讓你效率大幅提升的好書
相信我們都曾經面臨過這樣的狀況：在面對手頭的工作時，不知道該從哪些工作開始下手，用什麼順序去完成；還有些工作一不留神就到了截止日期，想要完成這些工作就只好推遲其他工作，不知不覺地陷入了惡性循環……
這些問題的背後，是因為沒有對工作的順序作出合理的安排，以及無法提高工作速度、工作效率，最終導致工作整體無法進入良性循環的狀態。但事實上，工作中可改進的點是無限的，我們並非對這些問題無計可施。
由後浪出版公司、江西人民出版社出版，赤羽雄二撰寫的《零秒工作》一書，為我們解決這些問題提供了思路和方案。
在分析導致工作效率低下的幾大原因的基礎上，作者結合自己在麥肯錫的工作經驗，總結得出提高工作效率的諸多方法，如短時間內完成資料製作的方法、高效會議的方法、寫郵件的技巧等等，同時還有進一步提高思考速度的A4紙做筆記法，加強溝通能力的技巧等。掌握了這些方法，我們就可以提升思考速度、工作速度和效率，在工作中充滿自信。
本書一共分為四章，第一章指出“速度能夠解決一切問題”，第二章給我們講述了提升工作速度的八個原則，第三章給我們提供了提升思考速度的方法，而重點的第四章，則給我們提供了最大限度提升工作速度和效率的技巧。
一、速度能夠解決一切問題
工作速度慢，已經成為了常見的事：比如會議又多又冗長；每個項目都要求員工製作大量的文件，很多時候還要重新制作；上司下達的指示相當不明確，卻又對員工的工作給予很高的要求，員工不得不反覆工作；缺乏守時的觀念，缺乏在某個時間點完成規定動作的意識……
作者認為，日本白領工作效率低下的三個原因是：1、眾多管理層和部門領導人無法自己做決定和推進工作；2、部門內外協調後的再次協調；3、隨之而來的龐雜冗繁的資料製作。而其中最重要的就是第一點。
提高工作效率的關鍵在於速度。工作效率較高也就意味著在短時間內能夠取得較大的成果。一旦速度提升，就能迅速著手該做的工作，頭腦就會越來越靈活，便能多次運用PCDA管理循環，便會充滿幹勁，才能發揮實力……
因為工作中可改進的點是無限的，所以，提升工作效度，是一件完全可以實現的事情。
二、提升工作速度的八個原則
要提升工作速度，就要掌握八個原則。
原則1 首先形成整體印象
所謂整體印象，是指最終的成果是什麼，為了取得最終的成果，需要考慮怎樣的要素，需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果，從什麼地方著手才最有效等綜合因素。
原則2 工作不要過於細緻
作者認為，為了儘快推進工作，不應該過於細緻。完美主義者，通常存在工作速度慢的問題。如果我們每一部分都用同樣的細緻程度來緩慢推進的話，那麼不管有多少時間都是不夠用的，從結果上來看，一旦超過截止時間，那麼不管之前工作做得多麼細緻，都於事無補，我們應該明白，成功等於工作順利完成。
原則3 掌握工作的要領
這是指把握完成工作所必需的要點，在減少時間浪費的同時推進工作，因為掌握了要點，心情相對比較放鬆，在把握工作的要素的整體平衡的同時，能夠充分利用PDCA管理循環。要掌握這些要點我們，必須要通過現象看到本質，在每一次經驗中總結提煉。
原則4 形成良性循環
所謂良性循環，是指在推進工作的時候，工作本身朝著良好的方向發展的情況，另外周圍的相關人士會不斷協助自己。
原則5 對改善方法本身做改善
持續的改善，包括對改善方法本身做改善，工作速度便會不斷提升，工作質量也會相應提高，還能形成從整體上來判斷事物的意識，通過與眾不同的努力，積少成多，漸漸就會產生巨大的差異。
比如說為了提升工作速度，我們可能會從現有的資料中篩選出有用的部分歸檔，但有的人還會是先從公司內部的有關資料中選出可能經常用到的部分，然後貼上便利貼，製作一份簡單的索引，這樣便能在頭腦中勾勒出整體流程，下次的歸檔工作速度便能大幅提升。這就是對於改善方法本身做改善。
原則6 凡事提前
在迅速推進工作方面，極其重要的一點，就是將能夠完成的工作全部提前完成。
怎麼樣才能提前完成工作呢？作者指出，首先要掌握工作的整體流程；終止多餘的工作和不必要不緊急的工作；如果能夠委託給他人，就徹底委託給他人；專注於只有自己才能完成的工作，先把這些工作做好；一旦時間開始變得比較寬裕，就一點一點地提前完成其他工作；以3到6個月為基準，對工作整體安排做一次較大的調整。
原則7 凡事先行一步
凡事先行一步，是指比別人先行思考應當前行的方向，比別人先行調查應該調查的信息，主動設置會議內容等等。
在別人注意的問題並採取行動之前，你不知不覺就已經進入了先行一步的狀態。你只需要比別人稍微早一些採取行動，便能充分發揮出領導能力。能夠成功發揮出領導能力的人，願意與之共事的夥伴也會不斷增加，於是工作速度便得到進一步的提升。
原則8 儘量避免返工
返工不僅是花費多餘的時間，還會導致團隊的士氣大幅下降，讓工作重新回到正軌也不容易.
那麼怎麼樣才能夠避免返工呢？
如果我們是第一次做這項工作，我們可以先向他人請教，理解工作的整體流程，確認好哪個部分會出現遺漏。有一點需要注意，當人們意識到，一旦存在返工的可能，我們需要馬上去處理，不要拖拉，否則以後要花的時間更多。
三、提升思考速度的方法
很多人之所以工作得比較慢，就是因為思考速度跟不上，那麼怎樣提升思考速度呢？
1、通過“A4紙做筆記”來實現零秒思考
作者進入麥肯錫公司以來，便一直採用A4紙做筆記的方法，“成功的除去了心中的煩惱、顧慮、不安和混亂，並充分發揮出了大腦也有的出色的思維能力。”
怎麼樣用A4紙來做筆記呢？
“將A4紙橫著擺放，在左上方寫上標題，右上方寫上日期，正文寫4到6行，每行20到30字，花一分鐘的時間記完一頁，從早上起床後到晚上睡覺前，寫10頁，那麼你的大腦就會非常清晰。
我們還可以通過這種方法來記錄我們的創意，以及解決我們的困擾，對於某些不太明白的問題，通過A4紙做筆記，可以讓我們心裡更明晰，這一過程如同流水一般不斷改進，，也會讓工作速度進一步提升。”
2、提高用於工作中的把握問題和解決問題的能力
提升工作速度在很大程度上和如何強化把握問題的能力與解決能力有所重疊。
迅速把握問題所在的重點在於，在平常的生活中去不斷思考哪些事情可能導致問題發生。
只要把握問題的要點看透問題的本質，就能採取根本性的措施，迅速解決問題，避免拖延。
掌握理清自己的思路，對任何事情都具有細緻，思考的能力，才是提高工作速度的關鍵。
3、帶來超強工作速度的假設性思考
假設性思考，是指針對某個問題有一個大致的理解，或者是隻希望建立起自身對於這件事的理解。
假設性思考包括構築假設、驗證、修正假設、驗證的過程，通過這些假設性思考，才能夠得出結論。
例如開發一款進尋找停車場的智能手機應用程序，我們就要思考，準備停車的人真正關心的是什麼，只需要導航至停車場就足夠了嗎？如果有多個停車場，又該如何判斷並導航到目的地呢？假設性思考，就像這站在駕駛人的角度去不斷思考，只有這樣做才能向消費者提供全面的服務。寫一篇文章的時候，同樣也是如此，我們要想我們讀者到底關心什麼等問題，只有這樣，才能夠寫出更受讀者歡迎的文章。
4、零基礎思考
這種思考方式是指，對於“本來應該如何解決”或者是“本來必須如何解決”之類的問題，不要拘泥於先例和現狀，而應該從根本上重新思考。
我們必須深刻理解現狀並大膽構想，清晰地規劃出理想的成果和達成目標的步驟。只要脫了思想桎梏，思維才能更加靈活。
5、通過“深入挖掘”探求真相
無論是以上哪種方式，最重要的是深入挖掘聽到的內容、考慮的內容、感覺到的內容。對什麼事都要抱有懷疑的態度，不經過自己思考便得出結論是非常危險的。比如說我們要去深入挖掘一件事的真相，就要謙和地向瞭解真相的人詢問，即使對方不耐煩，我們也不要覺得不好意思。
6、製作工作框架的訓練
所謂框架就是指用於整理工作的骨架，一通過2X2或3X3格子的形式來整理。將多個觀點按這種方式來整理，便能清楚地劃分觀點和問題。在確認了優先順序的基礎上，能夠更加有效地開始工作。
對於這一點，我覺得這是梳理思路、把觀點和問題區分開來的一個好辦法，不過在中國企業裡用得比較少。
四、最大限度提升工作速度和效率的技巧
在第四章，作者提供了最大限度提高工作速度和效率的技巧，包括高效收集信息、製作文件和資料、舉行會議、寫郵件，以及清除溝通上的障礙等方面的技巧。
1、最有效率的收集信息的方法：
如果具有優秀的收集信息的能力，那麼就可以準確地判斷工作的現狀並持續性地選擇最佳對策。我覺得比較有用的是以下幾項：
（1）每天早晚，各花30分鐘收集信息。
在家裡無干擾的早上和晚上，各花30分鐘收集信息，相當於一天有1小時來放在收集信息上。當然這個時間還可以更長。在收集過程中，可以把“重要的新聞報道打印出來”。不過在國內，家庭一般沒有打印機，建議可以把它存在雲筆記裡。
（2）利用通勤時間學習英語或讀書。
上下班路上，我們可以去進行學習。學習哪方面內容，取決於個人。我一般會在上下班路上聽“得到”APP的分享，或者“每天聽見吳曉波”，上下班各40分鐘，加起來一天也能在這個時間學習80分鐘。這些都是我在通勤時間收集信息的方法。
（3）筆記本電腦和大屏幕使用方法
作者指出，在辦公室、外出辦公地點和自己家裡的時候，儘量使用同一檯筆記本電腦，並在自己家中加配大屏幕電腦，目的是提高工作效率。
不過，現在雲技術發達，例如為知筆記、印象筆記、有道雲筆記都可以在不同的地方儲存在線上。我認為也可以在一定程度上解決這個問題。
作者還建議在自己家中減少使用智能手機和平板電腦，我覺得這個建議很好，不僅僅是因為這些設備的屏幕較小，還因為這些設備有可能對人的注意力造成干擾。
（4）參加學習會、研討會和隨後的交流會
可以每月參加一到兩次這樣的會議，以獲得與行業、工作相關的信息。在現場要立刻和他人交換名片；
回家後再給他人發送郵件或短信；交流會後共進晚餐，要儘量兩個半小時以內的交談。
（5）先把對自己最有益的諮詢對象
作者以自身為例，講述了怎麼找到自己的諮詢對象。他從各個年齡段的朋友中分別選擇6-7人。包括同一家公司的同事，以及公司以外、和自己立場完全不同的人，和這些人經常交流。邀請他們一起吃飯、聊天。通過這種方式來收集信息。
（6）通過主動演講收集信息
要獲得演講機會，最好的方法是能夠經常做文字輸入，獲得他人的關注，成為某領域受矚目的人士。在這樣的過程中，人類會進一步擴張，我們也能夠獲取更多的有利信息。
2、短時間內完成製作文件和資料
（1）靈活使用A4紙做筆記法，高質量、快速地完成工作
對於想要製作的文件，先用30到50頁的便箋全部寫下來。每張紙先寫一個題目，每行寫下4~6行，每行20到30字的內容。在製作文件之前你把這些都寫下來，就可以思路非常清晰，做起資料來也容易多了。
（2）跟上司確認整體印象，推進工作
作為接受指示的下屬，比較聰明的應對方法是從一開始就向上司確認：“對這樣的指示你是否能不用這樣的流程推進工作呢？”然後在工作的過程中反覆確認幾次，最後完成工作。
（3）製作工作完成概要
如果你是一位上司，在讓員工製作文件和資料的時候，從一開始就應該有儘量詳細的工作完成概要（用來展示在工作結束的時候，應該形成怎樣的成果）。如果比較熟悉了之後，那麼大概只需要花費30分鐘就能夠寫出一篇工作成果概要，然後讓員工按照這個概要來完成工作。在這樣的狀態下才能夠穩定地推動工作，避免發生偏差。
（4）盲打和快捷鍵
盲打的速度會快很多，建議大家使用打字的時候使用五筆字型。
另外要多使用快捷鍵，這對於提高工作速度來說是必不可少的。例如我們在關閉瀏覽器的時候，其實可以用Ctrl＋W來迅速關閉，如果想撤回當前操作可以用Ctrl+Z。如果撤銷過頭了，都好可以使用CTRL+Y的反向撤銷快捷鍵。在改文件名的時候可以使用F2鍵。有空的時候，我們可以先去熟悉一下這些快捷鍵。
（5）將能夠反覆使用的文件保存在專用文件夾裡
我們要有模版的思維，把能夠反覆使用的文件保存在專用文件夾裡。文件名可以設定為日期，加上資料名稱，在一段時間以後，當我需要製作一個內容比較近似的資料的時候，我就在範本文件夾裡找到這份文件，加上最新的日期，並對其作出必要的修改，然後將新制作的文件放入該工作專用的文件夾，再複製一份到範本文件夾裡。
（6）頻繁地保存文件，避免死機後文件丟失
必須有意識地頻繁保存文件，按下Ctrl＋S便能在瞬間保存。
（7）關掉網絡，集中於編寫工作
編寫資料的時候要高度集中精神。要集中精力，最推薦的方法是關閉網絡，專注於寫作。
3、如何高效舉行會議
（1）將所有的會議時間，減少一半
減少會議時間，簡明地進行討論，然後迅速地採取相應的對策，當你一旦習慣簡短的會議之後，發言的長度和頻率都會增加，於是討論的速度也會有大幅度的提升。如果想進一步推進會議改革，可以安排一位會議高效推進負責人。
（2）將會議的次數和出席人數減少到一半
有些本來可以在決定後馬上推進的事宜，卻總是要舉行多次的會議，這不僅僅是形式化，而且非常的浪費時間。其實完全可以將這些會議的數量減少到一半。出席會議的人員介紹，從積極的角度來看，大家的緊張感會增加，更能形成一次有意義的會議。
（3）迅速高效地推進會議中的議論
基本的方法是：讓參會人員逐一發表自己的看法；對持有不同觀點的人的發言要特別強調和引導；要從內容上判斷，而不要認為發言人的聲音越大就越好；尊重他人的發言；如果意見有衝突，確認相同點，整理不同點；如果討論的主題發生了偏移，就引導大家回到同一個範圍內討論。
（4）白板可以讓會議的效率提高數倍
只要會議中靈活使用白板，那麼會議的速度就一定能加快好幾倍。使用白板有以下要點：由會議負責人在白板上書寫；不要自行隨意歸納，儘量將發言的內容如實地記錄下來；不大明白的時候，要坦率地再次確認，然後寫下來；歸納要點，補充完善；用手指著記錄下來的內容，向本人確認；整理議題和將要採取的行動；關於論點上的偏差，要當場通過圖示的方式說明相同點和不同點。
4、掌握了寫郵件的技巧，就掌握了時間
（1）收到郵件後必須立刻回信
（2）對於難以開口的郵件內容，也要迅速回復
（3）對於複雜的內容，應當直接溝通
5、清除溝通上的障礙
這有助於我們更快地工作。
（1）認真傾聽他人的發言能夠更快速地推進工作
人們往往喜歡插嘴，不能認真地傾聽他人的發言，這將導致工作速度的降低。想要提升工作速度，就要認真傾聽他人的發言。認真傾聽還有更大的好處，那就是獲取對方的信賴，讓對方喜歡上自己。
（2）將你要傳達的信息歸納成3~4個重點
如果能夠提前歸納重點，這樣正式發言前的時間也會比較寬裕。
（3）應該傳達的信息，要直接傳達
做到這一點，工作效率就能提升。要將自己的需求、要求和不滿的地方全部都準確地傳達給對方，這樣便能減少多餘的工作。
（4）通過書面形式共享意見一致的內容
要想快速推進工作，就必須將意見一致的內容當場寫下來，再念一遍，向對方確認是否存在理解上的偏差。如果不這樣確認的話，那麼十之八九會存在偏差。
（5）不要“居高臨下
“居高臨下”的態度是萬惡的根源。有些人之所以“居高臨下”，其實是不夠自信。要徹底避免“居高臨下”地和人接觸，和“怎麼做才能獲取自信”是非常接近的。要讓自己充滿自信，那麼需要明確：自己擅長什麼？為什麼自己沒有自信？在什麼時候感覺自己特別沒有自信？在誰面前特別沒有自信？身邊總是自信滿滿的人是誰？為什麼？
（6）積極地反饋
所謂積極反饋是指，在員工和團隊成員獲得出色的成果時，給予表揚和感謝，或者慰勞大家。不論是多麼瑣碎的事情，都要當場表揚他人。作者建議大家通過寫“正”字的方式來記錄自己每天做出了多少次積極反饋。
（7）避免和某類人打交道
我們每天要花許多時間在他人身上，但是要避免和以下幾類人打交道：確實合不來的人，充滿惡意的人，有些病態的人。人和人的確存在投緣這回事。合得來的人在一起工作，心情就會舒暢、快樂。合不來的人在一起，總覺得不舒服，每句話都會針鋒相對，對同一件事情的判斷也會有差異，無法在一起順利地工作。
從這本書我們可以看出，提升工作速度的關鍵是“工作的速度能夠無限地提升下去”以及“思考的速度能夠無限地提升下去”。而這本書，為我們瞬間找到解決方案，瞬間提升思考速度，瞬間完成資料製作提供了有效的方案。
閱讀這本書，並且掌握了書中所提供的技巧，我們就有望麥肯錫精英一樣，將工作速度和工作效率提高到極致——這也是此書的最大價值。（文 遊慧怡）
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