一、輔助核算問題的提出
假定某企業有五個製造車間，製造費用項目包括工資、福利費、折舊費、修理費、水電費等10個項目。在傳統的手工會計環境下，該企業對各車間的各個製造費用項目進行核算與管理，一般是在製造費用總分類賬戶下按照各製造車間分別設置二級賬戶，然後在各二級賬戶下按製造費用項目設置多欄賬，以核算各製造費用項目。但由於在會計信息化方式下，記賬憑證是賬務子系統的唯一數據來源，記賬過程只是對記賬憑證打上記賬標記並更新發生額餘額表，所有的總賬、明細賬、日記賬和多欄賬的查詢打印只是根據記賬憑證表和發生額餘額表按照賬頁格式臨時生成的，並不存在手工會計環境下總賬和明細賬、日記賬的平行登記過程，因此不能利用手工會計下的方式來進行核算與管理，而只能按照明細賬核算方式的要求，設置相應的明細科目來進行核算。又因為在會計信息化方式下，記賬時只能填寫末級科目，因此應按照表1設置科目體系，這樣才能達到既定的核算和管理要求。
雖然利用明細賬核算方式可以滿足核算和管理要求，但卻存在以下兩點不足。首先，科目體系會變得異常龐大和繁瑣，不利於提高核算效率。在本例中，為了完成核算要求，需要設置1個一級科目、5個二級科目、50個三級科目，共56個科目。其次，信息查詢存在障礙，不能滿足信息化方式下方便快速地進行信息查詢的要求。當企業想查詢同一費用項目在不同車間的發生情況時，傳統的明細賬核算只能提供“縱向查詢”，而不能提供“橫向查詢”，因此只能由企業自己按照明細賬進行加總和比較。而利用輔助核算則能較好地解決上述問題。
二、輔助核算的類型
目前，許多會計信息化軟件所提供的輔助核算類型不盡相同，典型的輔助核算類型包括以下幾種：
一是客戶核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的客戶信息時，可以使用客戶核算。例如，企業可能需要按不同客戶核算和反映其應收賬款、應收票據、預收賬款、其他應收款等賬戶信息，因而可以將這些賬戶設置為客戶核算；再如，當企業需要按客戶對商品銷售進行流向分析以反映各客戶購買排序及比重情況時，可以將主營業務收入賬戶設置為客戶核算。
二是供應商核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的供應商信息時，可以使用供應商核算。例如，企業可能需要按不同供應商核算和反映其應付賬款、應付票據、預付賬款、其他應付款等賬戶信息，因而可以將這些賬戶設置為供應商核算；再如，當企業需要對不同供應商所供應商品的銷售情況進行反映和分析時，也可以將主營業務收入賬戶設置為供應商核算。
三是個人核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的個人信息時，可以使用個人核算。例如，當企業需要按不同職員反映其差旅費等借款情況時，可將其他應收款設置為個人核算；當企業需要反映不同業務員的銷售業績時，可以將主營業務賬戶設置為個人核算。
四是部門核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時，可以使用部門核算。例如，當企業需要按不同部門反映其製造費用、管理費用等情況時，可以將製造費用、管理費用等賬戶設置為部門核算；當企業需要反映不同部門的銷售業績時，可以將主營業務賬戶設置為部門核算。
五是項目核算。項目核算是一個廣義的概念，由於可以將不同的客戶、供應商、個人和部門看作不同的項目，因而可以採用項目核算。如果企業需要反映不同在建工程項目的建造成本時，可以將在建工程賬戶設置為項目核算，而將各項在建工程項目作為不同的項目；如果企業需要反映不同產品的生產成本時，可以將生產成本賬戶設置為項目核算，而將各種產品看作不同的項目；如果企業需要反映在不同地區的銷售情況，以統計產品在哪些地區更受用戶歡迎時，可以將主營業務收入賬戶設置為項目核算，而將各地區看作不同的項目。
三、輔助核算的步驟
第一，明確核算和管理要求。核算和管理要求完全由企業根據自己的核算和管理水平決定，與軟件無關。會計信息化軟件提供了輔助核算功能，但企業是否使用以及軟件是否適用企業完全取決於企業自身的狀況和要求。企業在實施會計信息化過程中，應該對自身的管理模式和業務流程進行重組和再造，而不應只是要求會計信息化軟件來適應企業，企業和會計信息化軟件應該是相互適應的。
第二，設置會計科目體系及相應的輔助核算類型。一旦決定了核算和管理要求，就要正確地建立相應的會計科目體系以及科目的輔助核算類型。例如，為了對企業各車間的製造費用項目進行精確核算和管理，可以只設置製造費用一級科目，然後將該科目同時設置為部門核算和項目核算。
第三，設置相關的輔助檔案。決定了輔助核算類型後，接下來便要正確地設置相關的輔助檔案，如在前例中，應該設置企業的部門檔案和製造費用項目檔案，以便系統進行相關的核算。
第四，填制記賬憑證時選擇相應的輔助核算信息。由於記賬憑證是賬務子系統的唯一數據來源，因而在填制記賬憑證時，如果用到了具有輔助核算要求的會計科目，用戶必須要選擇相關的輔助核算信息。如在前例中，當填制有關製造費用的憑證時，必須要同時選擇部門信息和製造費用項目信息，以便系統地對製造費用的部門信息和費用項目信息進行記錄、歸集、統計和分析。
第五，查詢輔助核算信息。一旦在填制記賬憑證時正確地選擇了相關的輔助核算信息，便可以利用系統提供的輔助賬表查詢功能，方便地對輔助核算信息進行查詢、統計和分析了。如在前例中，不但可以查詢製造費用賬戶的總賬、明細賬，也可以查詢各部門各製造費用的發生情況，還可以查詢同一費用項目在不同部門間的發生情況。當然，也可以按部門、費用項目進行製造費用的統計、對比和分析。
四、輔助核算的作用
（一）簡化會計科目體系由於進行輔助核算時，可以用相關的輔助檔案代替明細科目，從而達到簡化會計科目體系的作用。如在前例中，如果採用傳統的明細科目核算，需要設置56個科目，而使用輔助核算時，只需要設置1個製造費用一級科目即可，原先的5個部門二級科目和50個費用項目三級科目可以省略，代之以5個部門檔案和10個費用項目檔案，從而使得會計科目由56個變為了1個。再如，某企業要按客戶核算其應收賬款和預收賬款，假設該企業共有100個客戶，因此除了需要設置應收賬款和預收賬款2個一級科目外，還需要在這兩個一級科目下分別按客戶設置100個二級科目，因而總共需要設置202個會計科目。如果將應收賬款和預收賬款分別設置為客戶輔助核算的話，只需要設置應收賬款和預收賬款2個一級科目，原先的200個二級科目完全可以省略，而代之以100個客戶檔案即可。
（二）使會計科目體系變得相對穩定使用傳統明細科目核算時，如果相關信息發生變動，會造成到會計科目的變動，而使用輔助核算時，由於不必建立相應的明細科目，當相關信息發生變動時不會影響到會計科目，因而使得會計科目體系變得相對穩定。如在前例中，如果車間數量或費用項目數量發生變動，在使用明細科目核算時必須要對相關會計科目進行變更，而使用輔助核算時會計科目體系不必變更，只需對部門檔案和費用項目檔案進行變更即可。
（三）便於信息的查詢和統計分析使用傳統明細核算時，只能進行“縱向查詢”，而使用輔助核算時，不僅可以進行“縱向查詢”，還可以進行“橫向查詢”和相關的統計、分析，因而豐富了信息查詢手段，使得用戶可以及時方便地獲取必要的決策和管理信息，符合會計信息化環境的特點和對會計信息質量的要求。
五、輔助核算功能的不足及改進建議
儘管目前會計信息化軟件一般都提供輔助核算功能，但是筆者認為目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，如何實現從“輔助核算”到“輔助管理”是會計信息化面臨的一個現實問題。而要解決這一問題，筆者認為可以從以下幾個方面進行嘗試：
首先，要提供更加豐富的信息統計和分析功能。輔助核算功能所提供的信息查詢不應僅僅停留在類似於傳統總賬、明細賬的輔助賬簿的查詢層面上，而應該更多地關注如何對現有信息進行深加工，從而提供給用戶更多的有助於決策和管理的信息，增強輔助信息的“相關性”。例如，可以多角度地對各輔助項信息進行統計和彙總；對各輔助項信息進行縱向趨勢分析，以瞭解各輔助項過去若干期間的發展趨勢並預測未來區間的發展態勢；對各輔助項信息進行橫向比重分析，以瞭解各輔助項在總體中所佔比重情況，便於企業重點跟蹤、重點控制。
其次，要提供預算制定及分析功能。系統應該提供對各輔助項制定預算的功能，並在此基礎上對各輔助項的實際發生情況與其預算進行對比分析，從而可以動態地考察預算的執行狀況，以便及時發現問題並採取相應措施確保預算的實現，也可以為下一週期預算的制定提供更加可靠的信息。
最後，還要提供多種方式的預測功能。系統只有具備了科學的預測能力，才能保證會計信息經濟決策的相關性。因此，系統應該提供多種科學的預測方法，以便企業對各輔助項的未來發展趨勢作出科學可靠的預測
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