在職場中,混亂是工作效率的“殺手”,讓你在事務纏身時,無法保持專注,在每天的瞎忙中,浪費掉自己的青春年華。
松下幸之助曾說:“忙碌和緊張,能帶來高昂的工作情緒;只有全神貫注時,工作才能產生高效率。”
在工作中保持專注,輕鬆自如地處理工作,是每一個職場人必備的技能。在以下部分,我們將應用麥肯錫經典的思維模型——“雲-雨-傘”思維模型,幫助大家解析低效的現狀,分析職場人低效工作的原因,以及提出三大策略,讓每個職場人順利轉型為高效工作者。
一、什麼是“雲-雨-傘”思維模型?
“雲-雨-傘”思維模型,是麥肯錫的經典思維模型,它以事實為依據,分析判斷現象發生的原因,最終以行動為落腳點,解決工作問題。
它分為三步:
第一步:觀察現象:雲-天空中出現烏雲;
第二步:推論分析:雨-眼看就要下雨;
第三步:應對方案:傘-出門要帶上雨傘。
用通俗易懂的現象來解釋,就是:
人看見天空上出現了烏雲,根據以往的經驗判斷,這就是要下雨了,於是人應該在出門時帶上雨傘。
因此,我們將根據“雲-雨-傘”思維模型解決工作低效問題,首先找到低效工作者的現狀,其次,分析其產生的原因,最終提出解決低效問題的解決方案。
二、職場人低效的現狀及原因?
1、現象:
每個職場人或許都有過類似的體驗:
- 很容易被外界誘惑所幹擾,工作時非常不專注;
- 負能量滿滿,情緒不穩定,總想吐槽無法專心工作;
- 做事拖拖拉拉,工作到最後一刻才急急忙忙完成,很容易耽誤正事;
2、原因:
1、計劃不強導致低效
做事沒有規劃,總是想到一件事就做一件事,無計劃無原則甚至無底線的推進一件事,最終失去來工作的節奏感,瞎忙亂忙,最終深陷其中。
白天被工作佔著身,晚上還要被工作佔著心,最終因為思想的混亂,導致工作節奏混亂,事情就無情無盡的被耽誤下去,尤其是寫文章一類的腦力勞動,沒有固定的標準,如果沒有截至時間,一篇文章能夠被浪費很長時間。工作要進行分類,有些先講進度,不能磨磨唧唧一直和工作糾纏下去,有些要講質量,可以適當延長時間。
2、瑣事幹擾導致低效
在工作中,很多職場人很容易犯的一個錯誤就是捨本逐末,做事分不清輕重緩急,總是想著先把瑣事做完,再做重要的事情。其實這是一個非常不好的習慣,最終往往是因為瑣事越做越多,而耽誤了重要事情的推進。
抓大放小,要事優先的習慣,是每個職場人都應該掌握和落實的習慣,而不應該想著先幹零碎的事情,這樣只能耽誤工作效率。
3、抗拒心理導致低效
每個人由於對工作的態度不同,也會導致工作效率產生天上地下的巨大差別,有的人因為缺乏獨立工作能力和獨立思考精神,事事都指望著別人拉一把,出出主意把把關,久而久之,沒有來別人的參與,自己就無法工作,一旦自己工作就產生抗拒心理。
這種依賴和抗拒心理,導致事情無法速戰速決沒,而是能拖就拖,最終耽誤正事的完成。
三、職場人如何克服低效“陷阱”?
1、列好每日工作清單
列每日工作清單,是職場人必須要養成的工作習慣。所謂工作清單,不是僅僅把每天的事情列舉出來就足夠了,而是要列出工作待辦事項後,還要分門別類列進行排序,將工作完成好。
對於列清單,有三點特別的說明:
(1)列清單要聚焦目標
列清單,一方面是幫助你梳理目前的工作任務,將記憶力外包,減輕頭腦中因堆積事情而產生的壓力;另一方面,也是在幫助你聚焦目標,不是清單上的所有事情都需要完成,而是隻完成與優先級目標相關的事情,做到要事優先。
在清單中的事務中,要思考哪些事情是與你的工作目標,結合最緊,出成績最快的任務,首先要完成它。
(2)列清單要分類排序
在對清單中的事務排序時,可按照艾森豪威爾法則,將工作分為緊急且重要、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急這四類,然後把要完成的工作,分別歸到這四類中。
根據自己在做事情的經驗中,緊急的事情,總是最佔據人們的注意力,如果完成它在2分鐘以下,最好首先完成它,其餘時間,先要完成重要的事情。
(3)列清單要善用工具
列清單時,工作的選擇可以多樣化,比如便利貼、本子、手機備忘錄,還有清單類APP,都可以,在列清單時,請選擇一個工具,而不是多種多樣,捨本逐末,因追求工具的多樣化而耽誤了事情的進展。
平時我常用紙張記錄事情,然後進行優先級的排序,建議如果你不經常列清單,可以先從簡單的紙張開始記錄,等你培養起記錄事情的習慣後,再用APP類手機工具。
2、培養提前完工的習慣
高效能人士懂得把時間用在刀刃上,瞎忙的人只會抱怨時間不夠用。對於低效能的工作者來說,要培養起提前完成工作的良好習慣,遇事不要拖延,等著別人催促。
提前完成工作,其實也是在給自己留一個緩衝期,在工作完成後,還可以對工作進行迭代升級,在工作質量上做一個提升和完善。
比如領導要求你在某一天上交文章,你最好能在確保質量的情況下,提前2天就上交,這樣領導也會對你更加信任。
3、建立時間管理系統
GTD工作法,是目前最系統、最全面的一套時間管理系統,核心理念就是將所有事情移出大腦,並通過事務的歸類,將事情有序完成。GTD工作法,總共分為5大步驟。
第一步:收集
在工作時,會產生來自四面八方的信息,領導突然步驟的任務、同事的請求、腦子中突然產生的靈感等。當這些任務來臨時,不要急於完成,讓自己陷於混亂的局面,而是先要把所有的工作任務收集到外部收集箱,比如說紙張上,筆記本中。
通過這一動作,就實現了清空大腦的目的,讓大腦不再像堆滿雜草的屋子,而是乾乾淨淨,有足夠的思考空間來思考要事。
第二步:整理
整理就是要對收集箱中的任務進行分門別類的歸整,判斷哪些事情是可以執行的事務,而哪些事情是不可執行的事情。
事情有了處理順序,就能夠有效避免畏難情緒和拖延症,幫助你更好地完成工作任務。
第三步:組織
組織是整理的在升級,也就是將工作事務,分為三類清單:
1、下一步行動清單;2、等待清單;3、日程清單,下一步行動清單,是將事務按照情景歸類,比如在辦公室做什麼事;在地鐵上做什麼事;開車時做什麼事;等待清單,往往是需要與同事協同完成的工作,比如你安排下屬完成一件事情,你要進行監督和跟進;日程清單,就是每天固定時間完成的事情。
第四步:回顧
工作完成的進度和質量,要經常回顧總結,以確保事情能夠有序進行。通過回顧,可以發現自己在工作過程中的問題,讓自己明確方向,避免混亂。
建議每天進行一次建議回顧,看看日程中的事務是否完成,質量是否合格;每週進行一次整體回顧,對本週的工作進行分析排序,甚至對整個事件管理系統進行重新思考,看是否科學合理。
阿爾伯特·加繆曾經說過,為了理解這個世界,人們必須時而背過身去。
第五步:執行
執行時確保事務推進的最關鍵的一個步驟,執行甚至比前面的步驟都重要。對於具體的事務,我們安排一定的工作方法來完成,一定會事半功倍。
建議大家按照番茄工作法來執行工作,確保高效專注,並且要時刻監督“吃番茄”的過程,確保高效有力。
在職場上合理應用時間管理系統,能夠讓你從混亂的工作中解脫,從低效走向高效。
總結:
在工作過程中,我們都要盡力保證高效,只有這樣,才能避免混亂,與其浪費大量時間工作,不如努力建立一個好的工作習慣,讓自己成為真正的高效能人士。
本篇文章按照“雲雨傘”思維模型,通過找到低效工作的現狀,找到工作低效的原因,最終提出三個解決策略,確保大家能夠在職場中建立一個高效的習慣和系統,成為高效率的工作者。
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