合同歸檔管理
那麼，合同原件、傳真件、掃描件法律效力到底有哪些區別呢，在證據力的證明上有哪些注意事項呢？
1、合同原件的法律效力
合同原件是指經雙方當事人合議一致後簽字或加蓋雙方印章的合同文本。根據《合同法》規定，合同原件是“書面形式”中最具有法律證明力的一種。
在證據學上，合同原件可被認定為直接證據和原始證據，是一種直接來源於爭議事實且可以單獨、直接證明爭議事實的證據，法院一般予以直接採信。
2、掃描件的法律效力
掃描件以圖片形式存在，可以看做是複印件的一種。從證據角度來說，以掃描件或複印件為呈現形式的合同內容很容易被篡改，因而僅通過單一的合同掃描件是很難作為直接證據的，也很難得到法院認可與支持。
當合同當事人產生糾紛時，除非對方對掃描件認可，否則需要提供其它相關證據進行佐證，形成證據鏈條，掃描件才能作為定案證據。
雖然，合同原件也可能被篡改，但合同原件的真偽可鑑定，如原件真實，則可作為認定事實的證據，而掃描件即使鑑定真實仍不能直接作為證據認定，這就是兩者區別。
3、傳真件的法律效力
傳真件也屬於合同書面形式的一種，但傳真件性質的不同會影響其法律效力：由雙方互相傳真並直接就其所載內容進行修改或確認的傳真件可視為原件，但僅以傳輸文本、圖像為目的的傳真件在性質上則類似於複印件，屬於效力待定的證據，因而不能單獨作為認定案件事實的證據。
其次，傳真件的證據力還受到客觀情況的影響，有時，即使傳真件的性質屬於原件，仍不能單獨作為認定案件事實的證據，例如：
（1）當事人相互要約、承諾過程中所使用的傳真件，只要一方的承諾尚未成立，該傳真件就不能作為認定合同關係成立的證據。
（2）當可證明合同關係成立的傳真件接收之後，雙方當事人就約定事宜又簽署了正式合同文本，則該傳真件也不能作為認定合同內容的證據。
綜上分析，傳真件在作為原件時雖具有完全證據效力，但一般需要通過其他證據佐證其真實性。
對於確認傳真件的證據效力，首要方法是詢問對方當事人對傳真件的質證意見。若對方當事人不予認可，則進一步詢問傳真件上的傳真標誌、傳真號碼等是否屬於該當事人所有。如對方不置可否，可依照《民事訴訟證據規定》第八條第二款來確認傳真件證據效力。另外也可查詢電信部門發出傳真方的電話機在特定時間傳真的檔案記錄，與傳真件相對照。
儘管加蓋公章的合同原件具備最強的證據力，但在實際操作中，想要確保每一次簽約與合作都能做到合同原件傳輸歸檔之後開展業務還存在一定難度。
例如：企業為推進業務進度，合同蓋章歸檔流程未完成而業務已經實施、紙質合同傳輸過程中遺失或損毀等……
契約鎖合同管理小提示：
1、為確保合同簽訂與履約安全合規，合同條款確認、合同蓋章、合同歸檔完成後再開展履約行為更為合理。藉助可靠的電子合同平臺進行合同簽訂管理可實現簽署高效、內容不可篡改、數字化存檔等需求，助力企業規避風險；
2、對於各地分支機構合同簽訂與蓋章需要總部授權的情況，通過總部授權蓋章後由分支機構通過防偽打印設備輸出合同文件的方式也可以保障合同安全性。防偽打印的合同文件上，由於添加唯一性防偽標識，可讀取出合同原文內容提供佐證，形成證據鏈閉環；
3、如果現實條件確實不允許，只能通過傳真或掃描的形式，那麼合同原文中附加一句“雙方均同意傳真件、掃描件具有同等法律效力”是十分必要的。如果是掃描件最好用彩色掃描，傳真件、掃描件均需保留原件，最大限度的規避風險產生。
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