2020年初，疫情爆發之前，中國遠程辦公的滲透率還低得驚人。
然而，一個月未到，遠程辦公變成全國討論的熱點，並迅速在全國普及。
成千上萬的企業開始起草一份針對遠程辦公的制度，無數員工過上了不用通勤、在家辦公的生活。
在中國，遠程辦公的技術已經有了一定基礎，近幾年湧現出的企業微信、釘釘、飛書、石墨文檔等軟件和工具滿足了企業線上溝通、文件傳輸和工作協調等方面的基礎需求。但在巨大的流量襲來時，升級擴容、保持協作順暢的需求也擺在了眼前。
有著豐富遠程辦公經驗的企業畢竟是少數，很多企業還在探索和適應的階段，無論企業還是員工，對這種工作方式以及其中需要運用的軟件，都不太熟悉。
在遠程辦公中，最受關注的一個問題是：如何解決效率問題？
而對於企業高管來說，這也是一次考驗，他們面臨的問題是，在全新的辦公形式下，如何做好管理？
連線Insight專訪了HelloTalk創始人魏立華、愛庫存高級副總裁姚燕萍、歐路商學院副總經理林宇、衣邦人副總裁徐葉紅，關注他們在這場遠程辦公熱潮下的思考，聊聊管理者和企業面臨的難題和挑戰，以及他們拿出了怎樣的解決方案。
1
提升效率最簡單的方式是降低溝通頻次
HelloTalk創始人魏立華
HelloTalk 作為一個語言學習、文化交流社區，本身比較全球化，幾個辦公室分佈在國內的深圳、上海和國外的一些城市。
不同辦公室之間需要進行遠程溝通，已經形成了遠程多辦公室協作的習慣，也有了一套非常明確的專門針對遠程辦公的規章制度。
疫情發生後的兩週，公司全員都是在家辦公。在規章制度上，我只增加了一個要求，就是在原先日報的基礎上，要求員工提前提交一週的工作計劃，在每天早上提交當天的工作計劃。
提交工作計劃，可以提前發現問題，員工自身的工作目標也會變得清晰，還有一個很重要的作用是提高溝通效率。
遠程辦公之後，因為缺乏面對面溝通，多人交叉的溝通會變成一個很大的問題。
提升溝通效率最簡單的方式，是降低溝通的頻次。提交工作計劃，可以將不用直接溝通的部分通過電郵的方式替代掉，減少雙方的溝通頻率，等你真正要溝通的時候，效率也會高一點。
HelloTalk員工視頻會議
除了工作計劃，工作進度的及時更新也非常重要。
不同部門的員工會因為一個項目產生依賴關係。產品知道了設計的工作進度，才能跟開發溝通；客服接收到了用戶的反饋，會同步給開發，開發修補和測試成功之後，客服才能再去通知用戶問題解決了。
如果你每做一個東西就需要去全員廣播，是比較麻煩的，所以工作狀態的自動更新非常重要。我們可以利用項目管理工具自動通知到相關人員，就可以知道對方進行了哪方面的工作、完成進度如何。
一個公司裡面擁有責任感和自我驅動的員工可能只佔據了25%左右，很多人在家中辦公，不免會受環境和自身心態的影響。這些人需要靠主管、組長或者有工作精神的人在團隊裡面發揮影響力。
平時我們會用JIRA的項目管理、雲文檔、企業微信的視頻會議等，基本上是國內外的軟件綜合來用。
整理來看，國外的軟件流程、共享分享和信息的公開會做得好一點，產品細節度和成熟度更高。國內的協同辦公或者SaaS是最近四五年的事情，很多軟件是一兩個功能模塊做得比較好，但是要把不同模塊串聯起來，就做不到。希望能有一個軟件能把我們常用的功能都結合到一起，當然，這只是時間的問題。
企業 Wiki 系統Confluence
短期內來看，遠程辦公後的效率未必是在下降。
員工的通勤時間轉化成了陪伴家人、休息和工作的時間；辦公室工作很容易被人打斷，打斷太多也會影響效率，現在就變成大家有時間可以思考，可以專注於手頭的工作；會議減少後，員工集中精神產出的時間變多了。
未來我們會更積極地嘗試遠程辦公的模式。在受疫情影響而全員遠程辦公後，員工也可以珍惜這段在家工作的時間，和家人多點相處。隨著員工幸福感的提高，相應地，工作的積極性和歸屬感也可以提高。這都是這次遠程辦公的陽光面。
HelloTalk員工在家辦公
但是遠程辦公也有不便之處。需要多人面對面，同時要看文檔，又要比較長時間討論的時候，是不方便在線上進行的。目前，入職培訓只能在線上進行，我覺得面試、培訓還是面對面溝通的效果會好一些。
另外也會有技術上的阻礙，比如很多員工家裡網絡環境不好，短時間內大批企業的線上辦公，網絡、服務器的支持或者擴容也需要時間，視頻會議時員工的掉線會打斷開會的過程。
長遠來看，企業的辦公模式不能太單一。你可以遠程辦公，也需要去辦公室工作，融合兩種是最好的。比較理想的比例可能是80%的時間在辦公室，20%的時間是遠程。
2
儀式感幫助員工更好進入工作狀態
愛庫存高級副總裁姚燕萍
我們是疫情發生之後才開始嘗試遠程辦公的。
愛庫存在1月21日開始休假，比法定假日提前三天。休假的第一天，通過鍾南山“確認可能人傳人”的發言、各種報道以及政府的通知，能看到整個態勢的轉變，判斷疫情沒那麼快結束，那時候整個管理團隊成立了應急小組。
當時管理層差不多在一週前就開始做準備工作、戰略調整以及項目候選人的面試和入職等細節工作。
次日，群裡就發了通知，在保障員工安全的前提下，原本定於1月31日的返工時間待定，定於2月2日的全公司年會延後。截至2月9日，我們兩度延後復工時間，職場復工時間已經調整為3月2日（視疫情發展情況再看是否還需調整）。
我們起草了一份“愛庫存SOHO辦公規範1.0版本”，其中對遠程辦公前的準備、信息安全的注意事項以及遠程辦公需要用到的工具做了一些指引。
起草的過程中有過爭議，主要有兩種聲音，一種是強調規則，比如準時打卡上報工作狀態等，一種是強調結果，讓規則軟一點，相比工作過程的辛苦與否，更關注工作成果的好壞。 顯然後者更適合遠程辦公的模式。
在準備階段，我們先是在整個硬件保障上做工作，因為很多員工沒有帶電腦回家，我們進行預約登記，安排當地員工分時段地回公司取電腦，不在本區的同事，特別是湖北等疫情嚴重的地區，儘快將電腦快遞過去。
愛庫存員工打卡照
遠程辦公，工作氛圍和員工投入工作的程度是非常重要的。 雖然疫情的影響也還會持續，在盡到社會責任、保障員工安全的前提下，企業也要生存，需要員工有穩定和高效的工作狀態。
2月10日返工，在線辦公第一天要提一下士氣，以前是當天創始人王敏和聯合創始人冷靜到各個樓層給所有員工發紅包，這次是發送了開工信，在群裡發紅包。
除了常規的照片或視頻打卡，在辦公環境上，我們會提醒員工和家人溝通，讓家人理解並配合自己進入辦公狀態。規範裡面有建議不要穿睡衣工作，是我們想強調工作要有儀式感。
之前就設有的下午四點的眼保健操，被我們搬到了線上。特殊時期為了員工的健康狀態，除了健康打卡，還另外設置了工間操和元氣照評選，讓大家保持適當的運動。對於公司武漢籍和湖北籍的員工，我們單獨拉群，去做溝通和慰問。
在此之前，遠程辦公軟件已經跟我們平時的工作聯繫得非常緊密。
我們一直在用企業微信，OA系統和郵箱都跟企業微信做了打通，幾乎所有的信息發佈和審批都已經通過線上去完成。企業微信主要用在日常的溝通和會議中，我們自己孵化和開發的社群管理工具絲絲可以支持在線培訓和視頻直播，單群上限達到了5000人。
各項工具都有自己的特點，我們也希望每個團隊都能找到自己善用的工具。
不過市面上的一些軟件還是存在穩定性問題，人數一多就無法承載，也有應用性問題，部分入口不容易尋找，退出到某些頁面的時候還會存在卡頓的情況。這次全民性的辦公，無形中提升了這些軟件的迭代速度。
部分業務和工作是難以在線上展開的。就我們而言，銷售和儲存管理兩方面是比較困難的。
銷售跟商家、店主的溝通還是需要在線下，但是沒辦法做到的情況下，就更聚焦一些產品化的工作，同時通過線上的方式對店主進行溝通和培訓。
倉儲管理這塊，現在工業園這類密集場所管控很嚴格，這塊要配合好當地政府，在確保安全的情況下，逐步恢復作業。
在沒辦法改變現實的情況下，應該多去關注事情向好的一面。
這其實是一個內部做深度溝通和年度覆盤的機會，可以想想今年的仗要怎麼打、需不需要做調整、有沒有新的目標，可以讓我們更好地理解現階段的業務發展策略。
在2003年SARS之後，也有一些結構性的變化和新的機會出來，我們想想可不可以通過這次疫情尋找機會、創造更大的價值。
對於公司的團隊和個人而言，這也是表現執行力、創造力、凝聚力的好時機。有限的空間和資源，確實會有所制約，但也會產生一些突破和創新。
3
明確的任務指令、每日工作彙報，可以保持戰鬥力
歐路商學院副總經理林宇
我們之前沒有集體遠程辦公的經歷，除了個別員工出差時候需要遠程實時彙報工作，其餘大部分時間都是在上海徐匯（總部）和深圳（分公司）的辦公室辦公。
2月10號開始，歐路商學院首次啟動集體遠程辦公，包括新項目的開發、戰略部署、合作方的談判、營銷工作的開展（如新媒體、網絡營銷工作）等以及銷售工作的安排等。
各部門主管根據部門情況和業務進展安排員工每天遠程上班，下達明確的任務指令，員工在結束一天工作後，通過郵件總結每日工作進展，彙報給上級領導。再者，每天上下班時間要通過釘釘打卡等。
受疫情的影響，一些員工的情緒和積極性肯定會受到影響。為了讓員工在家工作也能保持戰鬥力、具有工作效率，我們總結了一些管理方式：
（1）管理上分工明確，工作細緻化，工作內容落實到在個人，規定每個人在具體的時間節點完成任務。
（2）工作透明化，各部門之間、一個部門各個員工之間、與合作方之間等，協作共進，互相監督。
（3）多交流，開展線上頭腦風暴、活躍氣氛、明確方向，採取相應的激勵機制，激發員工的戰鬥力。
我們的市場部有很大一部分業務是新媒體運營，屬於互聯網工作範疇，不受疫情影響；另外我們啟用了契約鎖，可以籤電子合同，財務審批、付款、給員工發工資等都不受影響。
銷售部門也可以電話、微信等線上方式開展業務，只是目前與客戶面對面交流、企業參訪等不能進展。
關於學員上課問題，目前我們也在佈局線上直播，將很快啟動使用，另一方面也在通過更多線上產品補充現階段產品線，用來引流、轉化。
目前的影響應該是招聘環節，人事部門只能先篩選簡歷，通過電話瞭解應聘人員情況，暫時不好安排到公司面試及安排上崗等，這方面會影響招聘進度。
隨著疫情控制情況的變化，後期不排除會啟用一部分兼職人員，或嘗試視頻面試等，相信方法總比困難多，有問題就想辦法解決，這也是對企業和管理者智慧的考驗。
這次疫情結束之後，我們還是會以線下辦公為主。
這是我們的商業模式決定的，因為面向的學員是高級職業經理人及優秀企業家，通常我們會把總部辦公地點設置在徐家彙的中心地段，滿足學員高端上課體驗。在管理模式上，也會追求教職工和學員的“零距離”接近，以便更好的服務學員。
但遠程辦公將成為一種新的管理補充模式。
隨著辦公成本的增加（特別是場地成本），越來越多的中小企業支付不起鉅額房租，轉戰線上辦公無疑是一個非常好的戰略。
再者，每個行業實現互聯網+是必然趨勢，且國家支持自主創業、支持中小企業的發展，將來會有更多年輕人加入創業隊伍，在前期資金受限的情況下，他們選擇節省場地成本、線上辦公的可能性更大。
最近新型冠狀肺炎突發，遠程辦公呈現爆發式增長，相信疫情結束之後，隨著經濟的恢復，很多企業會思考靈活的辦公機制，有備無患，也會從這段時間的遠程辦公中，總結經驗和不足。
通過此次遠程辦公，企業在危機中學習和演練了一種新的管理模式。4
遠程辦公中，下級推動上級更高效
衣邦人副總裁徐葉紅
遠程辦公一直是我們日常運營與管理中的重要手段。
2015年9月8日，衣邦人在立足浙江基礎上正式登陸上海，開啟了全國城市網點的拓展布局。自那時起，衣邦人就十分注重在日常業務開展中應用遠程辦公手段。
目前衣邦人在全國有48個網點，因此，為了高效組織和統籌日常工作，銷售、市場等多個業務條線長期以來都將遠程辦公作為重要的辦公協作手段。
衣邦人程序員遠程辦公桌面
衣邦人獨立開發了針對服裝定製業務的ERP和CRM系統，這是我們一直以來遠程辦公的保障基礎。同時，結合日常業務開展需求，我們也會使用市面上如企業微信、千聊等成熟、標準化工具組成在線辦公工具組合，並且一直在對全體員工進行工具應用和遠程辦公方法的相關培訓。
衣邦人培訓、人力和企業文化相關部門，在線辦公的工作效率保障上起到了很大的作用。通過線上顧問採訪、優秀案例分享，讓員工能夠迅速地進行比照，尋找更好的工作方法。同時，我們還使用了線上直播等更豐富的互動方式，使得案例分享更有溫度、更親切。
遠程辦公，考驗團隊的主動溝通、反饋及協作意識。目前我們以職能或是項目式溝通推進，做到有條不紊，同時相對溝通會比集中辦公更聚焦。
在線溝通、每日有節奏的會議制度、工作狀態核檢、各業務條線HRPB主動的關懷性干預、每日工作成果定時反饋、企業文化側的News letter及員工互動，這些長期以來衣邦人都在完善的在線辦公方法論，都是團隊高效協作的保障方式。
衣邦人銷售線每日打卡照
為了規避遠程辦公後可能存在的問題，我們也總結了一些方法：
（一）規避工效低下，我們十分注重員工在線辦公的儀式感，所有參與在線辦公的衣邦人員工每天都在固定地點、正式化著裝（避免睡衣）、利用相對的固定時段開展工作。同時，
我們一致倡導下級推動上級，向上管理工作方法，也是提升工效的重要保障。中基層管理崗僅向員工同步階段性工作目標，對於工作策略、工作截點和所需資源的管理，一般都由下級向上級發起需求或執行，很多時候甚至出現上級向下級彙報的情況。
例如，衣邦人在2月份推出置衣卡產品，策略、產品需求和時間截點均由市場部門提出，而產品開發則是由CEO方琴組織項目組，並由CEO方琴向市場部門進行彙報。
（二）防止重要企業信息洩密，在線辦公必然會造成企業信息管理的挑戰。因此，衣邦人從公司規定和加密工具兩方面，都在著力杜絕企業信息洩密的情況發生。
（三）規避知識產權風險。在員工組織在線辦公過程中，公司一方面會為員工提供已獲授權或自主開發的辦公工具，另一方面也明確杜絕員工在線辦公中應用盜版軟件。
遠程辦公一直是衣邦人業務開展的基礎保障方式，以後也會一直持續下去。
閱讀更多 連線Insight 的文章
