一、要領會意圖
起草“短急重”材料時，首先要準確領會領導意圖。領導的意圖包括總體性意圖和具體性意圖、明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖。只有充分領會這些意圖，才能更好地抓住行文的主旨。材料起草者要領會什麼？一般來說，應該瞭解領導交辦材料的目的是什麼，材料要闡述的基本觀點是什麼，要解決的主要問題是什麼，受文對象和發送範圍是什麼，等等。那麼，如何準確領會意圖呢？
一要敢於問。有的領導在安排任務時，會主動找寫材料的同志說明意圖，這是再好不過的。但多數情況下，領導只是寥寥數語簡單地交代下任務。面對這種情況，材料起草者就要大膽地問，問清材料起草的目的、要求、時限等，切忌不懂裝懂、一知半解。
二要勤于思。領導交代工作意圖，往往侷限於原則性的指導，粗線條的輪廓。因此，起草者在接受材料任務之後，還要進一步精心思考，拓展思維，以便準確領會、理解和把握領導意圖的精神實質。
三要敏於行。領導交代任務時，要迅速動筆，將其主要觀點和主張等記錄下來，防止相關要求出現遺漏。有時候領導要求起草“短急重”材料，也是根據上級緊急文件、電話等要求而下達的，可通過查閱相關文件、電話記錄以及詢問知情人等方式，深入瞭解意圖。
二、要注意積累
充分的準備，足夠的素材，是寫好“短急重”材料的基礎。認真積累素材，充分佔有素材，是寫好“短急重”材料的保證。從事文稿起草工作的同志，必須高度重視平時積累，把積累作為一項基礎性、經常性工作，不斷積累素材、積累知識、積累思想、積累經驗。
對素材積累工作，有三句話。第一句話是，閒時備，急時用。第二句話是，廣積糧，深挖洞。第三句話是，既要儲，更要用。照此而行，對寫好“短急重”材料很有幫助。所謂“閒時備，急時用”，就是說要把功夫下在平時，堅持早動手、早準備，在工作中做個有心人，眼觀六路，耳聽八方，養成積累各種材料的好習慣。所謂“廣積糧，深挖洞”，就是說既要注意素材積累的廣度，又要注意素材積累的深度，對相關工作進行深入關注、研究分析，知其然且知其所以然。所謂“既要儲，更要用”，重視材料的使用，一旦起草“短急重”材料，就要善於利用現有資料，把掌握的情況應用於材料中。
三、要理清思路
接到“短急重”材料任務後，先把思路理清，再開始工作。理清思路主要包括兩個方面的內容：
一方面，要理清材料的寫作思路。換句話說，就是要搭好架子，把材料的提綱定好，最好是不僅有大框，還要有小框，每一小框寫幾層意思，哪層裡邊講到什麼樣的高度、深度、新意等，都要列出來，防止跑題，下筆千言，離題萬里，寫出來的材料不符合領導要求。
另一方面，要理清材料的寫作方式。接到材料任務後，是一人單獨寫，還是多人合作寫？是辦公室文秘單獨寫，還是與相關部門的同志一塊寫？這是寫作方式的問題，也是工作方法的問題，是在材料起草前必須想清楚、確定好的。
四、要借力把關
“短急重”材料雖然篇幅不長，但往往因為材料要得急、領導催得緊、時間不充裕，容易出現差錯，特別是一個人起草“短急重”材料時，即使想得再周到、再細緻、再全面，也難免存有侷限性。因此，起草者要善於藉助外力，請本部門的同事或相關專業部門的同志對材料進行把關，確保材料質量。
從把關的內容來看，主要包括政策關、文字關、數據關、程序關等。政策關，就是說材料內容要符合黨和國家的方針政策、法律法規，符合上級單位的制度要求；文字關，是指材料要做到觀點明確，語言精煉，結構嚴謹，條理清楚，層次分明，直述不曲，無錯別字等低級錯誤；數據關，是指材料中引用的相關數據要真實可靠，不得弄虛作假，並應當使用國家法定的計量單位；程序關，是指材料發出前，必須經過相關領導逐級審閱同意，特別是對公文還要按照行文要求完成核稿、簽發、用印等程序
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