，我們都對日期進行重點確認，尤其是在剛進入新年的一段時間裡，更是加倍留意。

32.電話號碼對不對，打過才知道

今年我市召開黨代會，我負責會務值班工作。會議前一天，參會人員報到、入住等都順利結束了，我自己也在會務值班室住了下來。本想可以輕閒一會兒，誰承想，到了晚上，值班電話就一直響個不停，全是參會人員打來的，還都是詢問某份材料的發放情況。可是，我自己並沒有接到有關任務呀！後來才知道，當天下午報到時本該發放的一份會議材料，還需修改，就改為晚上由發文組直接發到參會人員房間。到了晚上，這份材料還沒有發，於是參會人員就紛紛打電話詢問。怎麼會出現這種情況呢？原來是《會議須知》裡發文組聯繫人的電話有誤，大家就都打會務值班電話了。

後來我們吸取教訓，在校對時，凡是留在會議材料上的電話號碼都要撥通核實一遍，如果是傳真，就試傳一下，確保萬無一失。

33.單位職務要核准

我省舉辦第十二屆人大六次會議，我被分配在會務組，負責整理與會人員名單。

名單做出來之後，我報給領導審閱，領導仔細看了一遍，當看到“張亮”的名字時，一臉嚴肅，對我說：“張亮已經不在工商局了，調到省紀委了，你怎麼不認真核對呢！”我向領導解釋說，上週五給他們單位打電話核實過，對方交代我寫工商局的單位和職務呀。領導說，張亮的新職務這週一省裡開會研究通過的，應該寫現在的單位和職務。不過領導還是有點不放心，交代我向組織部門核實情況。後來經與省委組織部聯繫確認，張亮的新職務雖然已經上會通過，但是還沒有發文，沒有宣佈，其單位和職務還應該按原來情況填寫。

這樣一來二去，雖然還是按照原來的單位職務填寫，卻讓我學到了程序意識和嚴謹精神，遇到此類問題，必須請組織人事部門審核把關，確保萬無一失。

34.女同志和少數民族同胞要留意

我市召開基層幹部座談會，其間正值婦女節。

會議前一天早晨，領導把我叫到了辦公室，拿著我做的參會人員名單問：“你知道這些人裡面哪些是女同志嗎？我市少數民族同胞比較多，你知道這個名單裡面有多少人是少數民族嗎？都是哪個民族的？”這一連串的發問，頓時把我給問懵了，支支吾吾也說不出個一二三來。

從領導那裡出來後，我趕緊請會務組的同志都來幫忙，分組打電話一一核實對方的性別和民族情況，並在名單上標註出女性和少數民族情況，在名單下方統計出女性人數和少數民族人數。領導拿到名單後，告訴文稿組的同志，在講話稿中加入一些祝福的話。事實證明，這樣做現場效果非常好，體現出對女同胞的尊重和祝福，體現出會議代表的多樣性和各民族的團結和諧。

這也提醒我，今後在做會議名單時，即使沒有食宿安排的任務，名單中也儘可能標註出女性和民族情況，以便領導和參會同志掌握更全面的信息。

35.領導講話稿的半頁白紙

我廳年終總結大會就要召開，會上領導要做全年工作總結。處長帶著我們一班人熬了好幾個通宵，終於形成初稿，呈報給廳領導。反覆打磨，幾經修改，就在臨開會前一天夜裡，領導還對稿件進行了最後一次改定，並交代我謄清後明天一早帶到會場。我打起十二萬分精神，逐字逐句校對修改，確保萬無一失。完成後，我打印了兩份，並且一頁一頁翻著角看了一遍，發現頁碼是對的，欣欣然放進了公文包，就放心回家休息了。

第二天，我早早趕到會場，把報告放到主席臺上，一切都很順利。誰知，領導講到第14頁時，意外發生了。他忽然停頓了一下，來回翻了翻稿子，然後再講語速就降了下來，沒有按照稿子講，而是接著剛才講的問題進一步展開了論述。我聽著不對勁，猛抬頭，發現領導正在看我，還指了指手裡的稿子。我立即反應過來，心知大事不妙，心一下子跳到了嗓子眼兒，迅速把備用稿拿了出來，翻到第14頁，快速往後一頁一頁整個翻了一遍，還好沒有問題，就趕緊把備用稿拿上去。拿回領導的那份講話稿，我翻開一看，第14頁上邊多半頁居然是空白的！事後回想，前晚在

36.到底提出了幾點要求

一次，縣委縣政府召開會議，縣委書記在會上講話。講話既有工作總結，也對下一步的工作提出了五點要求。按照流程，接下來是主持會議的縣長髮言，對貫徹落實會議精神提出要求。縣長唸到：“剛才書記提出的六點要求，我們要領會好、落實好。”這時我心裡咯噔一下，剛才不是講了五點嗎？怎麼是六點呢？一想，原來縣長的講話稿是根據上一稿書記的講話來寫的，後來書記講話又改了一稿，有兩點要求作了合併處理，六點要求已經改為五點了，而縣長的講話稿沒有進行相應修改。

會後，我們辦公室作了總結，要求今後的會議，會上各個講話稿的最終版本都要統一核對一遍，確保萬無一失。

37.禮炮聲哪兒去了

多年前，我市舉辦建市20週年慶祝大會，主持人在會議上宣佈鳴炮，與會領導和各方嘉賓等了好一會兒，都沒有聽見禮炮聲，才知道出現了紕漏，場面有些尷尬。

後來才得知，政府送審的會議方案中原先安排有鳴炮議程，但後來市委主要領導對會議方案進行審核時，認為沒必要就取消了，修改後重新印發了會議方案。誰知，後來有關科室沒有對接好，撰寫主持詞的工作人員沒有獲悉會議方案已經修改的消息，依然把鳴禮炮這一項議程寫在主持詞上，導致了當天的失誤。

這次失誤被反覆提起了許多年，提醒我們會議的主持詞和會議議程必須一一對應，反覆核對。

38.會議紀要發送範圍要準確

今年，我市召開一項重點工作部署會。會後，我第一次承擔起草會議紀要的工作。經過認真記錄、反覆修改，終於寫好了會議紀要，交給處長審核。處長核改完紀要內容，又前前後後來回翻看，並在會議紀要發送範圍後面畫了一個紅紅的大問號，旁邊添上了一個單位的名稱。我頓時面紅耳赤，真不知如何是好。心想，如果沒有及時發現，

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