02.26 今天我想跟你聊聊利用公式設置單元格條件格式,你真的懂了嗎?

為單元格設置條件格式,是我們工作中常常用到的場景。

比如,判斷某個日期是否到期,判斷某個分數是否達標,判斷某個值是否有重複值等等,最後根據判斷結果給滿足條件的單元格呈現特定的格式。

今天我想跟你聊聊利用公式設置單元格條件格式,你真的懂了嗎?

Excel本身自帶了一些簡單的常用的條件格式規則,如,這些內置規則比較簡單,一般人用起來也都沒什麼問題。

今天主要想跟大家分享一下,當用公式來設置條件的時候,不同的引用方式帶來截然不同的結果。


對單獨的一個單元格設置條件格式

對單一的單元格設置公式條件格式,很簡單。邏輯就是對同一行內科目的的分數求和,然後判斷,滿足條件則呈現指定格式。

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邏輯清晰,很簡單,沒有什麼可說的。G列的總和是放在這裡驗證設置是否正確。


對單列中的多個單元格設置條件格式

首先我們要選中B列中需要設置條件格式的所有單元格,然後設置公式條件格式。

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注意了,這個時候,公式發生了微小但是至關重要的變化:SUM函數中的引用區域從"$C$4:$F$4"變成了"C4:F4"。


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這裡的變化意味著什麼呢?

選中多個單元格,然後設置公式條件格式,背後的本質是:先對選中單元格區域中的第一個單元格設置公式條件,然後將公式條件複製到其他單元格去。

(上面這句話一定要讀懂)


好,既然本質是複製公式條件,那麼就必然涉及到公式的引用方式。

如果我們在這個案例中依然使用"$C$4:$F$4",這是絕對引用方式。那麼就意味著同學B,同學C…的單元格條件格式判斷依據跟同學A的判斷依據一樣,依賴於同學A的成績數據。顯然,這是一個明顯的邏輯錯誤。

所以正確的做法是將"$C$4:$F$4"改為"C4:F4",也就是將絕對引用方式改為相對引用方式。然後當公式被複制的時候,同學B,同學C…的單元格條件格式判斷依據就會相應地變成"C5:F5","C6:F6"… 。

一定要理解這一點,在條件格式裡寫公式和我們在單元格上寫公式邏輯是一樣的。

思考:如果將"$C$4:$F$4"改為"$C4:$F4"可以嗎?為什麼?

提示:跟在單元格中直接寫公式的邏輯是一樣的。

答案是可以的,同學B,同學C…的單元格條件格式判斷依據會相應地變成"$C5: $F5","$C6: $F6"… 。完全不影響結果對嗎?

如果你理解了前面兩種場景,那麼請接著往下看。


對於整個數據區域設置條件格式

第一步,選中數據區域


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第二步,設置公式條件格式

關鍵點還是在於引用方式的設置。這個案例中,當我們設置公式的時候,是對B4單元格設置,然後複製到其它所有選中的單元格(一定要理解背後的本質)。

現在我們想想,不管我們將B4單元格中的公式複製到數據區域中的其它任意一個單元格需要進行求和SUM計算的數據都處於C列到F列之間,但是這些被求和的數據又分別處於第5行,第6行…第11行,對嗎?

不著急,先將上面這句話徹底理解了再往下看。

那麼,這就意味著當我們設置B4單元格公式的時候,

要做到被複制的時候列號(C:F)不能發生變化,需要在列號前面加上$符號用於"鎖定";

要做到被複制的時候行號(4)可以變成為(5,6…11),行號前面絕對不能添加$符號(不能鎖定)。

到這裡,明白了嗎?

所以,我們在B4中設置的公式一定要是"=SUM($B4:$F4)>320"。

今天我想跟你聊聊利用公式設置單元格條件格式,你真的懂了嗎?

最後,我們得到想要的結果如下:


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總結

其實,對數據區域進行公式條件格式的時候,我們設置的不是一個公式,而是給區域中每一個單元格都分別設置了一個公式。所以,如果你明白了不同的引用方式(尤其是混合引用),以後這類操作就可以遊刃有餘了。

話說回來,學習Excel函數之前,我們都應該非常透徹地理解三種不同的引用方式:絕對引用,相對引用,混合引用。

看完這篇文章,你get到了嗎?


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