涉密會議文件材料管理是一個普遍性的問題。在各機關、單位，通過召開會議傳達學習相關文件材料，是貫徹落實黨和國家方針政策、法令、決議以及上級指示的重要途徑。而當會議議題、內容或者文件涉及國家秘密時，對文件材料的管理尤其需要提高警惕、嚴防洩密。
然而，在實際工作中，涉密會議文件材料管理不當的問題時有發生。不僅有涉密會議組織者圖省事讓參會人員自帶涉密文件，還有參會人員私自留存涉密會議文件；既涉及涉密會議組織者與參會單位會議文件收發銜接的問題，還有參會單位對參會人員帶回的會議文件查收和監督管理的問題。
案例1:2005年，某涉密單位幹部孫某參加涉密會議，會議要求涉密會議材料“會後收回”。孫某未按要求交回涉密會議材料，將涉密會議材料帶入賓館，存放在更衣櫃中。孫某外出時，涉密會議材料和個人財物被盜，經多方查找未果。事件發生後，孫某受到黨紀政紀嚴肅處理。
案例2：2013年3月，某部委工作人員婁某丟失1份機密級文件。經查，婁某外出參加會議返程途中，不慎將涉密文件遺失在公交車上。發現情況後，婁某立即向單位報告，並通過積極聯繫公交公司、向公安部門報案等方式進行查找，但未能找到。經評估，文件內容已在有關報告中對外公開，文件丟失不會帶來實質性損害，有關部門給予婁某行政警告處分。
案例3：某開發區信訪辦主任劉某在參加完市涉密會議後，將1份機密級會議文件帶回單位，不僅未按規定及時交保密室查收，而且在文件使用後疏於保管，隨意放置在辦公桌上，被一上訪人員趁辦公室無人拿走，在開發區服務中心複印後將原件送回，並將複印件交給一名個體職業者通過互聯網向境外發送。有關部門發現後，隨即對兩人實施了刑事拘留。劉某也因此受到行政警告處分。
個人私自留存涉密會議文件的現象屢禁不止，究其原因，一方面是參會人員的保密意識淡漠，另一方面是涉密會議組織者的保密工作不到位，沒有做好會議文件材料的管理。
涉密文件的管理，關係到國家安全和利益，各單位應當充分認識到涉密會議活動的嚴肅性以及保護涉密會議文件的重要性，採取切實有效措施，加強管理，並提高工作人員的責任心和保密意識。
保密法第三十一條規定：舉辦會議或者其他活動涉及國家秘密的，主辦單位應當採取保密措施，並對參加人員進行保密教育，提出具體保密要求。
保密法實施條例第二十七條第三款規定：舉辦會議涉及國家秘密的，主辦單位應當按照國家保密規定管理國家秘密載體。
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會議布好“保密網”
有關機關單位應當根據“誰主辦，誰負責”的原則進行管理，明確涉密會議管理職責。主辦單位應當制訂保密工作方案，根據會議主題、內容或文件、資料涉及國家秘密的最高密級，及時確定會議的密級，對參加人員提出保密要求，開展保密常識和保密防範知識教育，提出具體保密管理要求，並明確專人負責督促落實。
承辦單位要按照主辦單位要求，提供安全保密的環境、設施和設備，並對工作人員進行保密教育，明確工作人員的保密責任，要求其做好保密工作。
保密行政管理部門應當對重大涉密會議的保密工作進行監督和指導，並提供必要的安全保密技術服務保障。
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管理念好“保密訣”
對涉密會議文件的管理，應當嚴格按照國家秘密載體保密管理有關規定執行。涉密會議組織者會前應加強辦公設備和場所保密技術檢查和防護，對會議駐地採取保密管理措施。會議期間應做好會場保密保障和會場外可疑無線信號監測，跟蹤會議文件、資料發放情況，對會議駐地進行保密巡查。會後應督促做好文件、資料的清退、回收、銷燬和保密設備回收等工作，落實保密管理措施。
涉密會議特別註明要“會後收回”的或由會議代表帶回單位交保密室保管的文件資料，參加人員應在會議結束時主動交回會議管理人員或退回單位保密室並辦理退回簽收手續，不得私自留存涉密文件資料，不得擅自記錄、錄音、攝像、拍照和摘抄，不得擅自複印涉密文件、資料等。
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報道繃緊“保密弦”
近年來，由於信息公開保密審查不嚴導致涉密文件洩密的案例時有發生。對此有關機關單位還要在會議後嚴格信息上網審查，控制信息來源、落實審查制度、規範審查程序，從源頭上防止涉密會議文件材料洩密事件的發生。
涉密會議有關方面接受採訪或者公開報道應當經過批准，對是否涉密界定不清的，應當逐級報有權確定該事項密級的上級機關或保密部門審查確定，嚴防在宣傳報道中造成失洩密事件。
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