會不會辦文，是機關幹部的一項基本功。辦理公文，精雕細刻才能出精品。“鴻毫之輕，無阻微風之力；如椽之重，大可勁透乾坤。”絕大多數有成就的機關幹部，都有伏案疾書的經歷。無妨說，機關幹部的成功人生自辦文始。

機關公文是各級機關實施領導、處理公務的具有特定效力的規範文書，是傳達黨的路線方針政策，指導、佈置和商洽工作，請示答覆問題，報告交流情況的工具。依靠文件指導工作，是領導機關的重要方法之一。機關公文是一面鏡子，反映出機關的工作水平。辦文是機關幹部的看家本領，是參與領導決策和謀劃工作的一個重要途徑，是提高自身素質和能力的鍛鍊機會。沒有這個本領，機關幹部在機關的發展空間和發展潛力就會受到限制。機關幹部要想在職位上獲得提拔，就得有所作為。練就看家本領，是有所作為的首要條件。因此，辦好文是對機關幹部的起碼要求，也是機關幹部的基本技能。

寫前“四問”

一要問寫的是什麼。文體不同，寫法也各有不同。講話、指示、通知、談話、請示、報告各有自己特定的寫作要求，如果不加區分，寫出來的東西就可能不對路。比如領導講話中的論述性內容與理論文章的論述性內容，請示中的部署性內容與指示中的部署性內容，計劃方案中的政策性內容與指示中的要求性內容，是不一樣的，如果混淆了寫出來的東西很可能就不倫不類。

二要問給誰寫的。寫東西首先要搞清楚稿子的主體身份是誰。中央領導、部委領導、司局領導，正職、副職，機關幹部，等等，不同的身份，在思維層次、考慮問題的角度、內容重心、詳略取捨、說話口氣等方面，都應當有所不同。中央、部委領導講的東西就不能太瑣碎，一般幹部講的東西就不能口氣太大。對上的材料不能像老師教學生一樣“白乎”一通道理，局領導講話不能盡是“原則要求”。寫領導講話，要學會運用反映領導職務身份的語言、反映領導性格氣質的語言、反映領導個人經歷親身感受的語言，儘可能體現領導的個性特點。只有這樣，寫出來的東西，才能是領導的口氣，而不是機關腔。

三要問寫給誰看的。也就是說稿子是講給誰聽的，要搞清楚，我們寫的材料是向上級領導彙報，還是對部屬講話；是給機關幹部講課，還是給基層搞教育。不同的對象有不同的要求，不同的場合有不同的口氣。比如，對上級彙報要簡潔幹練，對群眾講話要親切通俗，重大活動的戰前動員要斬釘截鐵……講話只有增強針對性，才能受到聽眾的歡迎。

四問稿子起什麼作用、達到什麼目的。要搞清楚，你寫這個材料的目的，是對重要工作進行動員、部署、總結、指導，還是對重大問題進行請示、報告、說明、解答；是對重要理論決策進行宣傳、闡述、輔導、講解，還是一般場合的稱讚、祝賀、希望；是新話題還是老話題；是例行的講話還是敏感的話題；是一般的表態性內容還是重大實質性問題。目的不同，需求也不同，這是機關寫作最重要的關節。

寫中“四防”

起草公文應遵循以下原則規定：一是符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，完整、準確地體現發文機關的意圖並同現行有關公文相銜接；二是要全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行；三是觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；四是開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正；五是人名、地名、時間、數字、引文準確，公文中漢字和標點符號的用法符合國家發佈的標準方案，計量單位和數字用法符合國家主管部門規定；六是文種、格式使用正確；七是杜絕形式主義和煩瑣哲學。為了實現這些要求，在起草公文中要做到“四防”：

一要防就事論事。公文是黨政軍機關、社會團體或企事業單位處理公共事物、進行公務往來所使用的應用性文體。它具有明顯的指導性、應用性、政策性。所以，在公文寫作中要避免就事論事、從現象到現象，避免只見事不見人，或者只見人不見思想的弊病。要注意增強公文的戰鬥力、感染力和號召力。在公文中闡述事物，要傾注鮮明的理論指導，把敘事與明理結合起來，使人們看過以後既瞭解如何辦理某些具體事項，又明確為什麼這樣辦，達到心明眼亮，知其然又知其所以然。常用的表現手法有：一是在陳述具體事物的基礎上，揭示事物的本質，將其提高到理論的高度去認識。二是在一定理論觀點的指導下，陳述某些具體事物。三是歸納概括，提出原則性意見。有些公文不一定談及太多的具體事例，要針對某項具體工作提出一些原則性的意見，如果這些意見貼合實際，通俗易懂，富有哲理性和說服性，就會收到很好的效果。四是字裡行間體現出一定的理論指導，使人領悟到某種道理。如毛澤東同志撰寫的《中國人民解放軍總部關於重新頒佈三大紀律八項注意的訓令》這篇公文，就是用的這一手法。這篇僅200餘字的公文，從第一段中，人們就能感受到“三大紀律八項注意”是我軍從長期革命鬥爭中總結出來的經驗，已經“實行多年”。實踐證明，只有堅持這樣做，才能不斷壯大革命隊伍，取得鬥爭的勝利。讀了這段話，就可以領悟到“加強紀律性，革命無不勝”的深刻道理，增強自覺遵守紀律的緊迫感。

二防要點不明。公文在篇章結構上，最好採用分列的表述手法，即從始至終，只用幾個序號排列成幾個若干段落，省卻前言和後語。這一表現手法的優越性在於：首先，層次清楚。人們一接觸這樣的公文，便從序號上就能瞭解到該公文談了幾個問題，無須經過閱讀才能理出頭緒。這樣，就節省了閱讀分析的時間，提高了公文效率。其次，篇章幹練。這種結構方式，使文章顯得枝幹明確，異常精粹。清代的“揚州八怪之首鄭板橋談論文章寫作時，形象地說過：“刪繁就簡三秋樹，標新立異二月花。”意思是，文章寫得必須精粹，不能寫得枝繁葉雜，文理不清，要像秋天落葉的樹木一樣，讓人看得清晰明白，要像二月的鮮花敢於標新立異，清心悅目。使用分列手法，可使文字不枝不蔓，井然有序，使文章顯得緊湊幹練，給人以美的享受。再次，要點突出。這一表述手法要求在分析任何一種事物時，要善於從繁亂的現象中，提煉若干個問題或要點，並對這些問題逐條進行分析，通過擺事實，講道理，達到讓人信服的目的。

三防角度不準。任何一篇公文，在敘述內容上只能表述件事情，或者圍繞某一件事情從各個不同角度進行表述。這就是說的一文一事或一事多角度。在一篇公文中，不能同時說幾件互不相干的事情。例如，向上級寫“請示”，一篇請示裡只能寫一件事，不能同時寫兩件以上的幾件事。這是公文寫作的共同要求，古今中外概莫能外。但是，在一篇公文裡，如何寫好一件事，或者圍繞一件事如何從不同角度去寫，這裡面大有學問。分析某一具體事物，只有站在全局的高度，才能真切地看清某一具體事物。否則，只能看到局部的一點。起草公文比較成功的做法是，把某一件事情放在與該事相關的整體範圍中去處理，站在全局的角度去陳述某一具體事件。簡而言之，就是從全局著眼，在局部落筆。這樣表述的好處有二：一方面，有利於人們認識和理解公文中某一具體事件的重大意義，提高處理這一事件的主動性和自覺性。再一方面，有利於人們在公文中全面分析某一具體事件，從不同角度提出問題，增強公文的說服力。

四防主旨不明。開宗明義，是包括公文在內的一切文章寫作的共同要求。所以，我們在具體起草公文時，應追求開門見山，主旨明確。首先，直陳其事，開宗明義。也就是在第一句或第一段就說明文章的意圖，乾淨利落地切入主題，使人們閱文見義，得其要領。其次，提出問題，理出思路，逐一闡釋。在社會生活中，從事任何一項事業，開展任何一項工作，都是不斷地提出問題和解決問題的過程，這是進行社會工作解決存在問題的客觀規律。作為用於處理公共事務的公文，在寫作思路上亦可採取此種方式。具體做法是，先提出一個或幾個問題，引起人們思考，然後再依次加以闡釋，說明解決這些問題的方法或途徑。再次，交代總體旨意，分別加以說明。在公文的開頭部分，首先交代本文的基本內容，使人們對文章內容有個總體印象，然後再將基本內容展開，分別加以說明。這種從全局到局部的結構方式，給人以完整、和諧、勻稱的感覺，便於人們從宏觀到微觀全面領會文章內容。

寫後“四看”

材料寫完之後，不要頭腦發熱，拿起來就給領導看，要跳”出來，涼下來，回頭看，自己當聽眾和讀者再驗收一遍。一看到位不到位——層次、態度、思想、語言是否符合要求；二看得體不得體——是不是做到了符合講話人的角色，維護髮言者的形象，顧及各方面的影響，把握好火候分寸，照應到相應關係；三看嚴謹不嚴謹——是否經得起檢驗、推敲，有沒有立不住的說法和提法，有沒有引用不實不當的數據、事例和情況；四看細緻不細緻——關鍵處有無文字錯漏，有沒有明顯的病句，格式、排版、打印、裝訂、頁碼、報送範圍等是否恰當。總之，要完美就要“磨”。中央《關於若干歷史問題的決議》，由起草小組的同志修改了多少次不說，單是毛澤東同志就前後親自修改了七次，有些改動還比較大。他後來曾特別講到這一點：“我們現在學會了謹慎這一條。搞了一個歷史決議，三番五次，多少對眼睛看，單是中央委員會幾十對眼睛還不行，七看八看看不出許多問題來，而經過大家一看，一研究，就搞出許多問題來了。”所以說，“磨”的過程，實質上就是集思廣益、由淺入深的過程。對於機關幹部講，一個方案或一篇文稿的形成，要仔細推敲，反覆琢磨，不要輕率出手。

何其芳先生列舉了一些文章、文件存在的問題，至今也還是存在的。我們在修改、推敲時，可把這些當鏡子照一照：

(1)抽象籠統，敘事不具體，說明不清晰；

(2)根據不足，就下斷語，我要怎樣說就怎樣說，信不信由你；

(3)強調一點，不加限制，反駁別人，易走極端，沒有分寸，不夠周密；

(4)大家知道的事情說得很多，以為自己知道別人不知道；

(5)別人不知道的事情說得很少，以為自己知道別人也應該知道；

(6)許多事情或問題，隨便放在一起，沒有中心，沒有層次，逐段讀時也還可以，讀完以後一片模糊；

(7)寫到下句不管上句，寫到後面不管前面；

(8)信手寫來，離題萬里，偏又愛惜，捨不得割棄；

(9)抄書（抄報、抄他人材料）太多，使人昏昏欲睡；

(10)生造詞句，亂用術語，疙裡疙瘩，詞不達意；

(11)沒有吸取說話裡面的單純易懂、生動親切等好處，只剩下說話裡面的囉嗦重複、支離破碎等缺點；

(12)沒有學到外國語法的精密，卻模仿翻譯文字造長句子，想把天下的事情一口氣說完，一個逗點到底。

講究程序

機關公文處理的每一個環節，都包含有程序問題。公文起草，要有令而動，有據可依；公文審批，要層層把關，按級負責；聯合行文，要自下而上，協商一致；公文辦理，要逐級請示，遵示而行。如果不按程序辦，不僅辦不了、辦不好，甚至可能辦出問題，小則延緩某項工作的進程，大則影響機關部門之間的關係。這方面的教訓很多，比如，應按規定程序報送部機關的公文，不是走正常渠道通過職能部門，而是繞過規定的程序，直接送領導本人或通過其他方式報送。這些公文，往往不是沒有按規定徵求有關方面的意見，就是沒有按規定進行審核，給工作造成了很大的被動，甚至出現矛盾。正確的方法是，辦理每一份公文，都必須逐級呈送、層層審籤，確保公文處理的規範化、程序化，儘可能避免公文漏傳、誤傳、橫傳等問題的發生。

公文具有相對固定的格式，對其熟記是有助於按程序和要求辦的。根據國家技術監督局發佈的《中華人民共和國標準》中對公文格式的具體規定以及黨、政、軍機關公文處理條例要求，為便於理解、記憶和應用，有人編寫了如下歌訣，筆者感到極有參考價值：

公文格式十六項，標題三項不可忘。

代字年份序號有，簽發姓名應寫上。

下發文件多單位，上送機關只一方。

附件附註有區別，發文機關要周詳。

成文時間須注意，切記莫忘蓋印章。

標明抄送主題詞，兩項都在印左旁。

秘密等級應講究，緊急程度要恰當。

印發機關和時間，位於末頁最末行。