捐贈有愛,願每一份愛心都得到善意的對待。
渠道管控
渠道是否明確、公佈的渠道是否可控、是否合規。
例如,公佈的捐贈渠道未經審核,結果公佈的四個渠道中,三個是正牌軍,一個是三無產品。如果不小心選了“三無”的,那這個捐的就不知道會到哪裡去了?
啟示:受捐方需要明確渠道,好心人要認準標誌。
實物的管控
制度、流程等相關的規定,人員不相容職責是否分離、監控設施是否妥當,這些是必須要看的,這裡不贅述。下面主要從實物的進、出、存,三個環節來進行說明。
環節1:進
這裡的難點在於,受捐的實物可能不記賬,這個時候,審計人員是無法去核實,究竟收到多少物資。進來數據的準確性、完整性、及時性尤為重要。
思路:
對於捐贈人有明確信息的,注意收集,去查受贈的物資臺賬,如果臺賬中沒有對應的記錄,很可能實物會在問題
有進才有出,出去的物資沒有對應的進項,可能進來的物資也沒有記錄。
盤點時,盤盈的物資,有可能是進來沒記錄的,也有可能是記了出貨,未發的
注意,在物資進來記錄時,物資的規格型號是否記錄明確、清楚,以防出現偷樑換柱的情況,例如,口罩有N95的、有一次性醫用的等,如果你只記錄口罩,可能白記。
現場觀察,觀察收貨的情況,不要預先通知、不要暴露自己,靜靜地看即可。
環節2:出
出相對於進,稍微容易看些,但是也是受進的影響,如果進來的物資沒有記錄,也就是賬外物資,那麼賬外物資出去自然也是沒有蹤跡的。
思路:
1、合規性
出庫單是否連續編號,如果手工的,關注是否存在多本出庫單混用的情況。
出庫單的審核是否齊全,審核的權限、審核的時間等。
出庫實物的數量、規格型號與出庫單是否一致。
領貨人是否符合要求。
標準是否明確,是否依標準執行。例如,給A還是給B,給一箱還是給十箱等。
2、及時性
需救助對象是否及時領到物資。可以對處理的申請單及尚未處理的申請單的時間數據進行統計,關注處理的時長、以及是否存在長期申請未果的情況;聯繫求助人,詢問處理的時長。
3、完整性
檢查運輸單、貨運單、物流單等能與運輸相關的資料,獲取運辦輸物資的信息,反追物資的出庫環節,是否存在不合規的發貨、不合規的賬外物資等。
檢查財務賬上營業外收入、其他業務收入、往來科目,關注是否存在變賣收入,反查變賣物資的信息,找出賬外物資。如果發生變賣的,要延伸至變買的制度、流程,變賣的審核、變賣的估價等。
有系統的,要檢查系統的權限的設置,防止數據被修改。
現場觀察領貨的情況。不要預先通知、不要暴露自己,靜靜的看即可。
環節3:存
賬實相符,難點在於,賬是否正確?存=進-出,如果前面的進、出都不對,這裡也很難正確。
思路:
1、盤點:實物與賬
1)實物VS賬
A.規格型號
詳細記錄規格型號,免得盤出來之後,無法與賬上進行核對。出現狸貓換太子的情況。
B.存放地點、倉庫
盤點前,先弄清楚有哪些存放地點、倉庫,不要遺漏。
C.盤點的時間
最好同時盤,如果不能同時盤,可以考慮在盤過的物資上做記錄。目的是,防止一個物資出現在多個地方,你懂的。
D.關於通知
最好不要提前通知,尤其是明顯存在問題的情況下。
2)賬對實物
根據實物賬去檢查實物,實物是否存在、實物與賬上描述一致。賬是否準確,非常重要。
有系統的,要檢查系統的權限的設置,防止數據被修改。
3)盤點注意
規格型號是否一致。
物資的質量是否完好,例如,是否有損壞;是否過保質期或是即將到期的,如何應對等。
存放的環境是否安全,人員是否可以隨意進出、防火防潮防盜等措施是否合規等,延伸關注是否購買保險,保險是否到期。
2、存貨的價值
長期沒有使用的。是否需要處理,如何處理,價值的評估如何管控等,
保質期、有效期已到期或即將到期的,發生損壞的等。
雖然是無償捐贈,不花錢的,但也不能浪費。
閱讀更多 審計觀察 的文章