在企業的正常經營中，證照是一類必需又重要的經營物件。而一般我們所說的“證照”，就是指證件和執照的統稱，如企業需要辦理營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、用工許可證等各類經營資格、資質證書以及與資質、資產相關的相關證件，這些證件我們都將其統稱為“證照”，它們是企業身份的重要法律依據。這類證件的遺失、過期、被濫用，將會影響到該企業的信用、資金安全甚至合法性。同時隨著企業的不斷髮展、公司規模的逐漸擴大，企業的相關證照亦會越來越多，證照的管理難度也就隨之越來越大。
就目前的企業證照管理現狀而言，普遍還存在著管理人才缺失、保存不易、容易丟失、查閱不便等多種問題，主要可以歸類為以下幾個方面：
● 第一、證照類型多樣，管理部門不統一，需要使用時難以尋找；
● 第二、許多證照掃描件在商務人員手上都有備份，使用安全難以得到保障；
● 第三、證照在使用過程中沒有任何記錄，如果出現遺失或損壞的情況難以追究責任；
● 第四、企業發展過程中的證照文件眾多，關於證照的年審、延期、換證等情況人工難以管理；
● 第五、證照的申辦、變更、年檢等均無記錄，無法查看證照歷史，追本溯源。
針對以上五類常見的證照管理狀況，如何高效、有序的管理證照成為許多企業所面臨的問題。為了能夠安全保存管理、提高證照的使用效率、實現部門之間的協同辦公，有必要為企業搭建了一個一體化的證照管理平臺，可以實現智能化、有序化、標準化、數字化的管理企業證照文件。
對市面上主流的多個證照管理平臺的功能測評，會博通證照管理平臺可以說在性能上相對突出。憑藉對證照管理的豐富經驗，會博通讓企業實現各類證照自定義管理分類、自定義證照屬性、證照期限管理、便捷查詢、標準化記錄證照線上線下借還情況、全程跟蹤、安全使用等平臺價值，實現企業證照智能化管理模式。
會博通證照管理平臺通過將企業的紙質證照增加電子化檔案，構建一個證照信息管理一體化的電子信息檔案室，讓企業證照信息能夠有序存儲，方便實時更新；並且後臺能夠憑藉證照性質自定義分類，定義其屬性，並自動生成條形碼、二維碼等唯一編碼，便於借閱使用時的查找。
同時，會博通證照管理平臺進一步規範了證照借閱使用時的制度和流程，集證照查詢、申請借用一體化，借閱者可使用純線上、純線下以及線上線下相結合等借還模式。同時，平臺內搭載了支持關鍵字搜索、二次搜索或組合搜索條件的高級搜索功能，極具人性化，搜索證照快速且準確，避免了四處諮詢而不得的情況，有效提高了證照的使用效率。還有平臺能夠準確記錄證照借還信息，並且在證照上添加防擴散水印，對證照使用進行有效安全控制。
此外，會博通證照管理平臺還能實時監控證照期限，設置到期提醒，更直觀地呈現出證照的期限、辦理進度、借閱狀態等動態，方便管理人員瞭解證照使用情況，提高企業證照在各環節的流通效率。
會博通能夠輕鬆實現證照管理的全面自動化、有序化管理以及證照的規範化應用，降低企業對證照管理人才的需求，實時跟蹤證照動態，簡化證照借閱管理流程，讓企業在改革發展的過程中無後顧之憂，是企業實現智能化發展的一大邁步。
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