日常做表格比較多,電腦桌面經常密密麻麻,請問有什麼好的辦法歸類?

至樂無樂


因為工作原因,本身崗位就是計劃管理,所以我的表格是相當多的,電腦桌面經常密密麻麻,請問有什麼好的辦法歸類?這時候我的建議是如下:1、認識文件後綴名;2、有自己的命名規則;3、定期清理;4、存放位置;



認識文件後綴名

電腦桌面經常密密麻麻,我想不僅僅只有表格類的文件,也有可能有其他文件,這時候整理前系統的學習一下電腦的文件後綴名,也就是文件類型是非常有必要的,這樣就可以根據文件類型來整理了。常見的文件類型我分了三類

辦公類:

TXT:Windows文本文檔

XLS:Microsoft Excel 2003電子表格

XLSX:Microsoft Excel 2007版本以上電子表格

DOC: Microsoft Word 2003文檔文件

DOCX:Microsoft Word 2007版本以上文檔文件

PPS:Microsoft Powerpoint幻燈片放映

PPT:Microsoft Powerpoint演示文稿

圖片類:

JPE,JPEG,JPG:JPEG圖形文件

GiF:動態圖片文件

PNG:可移植圖像文件

TIF,TIFF:標籤圖像文件格式(TIFF)位圖

視頻類:

avi:Windows視頻文件

MP4:視頻或音頻文件

FLV:Flash視頻文件

MKV:視頻文件

MOV:QuickTime for Windows視頻文件

這裡就不一一介紹了,平時把系統的後綴名打開,有不認識的頭條搜索一下就明白了


命名規則

一開始看到桌面密密麻麻的文件,不要急著整理,在整理之前理順一下自己的文件的命名規則,如果文件的命名規則沒有的話,整理起來就會大大打折扣,同時一個好命名規則,對於大腦可以起到一個加深作用。我來分享一下我的命名規則:

時間法:

以時間為規則命名,整體思路在非系統盤建立以年份為基準的文件夾,同時文件的命名為:“名稱_日期"的命名規則

子文件夾為月份

文件名為:

名稱+日期


地點法:

以工作地點命名,如一個公司一個文件夾,一個項目一個文件夾;前面分加上數字進行排序,想排在第一位的用 01、第二位的用 02


項目法:

前面的文件夾名稱可以用項目的英文大寫字母簡稱;這樣可以精準定位,按下字母



組織法:

根據公司的組織架構來分:如下圖

0 計劃 ;1 製造 2 總裝...........


定期清理

花了上面這樣多內容來說明文件命名及文件類型,就是為了讓你在整理桌面時候有目標去整理,首先一定要定期清理,還有每次保存文件的時候一定要保存到指定位置,不要放在桌面!不要放在桌面!不要放在桌面!重要的事情說三遍,因為桌面是系統盤所在位置,如果系統盤崩潰了,文件就有可能丟失。

日清日畢:每天下班檢查桌面的多餘文件,把它們放到我上面所命名的規則對應的文件夾裡面;

利用搜索:整理電腦中的各類文件,常見的就是後綴名搜索法,如輸入: *

.TXT,代表的就是所有文本文件;把對應的文件一起剪切到不同的文件夾中;



存放位置

文件在桌面比較亂的原因就是存儲位置和名稱沒有原則性,久了久之桌面一堆文件,名稱有“1111”、“222”、“aaaa"、 "aaaabbb|“……,這裡建議幾個原則

原則1:桌面只存放快捷方式,就是鏈接的

原則2:保存文件不要直接按保存”Ctrl+S" 。

要按另存為,存到你指定的文件夾位置;OFFICE的是F12 為另存為,建議各個盤固定放不同的類型的文件:C盤,系統盤,D盤為軟件盤,E盤:文件盤,F盤:備份盤


原則3:保存文件一定加上一個日期反綴名

加了的話,可以按日期搜索,這樣就是非常快了,如下圖



最後一定要保持桌面清爽,這樣每天上班心情都會好很多


古哥的桌面就是這樣……


我是古哥計劃,頭條號作者,職場問答專家,職場領域創作者,專注生產計劃15年。更多文章,請點頭像關注


古哥計劃


你好,我是職場效率手冊的老鄭,在頭條問答上學習和分享職場通識知識、技能,為你推薦效率工具和實用在線網址,希望共同交流,一起成長。

由於工作任務繁雜,經常看到同事的電腦桌面密密麻麻排滿了文件夾、文件的圖標,這樣密集的佈局讓文件查找起來特別不方便,日子一久發現有些文件夾已經在桌面臥倒快一年了還沒打開過。有沒有更合適的高效整理方法呢?這裡圍繞三個方面來分享自己的一些心得體會:

規範命名

規範的文件命名方式,不僅可以讓你在日後查找的時候,一目瞭然,更可以為日後歸檔整理打下堅實的前期基礎。所以,要管理眾多的表格文件,先試著在文件命名上下工夫。

對於正在操作的文件:我自己採用的是“類別+關鍵字+時間”的方式,比如“學校_主題教育彙總表_20191114.xlsx\

職場效率手冊


你好,這種狀況我也是深有感觸,平時很多時候喜歡把當時用的文件直接往桌面一放,使用後就不去管了,這樣的話桌面就會越來越亂的。這裡我建議的是還是儘量用【電腦的自帶功能】+【個人的良好習慣】去做到整理和歸類。

使用文件夾歸類

在桌面上建立一些文件夾來進行文件的管理。每天或者每週要對對桌面上的散亂的文件進行整理和清理。

  • 按照項目建立文件夾

  • 按照來源建立文件夾

  • 按照時間建立文件夾

  • 按照相關人建立文件夾

  • 臨時文件夾

  • 備份文件夾

  • 等等

使用Excel文檔間接管理

針對常用的文件,我們可以在Excel建立分類的目錄鏈接,這樣文件本身不分類也可以,Excel上通過鏈接的分類可以間接的管理文件的分類,同時也保證了我們只管理有用的文件。其他無用文件可以刪除或者放在一個備份文件夾中,減輕了文件管理的負擔。

使用文件管理軟件

市面上有挺多文件管理軟件,也用該有免費的。我沒有用過就不具體推薦了。注意的是自用電腦還好,如果是公司電腦,一定要確定是否讓我們私自安裝電腦軟件。網絡下載有風險!

謝謝閱讀,希望我的回答對你有幫助。


高效工作UP君


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塵玥姐姐


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