在職場必備的Word技能有哪些?

鈺256


Word是職場人士必備技能之一,不同的職業,所需掌握的Word技能也不盡相同,這裡我就分享一些常用的,希望你能用得上

01 Word 2016 基本功能分佈

這裡先分享給大家一張大神製作的Word2016功能分佈圖,供參考

02 開始製作文檔,那就從合適的模板開始

我一直建議大家從模板開始新建文檔,不管是從公司的模板庫,還是來自網絡的模板,都能大大節約我們的時間。

打開Word,“新建”-搜索合適的模板

03 養成使用快捷鍵的好習慣

學會使用常用快捷鍵,讓大大提升Word的辦公效率,無需太多,常用的操作就行。

  • 鼠標在具體的功能菜單上停留時,就有快捷鍵提示,對於經常要用到的功能,不如就用快捷鍵;

  • 在線幫助F1中,搜索“快捷鍵”主題,可以找到Word的所有快捷組合鍵;

04 保持導航窗格常開

Word菜單“視圖”-勾選“導航窗格”,在Word的左側會有一個導航窗口,這個,很有用。

在這裡,你可以總覽文檔的結構,各層級的標題,快速定位到具體的章節,文檔總覽;

05 設置Word文檔自動保存時間間隔

菜單“開始”-“選項”-“保存”,找到勾選自動保存選項並設置時間間隔

還要保存隨時存盤的好習慣,文檔修改確認後,順手按下<ctrl>+S存盤。/<ctrl>

“不怕一萬,就怕萬一”,這個好習慣能省去你不少麻煩事兒!

06 套用樣式

選擇文字信息-菜單“開始”-選擇樣式

套用樣式,不僅可以讓你的整個風格一致,還能為你後期改動文檔的格式提供很多的方便,比如,為所有的標題修改字體、顏色、底紋等等。

套用樣式,才能讓內容和格式完全分離,也是Word的魅力所在!

07 自動多級編號

Word中,自動的多級編號,讓你的文檔,更有條理性,也更便於閱讀。

菜單“開始”-選擇“項目符號”或者“編號”或者“多級編號”,在碼字過程中,按下鍵,Word會自動實現多級編號。

08 題注和交叉引用

文章中,往往都會有插入圖片,那,對這些圖片進行自動編號,就像書籍一樣,也是很重要的。

選擇圖片,菜單選擇“引用”-“插入題注”-選擇題注的樣式,然後再需要引用圖片的地方,插入“交叉引用”,如此,便可以實現文檔中插圖的統一管理。

09 目錄生成

菜單“引用”-“目錄”,選擇目錄樣式

啥,目錄生成不對、不全或者亂了?

這就是文檔結構的重要性了,返回去看看你的導航窗格,是不是也是亂的?

10 頁面佈局

一份完整的Word文檔,含有封面、聲明頁、目錄、正文、引用文獻、感謝頁、封底幾個部分,文檔的不同部分,配置不同的頁眉頁腳是很常見的,如:

封面不用頁眉頁腳;

目錄頁使用羅馬數字;

內容頁奇數頁設置文檔名稱,偶數頁設置公司Logo等;

這些,都需要通過分節符來實現,在不同的部分頁面後插入分節符,來斷開頁眉頁腳的連續性,並重新設置

11 審閱與批註

多人合作時,這個審閱就非常重要了。

你寫的文檔發給領導審批,領導的審批意見或者修改稿,就可以通過審閱來展示,修改了什麼地方,改成什麼樣子,Word會有記錄。

12 文檔的發佈

終稿文檔發佈時,建議:

  • 文檔加密:機密文件加密文檔防止洩密;

  • 到處為PDF格式:白皮書等;

13 小結

以上Word使用技巧,僅是拋磚引玉,希望能幫到你!最後一張導圖分享給大家

我是Excel大全,每日分享實用的職場小技巧


Excel大全


我是明哥,前麥肯錫戰略諮詢顧問,埃森哲管理諮詢顧問,13年職場經歷,一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機,歡迎關注我的頭條號,一起成為職場精英。


講真,我用word沒有思維導圖多,思維導圖又沒有PPT多,但是,word是差不多所有職場人士都會用的工具,所以,掌握一些技能,的確可以大幅提高效率,今天就分享幾個吧。


一、自動生成目錄和索引

方法:引用、目錄、自動目錄,如下圖:


二、使用多級列表

方法:開始、多級列表,從列表庫中選擇一種,我習慣用第6種,如下圖,這裡要重點說明一下,很多人的Word,目錄全部是手敲進去的,這種小白行為需要避免,因為一旦調整某個編號,其他內容都要全部手工調整一遍,但如果用自動編號就沒有這個問題。


三、熟練“F4”

很多人並不知道,F4是Word和PPT中,效率最高的一個快捷鍵。

F4的作用是重複上一次操作,比如上一次你輸入“思維導圖PPT”然後,你按一次F4,就會自動輸入思維導圖PPT一次,比如你把思維導圖PPT加粗並設置為紅色字體,選擇其他文字,按以下F4,其他自動就會自動加粗和設置紅色字體。


四、用“ALt”豎向選擇文本

按住Alt,豎向拖動鼠標,即可選擇豎向文字,可以對這些文字加粗、變色等設置。


五、一鍵提取word中的圖片、聲音、視頻

方法:

(1)word文件修改擴展名為“.ZIP”文件

(2)解壓縮文件

(3)依次打開word、media目錄即可


六、另存為PDF

方法,文件,另存為,選擇PDF格式即可,目的是預防別人的電腦office版本和你的不一致,同時也可以避免別人直接修改。


今天就分享這些吧,您有什麼好的技巧,歡迎在評論區分享,討論。


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職場必備的Word技能,我總結了六部分,這六部分是基礎的操作,雖然基礎但也要紮實的掌握。工作的效率才能有保證。

我的電腦是win7系統,實操步驟和所涉及的按鈕,每一步我都盡力寫清楚和準確,如果大家有疑慮,給我留言。

原本想給大家錄屏操作,但是工程浩大,原諒我吧小夥伴們,不理解的地方儘管問。

接下來我分享一些實用技能。

一、高頻使用的核心快捷鍵

學會使用快捷鍵,效率至少能提高一倍,常用的快捷鍵,我整理成如下表格。這些操作,多練習,手自然就記住了。


裝逼、裝酷的快捷鍵也有,不是必備,想知道的也可以留言。

二、快速複製格式

如何將一段文本的格式快速複製給其他文本?只有格式刷一種方式嗎?格式刷刷一次失效了,怎麼提高效率?

方法一 格式刷

用格式刷先選中原格式的文本,點擊“開始”菜單下的“格式刷”,鼠標移動會使頁面變成刷子形狀,拖選需要改變格式的其他文本即可。

這種情況下,刷過一次,鼠標就變回正常的形狀,格式刷馬上失效。如何連續使用格式刷呢,只需要將單擊格式刷,變成雙擊,即可無限刷,如果要推出格式刷狀態,使用Esc鍵

方法二 快捷鍵

Ctrl+Shift+C複製格式

Ctrl+Shift+V粘貼格式

三、一些特殊符號找不到

為了排版美觀,我們需要一些特殊符號,我分享3招。

第一招 鍵盤輸入

通過鍵盤可以錄入數字、字母,標點以及常用符號等。

具體操作:同時按下“Shift”可以輸入統一鍵盤上偏上方的符號。需要注意的是,在中/英文輸入法下同一個操作會輸出不同的符號。

第二招 插入符號

點擊“插入”菜單下的“符號工具”,裡面有“符號按鈕”,最近使用過的符號,會顯示在常用符號面板。


如果還想使用其他符號,點開“其他符號”按鈕,“字體”選項,如果選“普通文本”,通過切換子集,可以插入更多特殊符號。

如果選擇Wingdings類字體,這一類沒有子集,但Wingdings類字體有三種,Wingdings、Wingdings2、Wingdings3,每一種都是一個符號集。

第三招 輸入法

一般智能輸入法都自帶輸入符號的功能,比如搜狗,另外跟大家分享一下搜狗符號大全快捷鍵Ctrl+Shift+Z

四、合併文檔工作

我們經常會遇見需要分工合作的情況,比如一個任務,分給5個不同人完成,每一個人需要反饋回來一個文檔結果,而你的工作是彙總這五個人的工作文檔,怎麼辦最高效?

1、插入對象可以一鍵合併多個文檔

具體操作:新建空白文檔,點擊“插入”菜單,選擇“對象”,選擇對象中的“文件中的文字”,點擊需要插入的文檔。

2、如何按順序插入

大家分工完成後反饋給你文檔,會涉及到順序問題,如何解決排序。

一個文件夾裡的文檔是按照文件名的拼音順序排列的,所以保存文件命名時,可以採用編號,01、02……以防止插入順序混亂。

另一種解決方法,“導航窗格”可以快速調整文字塊順序,點擊“視圖”,勾選“導航窗格”,直接拖動文件調整段落順序。

3、插入文本為鏈接時,可以通過域同步更新

合併文檔還有一個特別牛逼的功能,插入的文檔片段可以鏈接到源文檔,隨時更新。

操作順序,插入-對象-文件中的文字-插入-插入為鏈接這樣插入的內容,有更新的時候,就可以在合併文檔,右鍵點擊更新域即可隨時更新

五、複製黏貼有妙招

工作中我們寫東西經常需要引用一些內容,去百度搜索,找到需要的內容,複製黏貼到文檔,經常會有多餘的圖標、格式、顏色,排版十分的混亂,這種問題怎麼解決?


複製好以後先彆著急粘貼,右擊鼠標有多種粘貼方式。

第一種粘貼方式:保留原格式

也就是原來的字體、超鏈接、圖片等等都保留。

第二種粘貼方式:合併格式部分保留

也就是格式、字體 、顏色 、縮進、對齊等不保留,你word原始是什麼格式就保留成什麼格式,但是圖片超鏈接這些還在。

第三種粘貼方式:保留文本只保留文字

也就是隻粘貼過來文本,大家再根據自己的需求排版即可。

六、插入的圖片顯示不全

很多時候我們在Word中插入的圖片,只能顯示一個小條,這是為什麼?

有三種原因

第一種 行距過小 圖片上半部分顯示不出來

解決辦法:鼠標選定文本和圖片,快捷鍵Ctrl+1(設定單倍行距),這樣設置後圖片即可顯示全。

第二種 文本底色遮擋這種情況選擇佈局選項

可以調整文字環繞方式即可。


第三種 對象底色遮擋 圖片下半部分顯示不出來

這種情況點擊文本會發現,有一個框剛好擋住了圖片下面部分,一般會是一個漂浮的文本框,選中移開即可。

這次跟大家分享的是一些基礎,進階的排版、更高級的設計,等我再找一個時間給大家詳細分享。有問題歡迎留言,有幫助歡迎點贊。


飛天蘿莉想


在職場必備的Word技能有哪些?


在職場必備的Word技能有哪些,說幾個辦公室必備的防身WORD神技。


一,快速輸入當前日期和時間。

ALT+SHIFT+D:輸入當前的日期

ALT+SHIFT+T:輸入當前的時間


二,快速上下段落對換。

選中段落後按 Shift+Alt+向上鍵,與上一段落實現對換,用Shift+Alt+向下鍵,能夠實現與下一段落對換。


三,快速文字轉換為表格。

如圖,選定文字,在插入中選表格,文本轉換成表格:

設置參數:

轉換完成:


四,快速左,中,右對齊。

選中文字,按快捷鍵 Ctrl+L 文字左對齊 ,Ctrl+E 文字居中對齊,Ctrl+R 是文字右對齊。



簡單實用,清晰明瞭,專門系統講解電腦知識,軟件使用技巧,歡迎關注。

李老師簡介:創辦電腦學校,專職從事電腦教學二十餘年。


李老師電腦教學課堂


當我們繪製好表格之後,該如何讓表格看起來更美觀呢,今天我們依舊來看看word中這些實用表格排版的小技巧。

1、表格裡插圖片

覺得表格只有文字和數字太單調,可以在表格裡面插入圖片。

繪製好表格後,輸入文字,調整尺寸,然後點擊要插入圖片的單元格,點擊【插入】→選擇圖片,插入就可以了。

插入所有圖片後,選中表格,右鍵→【單元格對齊方式】,選擇垂直居中,表格看起來內容就更充實一些啦。

2、設置底紋和邊框

想要表格看起來更美觀,還可以在底紋和邊框上做優化。

①設置底紋,選中表頭,右鍵→【邊框和底紋】→【底紋】→選擇自己喜歡的顏色填充,記得要應用於單元格

②設置邊框,點擊任意單元格,右鍵→【邊框和底紋】→將豎線去掉,還可以選擇邊框顏色及寬度,最後應用於表格,確定,就完成了。

最後再調整一下文字和單元格大小,就可以了,比起只是文字和數字的表格,是不是美觀了一些呢?希望這些簡單的教程可以幫助到大家,在日常的工作和學習當中可以更好得運用到,還想了解更多關於word的精彩內容,盡在邢帥官網,精品教程等著你喲。


小憨微課


我是快手PP匞。兵貴神速,天下武功唯快不破,職場如戰場,要想在職場的激烈競爭中脫穎而出,也要一個“快”字。時間就是效率,效率就是生命,“快”是你在職場的生存之本。

那麼在職場必備的Word技能是什麼,最重要的一條就是“快”,今天分享一下Word裡的常用快捷鍵。(另附PPT“真實模擬鍵盤”常用快捷鍵,Office可以通用哦)

Ctrl+S 保存

  Ctrl+W 關閉程序

  Ctrl+N 新建

  Ctrl+O 打開

  Ctrl+Z 撤銷

  Ctrl+F 查找

  Ctrl+X 剪切

  Ctrl+C 複製

  Ctrl+V 粘貼

  Ctrl+A 全選

  Ctrl+[ 縮小文字

  Ctrl+] 放大文字

  Ctrl+B 粗體

  Ctrl+I 斜體

  Ctrl+U 下劃線

我是專注PPT的PP匞,每日不間斷分享PPT模板及Office實戰技巧,謝謝關注。歡迎在評論區留言分享討論!


PPT匞


別人的必備技能,不代表也屬於你。

每個人的工作崗位都不同,具體的工作內容也不同,所以經常用到的Word技能也是不一樣的。

如果你是行政崗位,可能主要需要學習的技巧就是文檔打印,文檔輸入等;如果你是財務崗,就需要知道怎麼用word打印工資條,當然Excel也可以實現這個功能……

想要掌握真正的必備技能,應該根據自己的職業特性去摸索,而不是去學習別人的所謂必勝套路。

這裡是學個p啊,我每天都會給大家分享一些高效辦公技巧,希望我的 回答能夠幫助到大家,歡迎大家關注我與我互動。


學個p啊


word中的篩選、比對數據、函數功能是職場中必備的技能。這是我的觀點,僅供參考。


小靜sophia


我覺得應該是排版、圖表之類的,像快捷鍵不是很重要,只是一種快捷操作方式,即使你記不住,也可以再菜單中找到,不影響什麼。

我是計算機應用專業,通過了計算機高薪技能考試,這個考試重點時office 辦公技能考試,通過這個考試說明你掌握了嘴基本的技能要素。

Office在日常工作中,會經常用到,比如:給領導彙報工作,得用到幻燈片吧、出設計方案,得要word和excel吧。慢慢你會發現,排版、圖表之類才是核心。


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