四五月份正是就業忙，細心地朋友是否發現，填了那麼多的簡歷表格，總是那麼幾個相同或者相似的問題要填，“每次都很花時間”、“總要一遍遍的寫”。而強調要“一簡一投”，更加劇了這種負擔。
另一方面，碩博生每天都要對著電腦，處理各類事情，手中的文件多的數不勝數，而其實處理他們是很有技巧的。
只有做好日常的積累，防患於未然，把一個個分條列清楚，到用的時候，直接複製粘貼就可以。或者將材料提前進行備份，需要的時候直接從收納盒裡面取出來就可以了。
一、歸檔文件：最便捷的找尋路徑
如果對紛繁複雜的文檔沒有一個清晰的處理，可能讓自己的工作和生活變得混亂和無序。面對各種表格、文件，自己的心情有怎會好起來？不過是給工作增添許多煩惱。
我們都知道通過建立文檔，把一類文件歸納起來，在尋找的時候會非常方便，但最後往往會發現，歸納的文檔越來越多，但是卻文件找不到或者無從早起，還有很多文件不知道該歸為何類。
人的大腦也是從總到分的，在頭腦中找一個文件，你回想想到在哪個盤，然後在對應的文件夾，在想象到文件夾中的文件。
我建議通過建立“十文件夾法”即“4+3+2+1”文件夾法來實現文檔的總管理。首先，建立四個主要文檔，分別為：本科（材料）、研究生（材料）、博士（材料）和企業/學校（材料）。我們幾乎所有的內容都可以囊括在這四個文件夾中。
但為了更加快捷，我們需要再把其中一些關鍵內容抽離出來，建立另外三個文件夾，分別為：項目基金課題（個人和他人的）、小論文（原稿、知網下載稿、引用轉載複印情況材料等）、照片（本碩博和工作照片）。這三個文檔之所以抽離出來，是因為我們會經常需要這些內容使用或者進行回顧。
這時候，已經是比較齊全的文件夾歸類了，如果再加上另外兩個文件夾，就更加齊全了，這兩個文件夾分別是：個人情況和其它。個人情況文件夾中有個人的情況分類和個人情況綜合等，方便填寫各類表格時找到和使用；其它為不宜歸納的材料或者文件。
最後一個是“各類證書電子版、掃描件”文件夾。這個文件夾存放所有獲獎證書掃描件、個人項目課題掃描件以及學歷學位掃描件等，有時候論文也可以再進行掃描存儲。
特別說明的是：畢業以後可能不太需要經常打開本碩博的文檔，因此可以把本碩博三個文件夾再合併成一個大文件夾，將“工作單位”文件夾中的各個小文件夾單獨出來。比如，課件等。
每個人的工作屬性等會不一樣，但對總的分類管理而言，以上是適用的。另外，最好可以用硬盤進行“雙重保障”。
二、分門別類：相關信息的電子文檔保存
具體來說個人情況分類文檔，其中包含以下內容：家庭情況；教育經歷；工作實踐經歷；獎勵情況；個人特長；本碩博就讀學校（包括學校屬性等）；英語水平情況；獲獎或證書（從國家級到省級依次列出）情況；任職情況；參加或入選學術或行業會議情況；參加本專業冬、夏令營情況；主持（參與）項目課題情況（本碩博分列）；實習情況；發表論文情況；出版著作情況；獲得專利情況；新聞報道作品或情況等。
以上內容為便於查找、分類明確和細節到位，應做好以下幾點：
第一，最好都放到一個文檔中。僅僅做簡歷是不夠的，很多單位（比如高校）都另外要求填寫個人情況表或者報名表，還有的單位（一些企業、國家部委、高教社等）需要在網站上填寫申請信息。而以上“個人情況分類”中內容又幾乎都是必問的。另外，在申報項目填寫相關內容時，也會有這些問題。因而，建立個人情況分類的文檔，需要填寫哪一部分，直接複製粘貼就可以了。
第二，上述分類中如分屬本碩博和工作四個階段，要分別列出。比如，所獲獎勵要分本科、碩士、博士和工作（單位）四個階段。
第三，細節要儘可能清楚。比如，何時何地在何處有何證明人參加的實習、擔任職務等；發表的論文列清楚期刊名、期數、出版時間、級別等等；著作要有書名，出版社的名稱，出版時間，字數，ISBN和CIP號等。
對於“個人綜合情況”文檔。比如在報考公務員和填寫個人計劃書時，就需要綜合的中的個人情況介紹，這時候需要做一個概況介紹，抽出最具有價值和說服力的部分。比如，曾獲得各類獎項二十餘項，其中國家級、省級獎勵十項；發表論文十篇，其中核心期刊五篇。
三、歸納彙總：紙質文檔的分類、彙總與存儲
有時候，我們不僅要填寫電子表格，還需要提交相應的紙質材料。需要提前做好的工作同樣有很多。
我建議提前分類和彙總某些材料。比如，個人曾經面試過不同的單位，每個單位幾乎都會要求把學歷學位證書、發表論文和獲獎證書複印件上交。因此，這些需要多次提交，多次使用的材料，需要提前備好足夠的份。一般來講，碩博生最好準備不少於五份。如果是入職以後，在工作單位獲得的，最好準備十份，因為這些工作後的材料（發表的論文、主持的項目、所獲獎勵）可能要用更多次。
這些材料準備，還需要專門收納的文件袋或者收納盒等，在袋或盒的顯著位置標明材料內容。
比如，基金項目文件盒；發表論文文件盒；獲獎情況文件盒；被引用、收錄、複印等證明材料文件盒；專利文件盒等。將上述複印件都裝入這些袋或盒中，就可以方便查找了。
四、示例
而每次有新東西都往這些袋中材料或者分類信息文檔中添加。以新發表一篇論文為例。首先把論文題目、作者、期刊名稱、發表日期和期數等填寫到“個人情況分類”下的“發表論文”情況中。然後再把論文包括首末頁、目錄和論文正文等打印多份，放置到單獨的收納盒中。這樣，無論是上交電子版，還是紙質材料，都能非常的利落。
同樣，獲得一項專利。把專利獲取時間、類型、名稱和作者等填入“個人情況分類”下的“獲得專利情況”中。然後把專利掃描件放入“各類證書電子版、掃描件”文件夾中。再把專利證書放入複印多份連同原件放入到“專利文件盒”中。
分類、彙總或集合是很重要的一種方法。就我個人而言，我還曾經把之前審過我稿件的所有專家的審稿評語都總結道一個文檔中。個人認為，這些評語往往都是我“慣犯的”毛病，是我寫作中你的“致命問題”，當我集合起來，發現很多問題出奇的相似，慢慢的總結和消化，從而找到規律，規避這些問題。
無論是學習還是生活中很多地方都需要做到分類和彙總。比如，做一個公眾號，將不同類型的文章放置到不同文件夾中；將所發文章題名和鏈接彙總到一個文檔中，並建立目錄。需要的時候，既能很快找到文檔，又能很快找到鏈接。
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