想要不加班,先學會Word這五個技巧

Word作為我們辦公中應用最多的程序,熟悉Word技巧,對於提高我們的辦公效率那是大有裨益,本週的技能知識,小編給大家準備了在辦公中經常遇見的、可以大幅提高辦公效率的五個Word技巧:

◤1使用模板

適用場景:不要以為只有PPT才有模板,其實Word和Excel都有,如果你需要用Word製作一份簡歷、海報、邀請函、新聞稿等等,甚至可以這麼說,只要你不把Word當成記事本使用,其實你都可以直接在相應模板上直接更改。

方法(以下方法均以Word2016演示):

直接點擊文件—新建,聯網後可以在此搜索眾多模板。

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也可以直接登錄office模板官方下載相應Word模板。

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▼2自動保存

適用場景:Word編輯了很久,忘記了保存,如果電腦突然斷電死機,這個時候沒保存的內容可能找不到了,為了防止這種情況出現,我們可以設置Word自動保存。

方法:依次點擊文件—選項—保存,在保存自動恢復時間間隔處輸入相應分鐘,從Word2010開始是默認開啟了自動保存並設置為10分鐘,我們可以在此設置更短的時間,比如1分鐘。

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◤3檢查拼寫

適用場景:在用Word寫文章尤其是寫英文的時候,稍不留意就可能出現錯別字或者拼寫錯誤、語法錯誤,這個時候就需要word的提醒功能了。

方法:點擊文件—選項—校對,勾選“鍵入時檢查拼寫”、“鍵入時標記語法錯誤”、“經常混淆的單詞”、“隨拼寫檢查語法”,這樣再有錯誤的時候會以綠色或者紅色波浪線給提示,雖然不能保證每個提示都是正確的,但這種提示對於改正一些錯誤還是有用的。

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◤4跳轉頁數

適用場景:如果一個文檔有著幾十頁甚至上百頁,如果打開文檔要修改第幾十頁或者第100頁的內容,一個個鼠標往下翻簡直是沒忘沒了,這個時候我們可以使用查找功能。

方法:在開始選項卡—編輯組—查找命令—高級查找—定位,輸入頁號—定位即可。

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◤5轉PDF

適用場景:排完版的文檔需要給別人展示或者去打印,但在別的電腦上打開可能因為版本的不同會顯示不同的佈局,這個時候,最好是排版後轉成PDF格式,再拿去打印或者展示。

方法:文件—導出—創建PDF文檔

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