很多項目經理也許很久之前 就做好了2019年的項目計劃了,標註了很多年計劃,分解的月計劃,甚至細心的海分到了周計劃,那麼今天我們就來看看你做的2019年工作計劃合格嗎?
那計劃應該怎麼做呢?
是像這樣的嗎?
這不是做計劃,這只是一份願望清單,寫的還很不標準...
那是像這樣的嗎?
先羅列未來所有要做的事情,再排個輕重緩急,最後安排成年計劃、月計劃、周計劃、日計劃?
這也不是做計劃,這只是你的待辦任務列表…
那麼我們應該要怎麼做計劃,分幾步?
其實不同的場景適應不同的項目計劃,之前說的事事皆項目也是這個道理。
不同的目標,計劃的方式也不同
我們把所有的事情,沿著一條橫軸一字排開,越是在左側的難度越低,越是在右側的代表難度越高:
因此,我們把上面這條橫軸切分成三段,分別對應事情的不同難度等級:EASY、NORMAL、HARD,以及適合他們的不同應對策略,如圖所示:
只有在對的場景下,使用對的策略,你才能事半功倍。
那我們就看幾種場景吧:
簡單場景的計劃如何做?
在這個場景下的任務有2個特點:
第一,任務可以獨立完成,你無需其他人幫助;
第二,你什麼都不缺,就缺行動力和時間,只要你想,就能把它輕鬆完成。
在這個場景下的任務雖然簡單,但是多而雜亂。
那麼我們要怎麼有效管理呢?
第一步:收集
把任務從你的大腦中清空
你需要把接收到的、自己計劃的所有任務,統統放進一個「收件箱」裡
第二步:整理
把任務從你的收件箱裡清空
你需要對收件箱裡的任務進行處理,每個任務可以有4種處理方式:
1 刪除:
如果發現它可做可不做,那就把它刪除。
2 立刻執行:
如果這件事5分鐘內可以解決,那就馬上解決它。
3 委託他人:
如果這件事需要其他人來執行,那就把它安排給其他人,並把這條任務歸類到一個文件夾,比如叫「等待」中,將來就可以在這個「等待」文件夾內去檢查那些被委託出去的任務是否已經被完成了。
4 整理歸類:
如果不是以上三類,那麼就是需要自己下一步去執行的任務,你可以把它們移入你事先建立好的任務分類裡,比如:工作、家庭、健康、某某項目等…
然後,為你認為重要的任務打上重要標誌;為任務設定好截止日期;補充一些任務說明;
然後,你就可以把它從大腦中徹底忘了!
以下是我自己任務管理的部分分類,僅供參考:
第三步:執行
就是把任務逐個完成!
這些已經設置好,並且已經被你「忘了」的任務去哪裡了呢?
Omnifocus有個核心功能叫做「預測」,它會按你設定好的「重要程度」和「時間順序」自動生成一張未來一段時間的任務列表:
這張列表會同步出現在你的手機、電腦、pad端,你可以隨時查看和操作。
然後,你就可以根據這張列表,從頭到底逐個完成他們即可。軟件都幫你計劃好了,你只需要一條條做就好了!
一次只做一件事。專注,是最高效的生產力!
第四步:回顧
最後,你需要定期對所有任務進行一次回顧,看看收件箱裡有沒有未處理的任務;檢查一下委託給別人的任務有沒有完成;下週的任務安排是否太過緊湊,是否需要調整?對已完成的任務再總結一下心得…
一般場景模式
到了這個難度級別下的任務,光有執行力和能力已經不夠了,你需要提前規劃好每一步。
比如你要寫本書,那麼整本書講的主題是什麼,分成幾個章節來講,每個章節的核心內容是什麼,每篇內容的結構又需要怎麼安排…如果你要寫小說,那麼要先設計整個故事的世界觀,價值觀,玄幻小說還得設定一些特殊的物理定律,不能瞎編,然後設計劇情的結構,故事中每個人物的性格,各自的命運,故事的主線、副線、伏筆、懸念….
所以,在這個難度下的任務,一定要提前計劃好才能開始行動,每一步都要有章法。
那這個計劃應該怎麼做呢?
第一步:設定一個目標
計劃之前先要明確一個具體的目標,所有計劃都是為了目標的達成而服務的,沒有目標,則沒有計劃。那麼目標該如何設定呢?
首先,目標分為主動目標和被動目標兩類。
被動目標,就是別人安排給你的任務,比如公司要求你達成的業績目標。
主動目標,則是你自己想去完成的事情,是選擇的結果。
當然,不管是主動目標還是被動目標,你都需要把目標進行標準化。
這個你可以遵循SMART原則:
- Specific/具體明確的;
- Measurable/可衡量的;
- Achievable/自力可成的;
- Rewarding/值得的;
- Time-bound/有時間限制的。
例如:
第二步:把大目標拆解成小目標
當你有了一個明確的目標,比如你希望在今年年底之前賺到100萬。那麼下一步,你就需要對這個目標進行一次分解。為什麼?
因為,如果你面對的是一個看上去有點挑戰的目標時,你需要先將它拆分成許多個小目標,讓每個小目標看上去都有可實現的路徑,然後,你再通過小目標來完成最終的那個大目標。
好,那我們該如何分解呢?
分解目標主要有加法分解和乘法分解兩種:
1 加法分解
所謂加法分解,就是將一整個目標,像切蛋糕一樣的切成許多小份,然後一口一口吃掉。
第一種加法分解是按時間來分:
比如說,你一年的業績目標為1000萬銷售額,那麼每個月的銷售目標就是1000/12≈84萬,每週的目標就是84/4=21萬。當然,你也可以不平均分配,前期需要做很多準備工作,那麼就可以分成前少後多的結構。
第二種是按空間的方式來分解:
比如說你想提高個人收入,那麼可以把自己的收入分成多個組成部分,比如:工資收入、業績獎金、期權折現、滴滴兼職司機收入、理財收益、房屋/物品出租租金、書籍出版的版稅等。然後把總收入提高的這個大目標,拆分到每個小分類中,看看各個部分需要做如何的改善,是否還需要開發新的收入來源等。
當然,你也可以把這兩種組合起來分解。
2 乘法分解
乘法分解是比加法分解更高級的方式。
如果你想把你的目標也做一次乘法分解,就需要找到與之相對應的數學公式,比如:銷售額 = 流量 × 轉化率 × 客單價。一旦找到了公式,你就可以四兩撥千斤,讓任務以指數級的速度向前推進。
第三步:把目標拆解成任務
如果你已經把目標分解的足夠細和精準了,那麼就要進行最關鍵的一步:把目標分解成任務!
什麼意思?
比如說:你在上海火車站,現在要去人民廣場。人民廣場就是你的目標;那怎麼去呢?請出門左轉走100米,坐1號線地鐵,乘坐往莘莊方向的那班車,在人民廣場站下車,1號口出來就到了。這個怎麼去的過程就是任務。
很多人口中的定計劃,其實是列願望清單...比如:減肥20斤;業績完成100萬;收入增加50%…
然後具體該怎麼做呢?
沒有…
那定了有什麼用,激勵一下自己嗎?
那具體該如何將目標拆解成任務呢?
1 正向規劃
就是如果你想達成目標,應該分成幾步才能完成,應該先做什麼,後做什麼。比如你想今晚親自下廚,做一道剁椒魚頭,怎麼辦?
你搜索了一下剁椒魚頭的做法,發現一共有6個步驟,於是,你嚴格按照這六個步驟,逐項操作,最終,一道地道美味的湖南剁椒魚頭就能擺上餐桌。
這個就是正向規劃,你知道目標是什麼,你也知道達成這個目標的方法和步驟,因此,你只需要將這些步驟變成自己的待辦任務,然後逐項去完成就可以了。
這種方式的前提是,達成目標的方式已經很成熟了,直接照搬成熟的步驟,按部就班的執行即可。這些就是所謂的套路。
那如果眼前的這個目標,沒有任何成熟的步驟、參考資料、歷史的經驗可以借鑑,怎麼辦?
那就只能拍腦袋定計劃,但這樣的風險真的很高。
你可以試試第二種方式...
2 逆向規劃
所謂的逆向規劃,就是從最終的狀態開始,試著一步步向前倒推,再對應到當下的每一步該如何走,這個就是我們通常說的逆向思維。
有些問題你可能從此刻為出發點去思考,很難想清楚每一步該怎麼走,也不知道下一步是對的還是錯的,但如果從終點出發,逆向倒推,有時候問題就會變得簡單起來。
比如你年初定下了今年的業績目標是要成交100個客戶,那怎麼完成呢?每週的計劃怎麼安排?明天做哪些工作?你可能一下子會比較迷茫,怎麼辦?
你就可以從這個結果出發開始思考,根據自己的歷史的成交率,倒推出100個成交客戶需要多少個準客戶,再平均到每天,推算出每天需要打幾個陌生電話,拜訪幾個老客戶,發幾個朋友圈宣傳,請哪位猶豫超過10天的人吃飯…這些就是你每天具體的工作任務。
如果你還是推不出來怎麼辦?
那就採用一種叫做「事前驗屍」的方法:
就是假設你現在任務已經失敗了,你來分析一下可能的原因是什麼?
比如你想出一本暢銷書,如今已經變成了滯銷書,你認為可能是什麼原因導致的呢?
是書名起的不好?還是內容寫的太專業別人看不懂?或是封面設計太難看?還是內容本身沒有吸引力?又或者是出版社的渠道實力不強,還是自身的名氣不夠大?…
把這些可能導致失敗的原因都列出來,然後逐個找出解決方案,把這些解決方案轉換成你的待辦任務,它們就是你的下一步計劃!
第四步:執行
有了具體的規劃和任務,下一步就可以把這些任務開始逐項執行了。如果任務難度比較大,你還可以嘗試引入PDCA循環,在過程中設置檢查點,讓計劃在不斷優化中前行。
當然,隨著你個人能力的提升,操作的熟練,某些NORMAL難度的任務,對你來說就會變得EASY,你就不需要做那麼複雜的計劃了,直接執行即可。
這些都是自己可以獨立完成的事情,但是蓋一幢大樓、舉辦一場演唱會,甚至製造一支鉛筆,你都不可能獨立完成,這個時候,事情就來到了HARD級別,你必須依靠團隊的力量...
困難計劃模式
事情到了這個級別,你得需要調動幾十人、幾百人甚至上千人協同作戰才行。
但是,讓一群人行動和你獨自行動有著天壤之別。這裡不在於你的個人能力有多少強,而是在於你是否能夠調動群體智慧,讓大家都很拼命,從而發揮出團隊的力量?
那具體怎麼做呢?
在這裡,我借用一個概念叫做「NLP理解層次」:
為了便於你記憶,我稱這種方式為:N計劃
第一步
為目標賦予意義,統一共識
第一步還是要先設定一個目標,那怎麼設定呢?
直接告訴大家我們今年的目標是XXX,然後告訴大家你的計劃是XXX,然後把任務分配下去,散會,各自幹活嗎?
不是的,他們也許看似都在努力,但其實每個人有著各自的利益訴求,都希望自己的收穫大於付出,這是人性。
那怎麼辦呢?
為整個團隊設定目標,不僅要符合SMART原則,成為一個明確的目標,更重要的是,你還需要為目標賦予重大的意義!
什麼是意義?
意義就是你為什麼要制定的是這個目標,而不是其他目標。完成這個目標我們團隊能獲得什麼?對我們團隊的長遠發展能起到什麼樣的關鍵作用?客戶能因此獲得什麼?整個社會能獲得什麼?你們每個人能獲得什麼?對成長的幫助?對收入的貢獻?….
定個人目標的時候,你不會說這些,你很清楚為什麼要定這些目標。可如果對象變成了團隊,那同一個目標,在100個人眼裡,可能就有100個意義了…
“今年我們公司的目標:銷售額1個億!”
- 王經理心想:如果完成,我能有1%的提成100萬,太棒了,今年年底可以買學區房了,兒子的學校妥妥了…
- 張法務心想:我去,這得多少份合同要審啊,老婆已經罵我每天加班太多了,這下死定了,不行,明天得找老闆要人去…
- 李銷售心想:1個億?10個億跟我也沒關係,下個月的業績我還不知道在哪,估計考核還得漲,我是不是該尋找下家了?...
- … …
“大家要齊心協力,共創輝煌!”
所以,目標本身不重要,為什麼要達成這個目標,才重要!
如果你的團隊只為目標和任務而工作,那麼你只能用金錢,換來大家的汗水;而如果,你能讓團隊為了某種意義而工作,大家可以為此付出鮮血,跟你玩命!
設定一個好目標,併為它賦予偉大的意義,讓大家達成共識,你就已經成功了一半。
第二步
確認領袖,組建核心班底
設定了目標,賦予了意義,統一了共識,下一步就開始計劃具體的行動了嗎?
還不行。
當你設定好了目標,下一步是要組建一支一流的團隊,而其中最關鍵的一步是要找到團隊的領袖,並組建核心班底。
一個好的領頭人可以是整個團隊的靈魂,把大家凝聚起來,帶領大家披荊斬棘;而一個不勝任的領頭人可能會成為整個團隊的瓶頸,讓成員的能力與熱情無處安放,將熊熊一窩,拖垮整個隊伍...
那怎麼選呢?
你可以用我們上節課說的科學決策法從三個方面去考量:
1. 過去:在這件事情上曾經有哪些成功的經驗;
2. 當下:是否擁有領導的品質,比如領導力,格局,智慧,性格等等;
3. 未來:對這個目標如何達成的戰術思路是否靠譜,信心是否足夠,意願是否強烈等等;
當然,如果你自己就是那個當仁不讓的領袖,那麼請出門左轉,永不停歇的去提升自己,別讓自己的思維和格局成為團隊的瓶頸。
第三步
制定團隊的行事原則
有了目標和領導班子,接下來,你們核心團隊就要制定一套行動原則來管理團隊,而不是都靠人來管。
原則包含三個方面:
1 信念
什麼是信念?
就是你認為事情應該是怎麼樣的?世界是怎麼運行的?你們的行動應該遵循哪個法則?整個計劃應該遵循什麼因果邏輯?...
比如基督教的基本信念是相信上帝的存在,這一點不容置疑,在這個框架下的所有法規、戒條、人們的生活方式等,都必須符合這一點,一旦這點收到質疑,整個體系就會崩塌。
2 價值觀
什麼是價值觀?
就是你認為什麼是對的,什麼是錯的?什麼是重要的,什麼不重要?什麼是我們要的,什麼是我們應該堅決說NO的?
這些好壞對錯的標準,都應該圍繞是否有助於實現目標來制定。
3 規條
信念和價值觀略顯抽象,你需要把它們具象成具體的行為要求,比如對國家來說就是憲法和各種條例,對企業來說是制度,對團隊來說是規則,對學生來說是行為規範…
如果你們已經確定了信念、價值觀,那麼就需要把他們細化成一條條像這樣具象化的規則,並讓整個團隊按這些規則行事,用制度去管理整個團隊。
把信念、價值觀、規條這三者結合起來,就叫做原則。
它將指導你們團隊之後的所有計劃和行動,確保你們的每一步都走在正確的道路上,向著目標健康邁進。
瑞·達利歐,全球最大的對沖基金公司橋水的創始人,他將這些年來導致橋水成功的那些信念、價值觀、規條總結成了一本書,名字就叫做:《原則》
第四、第五步
前面三步是帶領一支團隊完成一項艱鉅任務的核心步驟,平時我們一般不怎麼注意到它們,甚至完全看不見,但它們是整個計劃的內核。
接下來我們說外三層。第四步、第五步在執行的時候會有交叉重疊,所以我們放在一起講。
完成了核心部分的建設,然後就要開始進入具體計劃的部分了,接下來你需要做:
1 分解目標:
將大目標分解成小目標,化整為零。
2 目標分解成任務:
你不能說某個小組目標為1000萬,然後10個人每人領100萬的指標,然後散會,這是耍流氓...你要通過正向規劃或逆向規劃將目標翻譯成可執行的任務後再分配,這是一名管理者的基本素養。
3 分配資源:
根據目標和任務難度,開始補充配置各小組的人力、財力、物力,資源多多益善,別期待以少勝多,以弱勝強的奇蹟,這是妄念,要戒,目前有多少資源就幹多大的事,實在需要就想辦法去借,或者調低目標,步步為營,把雪球滾起來了再幹大事。
4 專業化分工:
儘量保證每個人只專注於一件事,而不是很多事,讓專注產生個體效率,再通過彼此的分工協作形成整體效率的最大化。
5 開始執行:
將拆分好的任務放入每一個人的GTD列表中並開始執行,記得采用PDCA循環,在過程中不斷優化每個人的具體行為和步驟,把高效率的行為給固化下來,變成團隊的能力。
6 執行力保障:
任務進度落後了怎麼辦?過程中出現了意外怎麼處理?
你需要為團隊安置一張「燃盡圖」,時刻記錄目前團隊的任務進度,每天更新,進度慢了趕緊回去幹活;你還需要提前制定預案,將能可能會發生的負面事件的處理辦法提前制定並交由專人負責。
第六步
找勢能高地借力
最後,計劃一旦開始,你就不應該天天抱怨團隊成員的能力不行,這已經是你在前幾步裡能找到的最好的人了,如果上面幾層都沒問題,那麼這時候你應該去外部找資源,為你的團隊賦能,這就叫求之於勢不責於人,讓團隊站上有勢能的高地,讓他們順勢而為!
小結
好,三種模式下的應對策略都講完了,接下來,我小結一下今天的內容:
當確定了一個目標之後,你就應該馬上開幹嗎?
不是...
按問題的困難程度,我們將遇到的事情分為EASY、NORMAL、HARD三個不同的等級,在不同等級下我們應採取不同的策略來應對,他們分別是:
- EASY模式:執行
- 在這個模式下,完成任務並不難,核心是如何管理它們,你應該是使用GTD任務管理方式,將大腦清空,通過外接一個硬盤來管理自己的日常事務。
- NORMAL模式:執行 × 計劃
- 在這個模式下,直接開幹已經行不通了,你需要提前做計劃,計劃的方式共分成4步:1.設定一個目標;2.將大目標分解成小目標;3.將目標分解成任務;4.放入GTD開始執行,善用PDCA循環,提高完成質量。
- HARD模式:執行 × 計劃 × 協作
- 在這個模式下,你只做個人計劃已經不能勝任,你需要藉助團隊的力量。而管理團隊,你需要先管理他們的腦,才能調動他們的手,因此,在你制定團隊計劃時可以使用N計劃,共分成6步:1. 為目標賦予意義,統一共識;2. 確認領袖,組建核心班底;3. 制定團隊的行事原則;4. 配置人力財力物力;5.計劃分工與執行;6. 找勢能高地借力。
每一級需要的技能都是下一級的基礎,所以,當你沒有在低難度裡鍛鍊好就直接去困難模式,是很容易被團滅的,你要像打遊戲一樣,從簡單到困難逐級提升自己的能力才行。
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