智慧辦公系統包括硬件系統與軟件系統兩大部分。智慧辦公的硬件系統能對硬件信息進行移動數字化處理，使其通過互聯網或物聯網實現全線聯通的狀態，從而達到“一個控制中心、多個控制終端”的目標。這套硬件系統包括三屏網真高清視頻會議室、數字化移動辦公桌、超級中央前臺控制器、員工健康狀況檢測儀等硬件設備，它們之間互相連接，並受同一個控制中心管控。這套系統能讓人更便捷地獲取信息、更及時地處理事務，同時也為各類文件提供了更為嚴密的保護。
智慧辦公硬件系統——以超級中央前臺為例
超級中央前臺作為一種新型的智慧辦公設備，極大地改變了舊有的、依靠人工運行的訪客身份識別及客戶管理體系。在舊有的辦公系統內，訪客需在辦公樓前臺留下姓名、聯繫方式等信息，以此換取臨時訪問卡，之後方可獲得進入辦公區的權限。如果運用超級中央前臺，被訪問單位則能提前將訪客信息、到訪時間以及聯繫方式等錄入系統。這樣，在訪客來訪時，超級中央前臺可通過已有信息來核查訪客身份，並通知被訪問單位或個人。此外，被訪問單位或個人也可向訪客發送超級中央前臺生成的驗證碼，以便其通過門禁。訪客進入辦公區域後，他們的相關信息會被記錄下來，以便公司進行客戶管理等後續工作。此類智慧辦公硬件設施為信息化辦公提供了極大的便利，也節約了人力與時間成本，從而提高了辦公效率。
智慧辦公軟件系統——“雲辦公”體系
智慧辦公體系除了硬件系統外，還包括一套軟件系統，即人們常說的“雲辦公”體系。這套體系能在雲平臺上完成所有的工作，從而真正實現無紙化辦公。其工作原理是將Microsoft Office等傳統辦公軟件轉化為智能客戶端的形式，使用戶能夠在線操作軟件，並直接在瀏覽器中對各類文件進行編輯。這套體系建立起了一個網絡辦公平臺，它允許多人同時在線使用，用戶還能實時與多方進行溝通。人們足不出戶，即能實現多方遠程辦公。
此外，依靠強大的雲存儲能力，原來以紙質方式存放或存放於PC端的辦公信息，現在可以隨時隨地在移動設備上查看，用戶還能對其進行編輯。由於真正甩開了紙質文件，智慧辦公軟件體系在很大程度上降低了辦公成本，實現了辦公室內部的“低碳減排”。同時，這套體系也在很大程度上使得辦公的時間與地點更加靈活自由，從而提高了辦公效率。
通過整合硬件系統與軟件系統，智慧辦公真正在“互聯物聯”的基礎上實現了對辦公用品的遠程操控、對職員工作狀態的深入瞭解、對辦公信息安全性的保障。這種系統不僅能保證工作效率，還構建了以辦公室工作流程為主線的數字化辦公體系，從而最大程度地為科學化的辦公管理提供幫助。
閱讀更多 廣州雋智智能家居 的文章
